Le verdict en trois phrases
Quand un bureau d'études traite 2 200 études RE2020 et DPE par an, les relances par mail coûtent plus cher qu'un portail client qui centralise dépôt des plans, statut et attestations. Le budget réaliste se situe entre 25 000 et 50 000 EUR HT, connecteur au logiciel de calcul compris, pour une mise en service en 3 à 4 mois et un hébergement de 80 à 150 EUR par mois. Le retour se mesure vite : 12 heures de secrétariat gagnées par semaine et des dossiers qui arrivent complets.
Pourquoi les mails ne suffisent plus
Le gérant d'un bureau d'études thermiques à Nantes travaille pour une soixantaine de constructeurs de maisons individuelles, une trentaine d'architectes et quelques promoteurs. Chaque dossier suit le même chemin : réception des plans et de la notice, saisie dans le logiciel de calcul, échanges sur les menuiseries ou le système de chauffage, étude thermique au dépôt du permis, puis attestation de fin de travaux après le test d'étanchéité à l'air. Le problème vient des pièces manquantes et des questions répétées. « Où en est le dossier Martin ? », « Il vous manque quoi ? », « Pouvez-vous renvoyer l'attestation ? » : chaque jour, l'équipe répond à des dizaines de mails qui ne font avancer aucune étude.
Un portail client règle ces trois points. Le constructeur dépose ses pièces dans une liste structurée (plans, coupes, notice descriptive, fiche des menuiseries), voit immédiatement ce qui manque, suit le statut de chaque dossier et télécharge lui-même les attestations RE2020 et les rapports DPE. Les relances deviennent automatiques : un rappel part après 5 jours si une pièce bloque l'étude.
Ce que coûte le portail en 2026
Ordres de grandeur 2026 constatés auprès d'agences et studios de développement en France pour ce type d'outil métier.
| Module | Fourchette 2026 (EUR HT) | Contenu |
|---|---|---|
| Cadrage, parcours et maquettes | 3 000 à 6 000 | Ateliers avec ingénieurs et secrétariat |
| Comptes clients et dépôt de pièces | 5 000 à 10 000 | Liste de pièces par type d'étude, contrôle de format |
| Statut par étape et notifications | 4 000 à 8 000 | 6 à 8 étapes, mails et rappels automatiques |
| Livraison des attestations et rapports | 3 000 à 6 000 | Archivage, téléchargement, historique par chantier |
| Connecteur avec le logiciel de calcul | 6 000 à 14 000 | Import des données projet, export des résultats |
| Facturation et tableau de bord | 4 000 à 6 000 | Suivi des dossiers par client, délais moyens |
| Total indicatif | 25 000 à 50 000 | 3 à 4 mois |
Le connecteur est le poste le plus variable. S'il se limite à créer automatiquement le projet dans le logiciel de calcul à partir des données du portail, on reste en bas de fourchette. S'il récupère aussi les indicateurs de l'étude (Bbio, Cep, Ic énergie, DH) pour les afficher au client, le budget monte.
Comparer les options
| Option | Coût initial | Récurrent | Limite |
|---|---|---|---|
| Partage de fichiers en ligne + tableur | 0 à 500 EUR | 10 à 20 EUR par utilisateur et par mois | Aucun statut, pas de relance, risque d'erreur de version |
| Logiciel de gestion de projet générique | 1 000 à 3 000 EUR de paramétrage | 15 à 40 EUR par utilisateur et par mois | Clients externes mal gérés, pas de lien avec le calcul |
| Portail sur mesure sans connecteur | 18 000 à 30 000 EUR HT | 80 à 150 EUR d'hébergement | Double saisie dans le logiciel de calcul |
| Portail sur mesure avec connecteur | 25 000 à 50 000 EUR HT | 80 à 150 EUR d'hébergement + maintenance | Investissement plus important |
| Maintenance applicative | 300 à 700 EUR HT par mois | Continu | À contractualiser dès la livraison |
Pour un volume de 2 200 dossiers, la version avec connecteur se justifie : une double saisie de 10 minutes par dossier représente déjà 366 heures par an. Ce type de chantier entre dans nos applications web sur mesure, avec une page publique qui peut être travaillée en SEO pour capter les demandes de constructeurs.
Les règles qui rendent le portail adopté
Les clients du bureau sont des conducteurs de travaux et des assistantes d'agence, pas des informaticiens. Le portail doit fonctionner sur mobile depuis un chantier, avec une connexion par lien magique plutôt qu'un mot de passe oublié tous les mois. Chaque étape doit avoir un délai cible affiché (par exemple 5 jours ouvrés pour une étude au permis à pièces complètes), ce qui réduit les appels. Enfin, l'import des dossiers en cours doit être prévu dès le départ : on ne lance pas un portail vide en laissant 300 dossiers actifs dans les mails.
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Mini cas pratique
Julien, gérant d'un bureau d'études thermiques à Nantes, emploie deux assistantes qui passent chacune environ 15 heures par semaine en relances et réponses sur l'avancement. Il investit 38 000 EUR HT dans un portail avec connecteur, plus 120 EUR par mois d'hébergement et 450 EUR de maintenance, soit 44 840 EUR HT la première année. Le portail supprime 12 heures de secrétariat par semaine, soit 552 heures sur 46 semaines, valorisées à 30 EUR chargées : 16 560 EUR par an. S'y ajoutent 5 minutes de double saisie évitées sur 2 200 dossiers, soit 183 heures d'ingénieur à 45 EUR, environ 8 250 EUR. Le gain annuel atteint près de 24 800 EUR : le projet est amorti en un peu moins de deux ans, puis libère de la capacité pour absorber 15 à 20 % de dossiers en plus sans recrutement.
FAQ
Combien coûte un portail client pour un bureau d'études thermiques en 2026 ?
Comptez 25 000 à 50 000 EUR HT selon la profondeur du connecteur avec le logiciel de calcul. Une version sans connecteur démarre autour de 18 000 EUR HT.
Quel est le coût mensuel une fois en ligne ?
L'hébergement coûte 80 à 150 EUR par mois, auquel s'ajoute une maintenance de 300 à 700 EUR HT par mois. Ce budget couvre sécurité, sauvegardes et petites évolutions.
Le portail peut-il délivrer les attestations RE2020 ?
Oui, les attestations et rapports déposés par l'ingénieur sont disponibles en téléchargement dès validation, avec un historique par chantier. Le client n'a plus besoin d'écrire pour en obtenir une copie.
Combien de temps pour le mettre en service ?
Le délai courant est de 3 à 4 mois, dont 3 semaines de cadrage. Prévoyez 2 semaines pour importer les 200 à 300 dossiers actifs.
Les clients vont-ils vraiment l'utiliser ?
L'adoption dépasse souvent 80 % des constructeurs réguliers en 3 mois si le dépôt de pièces devient le seul canal accepté. Une connexion sans mot de passe et un usage mobile simple aident beaucoup.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
