Le verdict en trois phrases
Pour un groupe de 7 EHPAD en Alsace accueillant 560 résidents, un portail familles réduit nettement les appels à l'accueil et aux infirmiers, à condition de couvrir trois usages précis : réserver une visite, recevoir des nouvelles avec photos consenties, consulter et payer les factures d'hébergement de 2 400 à 3 600 EUR par mois. Dès qu'il touche à des informations de santé, le portail doit être hébergé chez un hébergeur certifié HDS, ce qui oriente l'architecture dès le départ. Un développement sur mesure en 3 à 5 mois se justifie quand les logiciels de soins existants ne proposent pas de module familles satisfaisant ou ne le proposent qu'en option coûteuse et rigide.
Les appels que le portail doit faire disparaître
Le directeur des opérations commence par mesurer. Dans un établissement de 80 lits, l'accueil et l'équipe soignante reçoivent typiquement 25 à 40 appels de familles par jour. Une bonne partie porte sur des sujets qui ne demandent aucune expertise médicale.
| Motif d'appel | Part des appels (ordre de grandeur) | Réponse par le portail |
|---|---|---|
| Prise ou modification de rendez-vous de visite | 30 % | Réservation de créneaux en ligne par résident et par salon |
| Nouvelles générales du résident | 25 % | Journal hebdomadaire avec photos consenties |
| Questions sur la facture d'hébergement | 15 % | Factures consultables, détail des prestations, paiement en ligne |
| Animations et sorties | 10 % | Programme d'animation et inscriptions |
| Linge, objets personnels, coiffeur | 10 % | Demandes de service suivies |
| Questions médicales | 10 % | Reste au téléphone avec l'infirmier coordonnateur |
Si le portail absorbe la moitié des 90 % non médicaux, un établissement de 80 lits recevant 30 appels par jour en évite environ 13 par jour. Sur 7 établissements et à 5 minutes par appel, cela représente plus de 2 600 heures par an rendues aux équipes.
Hébergement de santé, consentement, droits d'accès : le cadre 2026
Un portail familles manipule des données personnelles et, selon le périmètre, des données de santé. La frontière est importante. Un planning de visite ou une facture d'hébergement ne sont pas des données de santé, mais une phrase comme « Mme L. a bien récupéré après sa chute » en est une. Dès qu'un tel contenu peut apparaître, l'hébergement doit être certifié HDS.
| Exigence | Contenu concerné | Mise en œuvre dans le portail |
|---|---|---|
| Hébergement HDS | Toute donnée de santé, y compris dans les messages | Hébergeur certifié HDS, chiffrement au repos et en transit |
| Consentement au droit à l'image | Photos du journal hebdomadaire | Consentement recueilli par résident ou représentant légal, révocable |
| Désignation des proches autorisés | Accès au compte du résident | Invitation par l'établissement, 1 à 5 proches, droits différenciés |
| Authentification | Connexion des familles | Mot de passe plus code par SMS ou application |
| Journalisation | Consultation et téléchargement | Traces conservées et consultables par le DPO |
| Analyse d'impact (AIPD) | Traitement à grande échelle de personnes vulnérables | Réalisée avec votre DPO avant la mise en ligne |
Pour limiter le périmètre, beaucoup de groupes choisissent de laisser les informations médicales dans le logiciel de soins et de ne publier dans le portail que des nouvelles non médicales, validées par un cadre. Cela ne dispense pas de l'hébergement HDS si le risque de contenu sensible existe dans les messages libres, mais simplifie fortement la gouvernance.
Logiciel du marché ou portail sur mesure
Les éditeurs de logiciels de soins pour EHPAD et quelques applications familles spécialisées proposent des modules prêts à l'emploi. Leur prix est en général calculé par lit ou par établissement. Le sur mesure se justifie quand le groupe veut une seule expérience pour les 7 établissements, connectée à sa facturation et à ses propres règles de visite.
| Critère | Application familles du marché | Portail sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 500 à 3 000 EUR par établissement de paramétrage | 2 500 000 à 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité |
| Coût récurrent | 1 à 3 EUR par lit et par mois, ordre de grandeur 2026 | Maintenance 35 000 / 75 000 / 120 000 FCFA par mois (53 / 114 / 183 EUR), hébergement HDS sur devis |
| Réservation de visites par salon | Souvent basique | Règles par établissement, capacité par salon |
| Facturation et paiement en ligne | Rarement intégrée | Connexion à votre logiciel de facturation, paiement par carte ou prélèvement |
| Image de marque du groupe | Logo de l'éditeur visible | Portail à votre nom |
| Délai | 2 à 6 semaines | 3 à 5 mois |
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Isabelle, directrice des opérations d'un groupe de 7 EHPAD autour de Strasbourg, compte 560 résidents. Les 2 600 heures d'appels évitées, valorisées à 28 EUR chargés de l'heure pour un agent d'accueil ou un aide-soignant, représentent environ 72 800 EUR par an de temps libéré.
Une application familles du marché à 2 EUR par lit et par mois coûterait 13 440 EUR par an, soit 40 320 EUR sur trois ans, sans intégration de la facturation. Le portail sur mesure de complexité élevée, avec réservation, journal photo consenti, factures et paiement, se situe entre 7 000 000 et 15 000 000 FCFA (10 670 à 22 870 EUR), plus la maintenance Premium à 120 000 FCFA par mois (183 EUR), soit environ 6 600 EUR sur trois ans. Total de l'ordre de 17 300 à 29 500 EUR hors hébergement HDS, avec en prime le paiement en ligne qui réduit les retards sur des factures de 2 400 à 3 600 EUR par mois.
FAQ
Le portail doit-il obligatoirement être hébergé HDS ?
Oui dès que des données de santé peuvent y transiter, y compris dans une messagerie libre. Si le portail se limite strictement aux visites, aux factures et à des nouvelles non médicales validées, votre DPO peut conclure autrement, mais nous recommandons l'HDS par prudence.
Comment gérer le consentement pour les photos ?
Le consentement est recueilli par résident, auprès de lui ou de son représentant légal, et reste révocable à tout moment depuis le portail. Une photo de groupe n'est publiée que si tous les résidents visibles ont consenti.
Les familles âgées sauront-elles utiliser le portail ?
Une interface en grands caractères, trois boutons principaux et une connexion par code SMS suffisent dans la plupart des cas. Prévoyez une séance de présentation par établissement et une ligne d'aide les deux premiers mois.
Peut-on connecter le portail à notre logiciel de soins ?
Pour les plannings et la liste des résidents, oui, par export ou API selon l'éditeur. Les données de soins elles-mêmes restent en général dans le logiciel de soins, ce qui simplifie la conformité.
Quel délai pour les 7 établissements ?
3 à 5 mois, dont un pilote de 4 semaines dans un établissement. Le déploiement suivant se fait au rythme de 1 à 2 établissements par semaine.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
