Le verdict en trois phrases
Un portail RH sur mesure pour une ETI lilloise coute en 2026 entre 30 000 et 70 000 EUR HT, quand un SaaS RH du marche coute 6 a 15 EUR/utilisateur/mois. Le sur mesure se justifie au-dela de 300 salaries ou en presence de processus specifiques que le SaaS ne couvre pas. A la cle : automatiser conges et notes de frais economise 0,5 a 1,5 ETP administratif.
Sur mesure ou SaaS RH : le calcul en 2026
Le choix se joue sur le nombre de salaries et la specificite de vos processus. Comparatif des couts sur 5 ans pour 400 salaries.
| Option | Cout initial | Cout recurrent /an | Cout 5 ans |
|---|---|---|---|
| SaaS RH milieu de gamme | Faible (setup) | ~48 000 EUR (10 EUR/u/mois) | ~245 000 EUR |
| SaaS RH entree de gamme | Faible | ~28 800 EUR (6 EUR/u/mois) | ~148 000 EUR |
| Portail sur mesure | 30 000-70 000 EUR | TMA 5 000-9 000 EUR | ~75 000-115 000 EUR |
Au-dela de 300-400 salaries, le sur mesure devient souvent moins cher sur 5 ans, tout en collant exactement a vos processus.
Ce que couvre un portail RH sur mesure
Le budget depend des modules et de l'integration paie. Ordres de grandeur 2026.
| Module | Cout HT | Gain principal |
|---|---|---|
| Gestion des conges + validation | +6 000-12 000 EUR | -0,5 a -1 ETP |
| Notes de frais + workflow | +6 000-14 000 EUR | Delais divises par 3 |
| Coffre-fort documents (bulletins) | +4 000-9 000 EUR | Conformite, zero papier |
| Integration paie (Silae/Sage) | +8 000-18 000 EUR | Zero double saisie |
| Annuaire + organigramme | +3 000-6 000 EUR | Onboarding facilite |
Livraison typique : 4 a 6 mois pour un portail complet avec integration paie.
Mini cas pratique
Karim, DRH d'une ETI industrielle a Lille (400 salaries), dispose de 3 gestionnaires RH qui traitent conges, notes de frais et demandes de documents. La saisie et le suivi manuel des conges representent a eux seuls environ 1 ETP (soit ~42 000 EUR charges/an).
Il investit 52 000 EUR HT dans un portail RH avec gestion des conges, notes de frais et integration paie Silae, livre en 5 mois. L'automatisation libere 1 ETP administratif, redeploye sur des missions a valeur (recrutement, formation). Amortissement sur le seul gain conges : environ 15 mois. Face a un SaaS a 10 EUR/utilisateur/mois (48 000 EUR/an), le sur mesure est aussi plus economique des la 2e annee.
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FAQ
A partir de combien de salaries le sur mesure est-il rentable ?
Generalement au-dela de 300 salaries, ou l'abonnement SaaS (calcule par utilisateur) depasse le cout amorti d'un portail sur mesure. En dessous, un SaaS RH reste plus economique.
Le portail se connecte-t-il au logiciel de paie ?
Oui. L'integration Silae, Sage Paie ou ADP evite la double saisie des conges et absences. Comptez 8 000 a 18 000 EUR selon l'API disponible.
Est-il conforme au RGPD pour les donnees RH ?
Oui, sous reserve d'un hebergement UE, d'un chiffrement des documents sensibles et d'une gestion fine des droits d'acces. Ces exigences sont integrees des la conception.
Quel gain concret sur les notes de frais ?
Le workflow de validation numerique divise generalement par 3 les delais de remboursement et supprime la ressaisie comptable, avec un gain de temps de plusieurs jours/mois cote administratif.
Combien de temps pour deployer sur 400 salaries ?
La mise en ligne technique prend 4 a 6 mois ; le deploiement aupres des collaborateurs se fait en quelques semaines avec une communication interne et un guide simple.
Parlons de votre projet. Precisez-nous votre effectif, votre logiciel de paie et les modules prioritaires (conges, frais, documents). Devis detaille sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
