Le verdict en trois phrases
Pour un cabinet de 900 dossiers, un portail client sur mesure de dépôt de pièces coûte 18 000 à 40 000 € HT, livré en 10 à 14 semaines, avec relances automatiques et OCR des factures. Les solutions du marché facturées 3 à 9 € par dossier et par mois reviennent à 32 000 à 97 000 € par an à ce volume. Au-delà de 400 dossiers environ, le sur mesure devient moins cher sur 5 ans, à condition de cadrer strictement le périmètre.
Ce que doit faire un portail de dépôt de pièces en 2026
Le besoin réel est simple : obtenir la bonne pièce, du bon client, avant l'échéance, sans que le collaborateur passe ses journées à écrire « pouvez-vous nous transmettre vos relevés de mars ? ». Le tableau suivant liste les fonctions utiles et leur coût de développement indicatif.
| Fonction | Usage concret | Coût indicatif 2026 (€ HT) | Priorité |
|---|---|---|---|
| Espace client sécurisé | Connexion par lien magique ou double authentification | 3 500 | Indispensable |
| Dépôt mobile | Photo d'un ticket depuis le smartphone, compression automatique | 3 000 | Indispensable |
| Checklist par dossier | Liste des pièces attendues par mois, statut reçu ou manquant | 4 500 | Indispensable |
| Relances automatiques | E-mail puis SMS à J-10, J-5 et J+2 de l'échéance | 2 500 | Indispensable |
| OCR des factures | Lecture du fournisseur, de la date, du montant HT et de la TVA | 6 000 | Forte |
| Export vers le logiciel de production | Fichier ou API vers Cegid, ACD ou Sage | 5 000 à 9 000 | Forte |
| Tableau de bord cabinet | Taux de complétude par collaborateur et par client | 3 500 | Utile |
| Messagerie par pièce | Question du collaborateur attachée au document | 2 500 | Utile |
Un périmètre MVP limité aux quatre fonctions indispensables tient autour de 18 000 € HT. La version complète avec OCR, export et tableau de bord atteint 35 000 à 40 000 € HT.
Coût sur 5 ans : solution du marché contre sur mesure
Calcul pour 900 dossiers actifs. Le sur mesure intègre un développement à 30 000 € HT, l'hébergement en France, la maintenance corrective et évolutive (environ 6 000 € par an) et un coût d'OCR d'environ 0,01 € par page pour 36 000 pièces par mois.
| Année | Solution du marché à 3 €/dossier/mois | Solution du marché à 6 €/dossier/mois | Portail sur mesure |
|---|---|---|---|
| Année 1 | 32 400 € | 64 800 € | 40 300 € |
| Année 2 | 32 400 € | 64 800 € | 10 300 € |
| Année 3 | 32 400 € | 64 800 € | 10 300 € |
| Année 4 | 32 400 € | 64 800 € | 10 300 € |
| Année 5 | 32 400 € | 64 800 € | 10 300 € |
| Total 5 ans | 162 000 € | 324 000 € | 81 500 € |
Ces montants sont des ordres de grandeur 2026. Les éditeurs consentent souvent une remise de volume au-delà de 500 dossiers, qui peut ramener le tarif vers 2 à 3 €. Le sur mesure reste alors compétitif à partir de la troisième année, et le cabinet garde la propriété du code et des données.
Planning de 10 à 14 semaines
Semaines 1 et 2 : ateliers avec 2 ou 3 collaborateurs, cartographie des pièces par type de mission (BIC, BNC, SCI, paie). Semaines 3 et 4 : maquettes testées par 5 clients pilotes. Semaines 5 à 10 : développement par itérations de 2 semaines. Semaines 11 et 12 : connecteur vers le logiciel de production et tests OCR sur 500 factures réelles. Semaines 13 et 14 : déploiement progressif par portefeuille de collaborateur. La sécurité suit les recommandations de l'Ordre : hébergement en France, chiffrement, journalisation des accès, conservation conforme au RGPD.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Isabelle Roux, expert-comptable associée d'un cabinet de 900 dossiers à Nantes, mesurait 6 heures de relances par semaine sur son équipe, soit 276 heures par an sur 46 semaines. Au coût interne de 75 € l'heure, cela représente 20 700 € par an, sans compter les retards de TVA. Elle a lancé un portail à 30 000 € HT avec OCR et relances. Après 6 mois, les relances manuelles sont tombées à 1,5 heure par semaine et la saisie des factures a baissé de 35 %. Le gain annuel sur les seules relances atteint 15 500 €, auquel s'ajoutent environ 12 000 € de temps de saisie économisé : le portail est amorti en 13 mois.
FAQ
Un portail sur mesure est-il plus sûr qu'une solution du marché ?
Pas automatiquement. La sécurité dépend du chiffrement, de la double authentification et des tests d'intrusion, qui coûtent environ 3 000 à 5 000 € par an. Nous les incluons dans le budget de maintenance.
Quel taux de reconnaissance attendre de l'OCR ?
Sur des factures fournisseurs françaises standard, 90 à 95 % des champs clés sont lus correctement. Les tickets de caisse froissés descendent vers 70 %, d'où une étape de validation par le collaborateur.
Les clients vont-ils vraiment l'utiliser ?
Avec un dépôt par photo depuis le smartphone et des relances SMS, les cabinets observent 60 à 80 % d'adoption en 3 mois. Les clients restants envoient par e-mail vers une adresse qui alimente le portail.
Peut-on commencer petit ?
Oui, un MVP à 18 000 € HT avec espace client, dépôt mobile, checklist et relances se livre en 10 semaines. L'OCR et l'export arrivent en phase 2.
Qui héberge les données ?
Un hébergeur certifié en France, pour 150 à 300 € par mois selon le volume, avec sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre nombre de dossiers, votre logiciel de production et le temps perdu en relances : nous chiffrons un portail entre 18 000 et 40 000 € HT, livré en 10 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
