Le verdict en trois phrases
Un portail RH sur mesure pour une ETI lilloise coûte en 2026 entre 30 000 et 70 000 EUR HT, quand un SaaS RH du marché coûte 6 à 15 EUR/utilisateur/mois. Le sur mesure se justifie au-delà de 300 salariés ou en présence de processus spécifiques que le SaaS ne couvre pas. À la clé : automatiser congés et notes de frais économise 0,5 à 1,5 ETP administratif.
Sur mesure ou SaaS RH : le calcul en 2026
Le choix se joue sur le nombre de salariés et la spécificité de vos processus. Comparatif des coûts sur 5 ans pour 400 salariés.
| Option | Coût initial | Coût récurrent /an | Coût 5 ans |
|---|---|---|---|
| SaaS RH milieu de gamme | Faible (setup) | ~48 000 EUR (10 EUR/u/mois) | ~245 000 EUR |
| SaaS RH entrée de gamme | Faible | ~28 800 EUR (6 EUR/u/mois) | ~148 000 EUR |
| Portail sur mesure | 30 000-70 000 EUR | TMA 5 000-9 000 EUR | ~75 000-115 000 EUR |
Au-delà de 300-400 salariés, le sur mesure devient souvent moins cher sur 5 ans, tout en collant exactement à vos processus.
Ce que couvre un portail RH sur mesure
Le budget dépend des modules et de l'intégration paie. Ordres de grandeur 2026.
| Module | Coût HT | Gain principal |
|---|---|---|
| Gestion des congés + validation | +6 000-12 000 EUR | -0,5 à -1 ETP |
| Notes de frais + workflow | +6 000-14 000 EUR | Délais divisés par 3 |
| Coffre-fort documents (bulletins) | +4 000-9 000 EUR | Conformité, zéro papier |
| Intégration paie (Silae/Sage) | +8 000-18 000 EUR | Zéro double saisie |
| Annuaire + organigramme | +3 000-6 000 EUR | Onboarding facilité |
Livraison typique : 4 à 6 mois pour un portail complet avec intégration paie.
Mini cas pratique
Karim, DRH d'une ETI industrielle à Lille (400 salariés), dispose de 3 gestionnaires RH qui traitent congés, notes de frais et demandes de documents. La saisie et le suivi manuel des congés représentent à eux seuls environ 1 ETP (soit ~42 000 EUR chargés/an).
Il investit 52 000 EUR HT dans un portail RH avec gestion des congés, notes de frais et intégration paie Silae, livré en 5 mois. L'automatisation libère 1 ETP administratif, redéployé sur des missions à valeur (recrutement, formation). Amortissement sur le seul gain congés : environ 15 mois. Face à un SaaS à 10 EUR/utilisateur/mois (48 000 EUR/an), le sur mesure est aussi plus économique dès la 2e année.
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FAQ
À partir de combien de salariés le sur mesure est-il rentable ?
Généralement au-delà de 300 salariés, où l'abonnement SaaS (calculé par utilisateur) dépasse le coût amorti d'un portail sur mesure. En dessous, un SaaS RH reste plus économique.
Le portail se connecte-t-il au logiciel de paie ?
Oui. L'intégration Silae, Sage Paie ou ADP évite la double saisie des congés et absences. Comptez 8 000 à 18 000 EUR selon l'API disponible.
Est-il conforme au RGPD pour les données RH ?
Oui, sous réserve d'un hébergement UE, d'un chiffrement des documents sensibles et d'une gestion fine des droits d'accès. Ces exigences sont intégrées dès la conception.
Quel gain concret sur les notes de frais ?
Le workflow de validation numérique divise généralement par 3 les délais de remboursement et supprime la ressaisie comptable, avec un gain de temps de plusieurs jours/mois côté administratif.
Combien de temps pour déployer sur 400 salariés ?
La mise en ligne technique prend 4 à 6 mois ; le déploiement auprès des collaborateurs se fait en quelques semaines avec une communication interne et un guide simple.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
