Le verdict en trois phrases
Pour une commune de 30 000 habitants près de Montpellier, un portail de démarches en ligne sur mesure coûte 40 000 à 90 000 EUR HT, passé en marché à procédure adaptée (MAPA), alors qu'une solution mutualisée revient à 3 000 à 15 000 EUR par an. Le sur mesure se justifie quand la commune veut un parcours unique connecté à ses logiciels métiers (état civil, périscolaire, salles) avec FranceConnect et une conformité RGAA réelle, pas un simple formulaire. Le gain attendu est une baisse d'environ 40 % de l'accueil physique sur les démarches couvertes, ce qui libère des agents pour les dossiers complexes.
Le périmètre type d'un portail communal
La DGS doit d'abord choisir les démarches à fort volume. Dans une commune de cette taille, trois familles concentrent l'essentiel des passages en mairie : l'état civil, l'enfance (cantine, accueil périscolaire, centre de loisirs) et la vie associative (prêt de salles et de matériel).
| Brique | Fonction | Budget indicatif 2026 (EUR HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Socle du portail et compte usager | Espace personnel, suivi des demandes, notifications | 8 000 à 16 000 | 6 semaines |
| FranceConnect | Identification, préremplissage des données d'identité | 3 000 à 6 000 | 2 à 3 semaines |
| État civil | Demandes d'actes, rendez-vous CNI et passeport, connecteur logiciel métier | 6 000 à 15 000 | 4 à 6 semaines |
| Inscriptions périscolaires | Dossier famille, quotient familial, réservations, paiement en ligne | 10 000 à 22 000 | 6 à 8 semaines |
| Réservation de salles et matériel | Calendrier, conventions, tarifs associatifs, cautions | 6 000 à 13 000 | 4 semaines |
| Paiement en ligne | Intégration PayFiP, régies, rapprochement | 3 000 à 7 000 | 2 à 3 semaines |
| Accessibilité RGAA | Audit, corrections, déclaration d'accessibilité | 4 000 à 11 000 | En continu |
Un périmètre limité à l'état civil et aux salles reste proche de 40 000 EUR HT. Le haut de fourchette, vers 90 000 EUR, inclut le périscolaire complet avec quotient familial, plusieurs connecteurs vers les logiciels métiers et un back-office unique pour les agents. Ces montants sont des ordres de grandeur 2026, hors maintenance.
Sur mesure ou solution mutualisée : bien lire la comparaison
Les syndicats mixtes et éditeurs proposent des portails mutualisés à abonnement. Ils sont rapides à déployer, mais le parcours usager reste celui de l'éditeur, et chaque connecteur supplémentaire se paie.
| Critère | Solution mutualisée ou éditeur | Portail sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0 à 10 000 EUR | 40 000 à 90 000 EUR HT |
| Coût annuel | 3 000 à 15 000 EUR | 5 000 à 12 000 EUR de maintenance |
| Coût sur 5 ans | 15 000 à 85 000 EUR | 65 000 à 150 000 EUR |
| Procédure d'achat | Adhésion ou MAPA simple | MAPA (sous 90 000 EUR HT, publicité adaptée) |
| Parcours usager | Standard de l'éditeur | Conçu pour la commune |
| Connecteurs logiciels métiers | Catalogue de l'éditeur | Sur mesure, y compris outils anciens |
| Réversibilité | Variable | Code et données propriété de la commune |
Si la commune utilise déjà les logiciels métiers d'un même éditeur qui propose son portail, la solution mutualisée est souvent le meilleur choix. Le sur mesure prend l'avantage avec des outils hétérogènes et une volonté de parcours unique.
Obligations et points d'attention juridiques
| Obligation | Ce qu'elle implique | Impact budget |
|---|---|---|
| RGAA 4.1 | Niveau AA, déclaration d'accessibilité, schéma pluriannuel | 5 à 12 % du budget |
| RGPD | Registre des traitements, durée de conservation, mentions | 2 000 à 5 000 EUR |
| Hébergement | Hébergeur en France, idéalement qualifié SecNumCloud pour données sensibles | 150 à 600 EUR/mois |
| Marché public | MAPA avec cahier des charges, analyse des offres | 2 à 3 mois de procédure |
| Référentiel général de sécurité | Homologation, analyse de risques | 3 000 à 8 000 EUR |
Mini cas pratique
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Mme Ferrand, DGS d'une commune de 30 000 habitants dans l'Hérault, compte 18 000 passages par an à l'accueil sur l'état civil, le périscolaire et les salles, à environ 12 minutes chacun. Une baisse de 40 % supprime 7 200 passages, soit 1 440 heures d'agent par an. À 32 EUR l'heure chargée, l'économie atteint 46 000 EUR par an. Pour un portail à 72 000 EUR HT plus 9 000 EUR de maintenance annuelle, le retour sur investissement arrive en moins de 2 ans, et les familles n'ont plus à poser une demi-journée pour inscrire un enfant à la cantine.
FAQ
Faut-il obligatoirement passer un marché public ?
Oui, au-delà de 40 000 EUR HT, une procédure adaptée avec publicité est nécessaire. Comptez 2 à 3 mois entre la rédaction du cahier des charges et la notification.
FranceConnect est-il compliqué à intégrer ?
Non, l'intégration est encadrée par une procédure d'habilitation de quelques semaines. Le coût technique reste de 3 000 à 6 000 EUR HT.
Comment garantir l'accessibilité RGAA ?
En intégrant l'accessibilité dès la conception puis en faisant réaliser un audit indépendant. Un audit coûte 3 000 à 6 000 EUR et doit viser au moins 75 % de critères conformes, idéalement 100 %.
Les agents devront-ils ressaisir les demandes ?
Non si les connecteurs vers les logiciels métiers sont prévus. Sans connecteur, la ressaisie peut absorber 30 à 50 % du gain attendu.
Combien de temps dure le projet ?
En général 5 à 7 mois de développement après notification du marché. Une ouverture par lots, en commençant par l'état civil, permet de montrer des résultats dès le 3e mois.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
