Le verdict en trois phrases
Pour un réseau de 3 espaces de coworking et 220 membres à Lomé, une plateforme de réservation sur mesure coûte entre 6 000 000 et 11 000 000 FCFA HT, livrée en 10 semaines. Elle remplace la gestion par WhatsApp par un calendrier partagé, des abonnements suivis automatiquement, une facturation entreprise mensuelle et un contrôle d'accès par QR code. L'enjeu financier est l'occupation des salles de réunion : passer de 45 % à 70 % change la rentabilité de chaque site.
Pourquoi WhatsApp ne suffit plus au-delà d'un espace
Avec un seul site et une cinquantaine de membres, un groupe WhatsApp et un tableur tiennent. À trois espaces, entre le quartier administratif, Tokoin et Agbalépédogan par exemple, les problèmes s'accumulent : doubles réservations de salles, membres qui utilisent le site sans abonnement actif, factures entreprises envoyées en retard, et aucune vision fiable du taux d'occupation. Le gérant passe souvent 2 à 3 heures par jour à répondre aux messages.
Une plateforme dédiée permet au membre de réserver lui-même une salle ou un poste, de payer par Flooz, T-Money ou carte, et de recevoir un QR code d'accès. L'exploitant voit en temps réel ce qui est occupé, ce qui est payé et ce qui reste à facturer.
| Module | Fonction | Coût indicatif 2026 (FCFA HT) |
|---|---|---|
| Espace membre et réservation | Calendrier par site, salles, postes, bureaux privatifs | 1 800 000 à 3 000 000 |
| Gestion des abonnements | Formules jour, semaine, mois, crédits d'heures de salle | 900 000 à 1 600 000 |
| Paiement mobile et carte | Flooz, T-Money, carte bancaire, rapprochement automatique | 800 000 à 1 500 000 |
| Facturation entreprise mensuelle | Comptes société, plusieurs membres, facture consolidée | 700 000 à 1 300 000 |
| Contrôle d'accès QR code | QR dynamique, lecteur à l'entrée, journal des passages | 600 000 à 1 400 000 |
| Tableau de bord exploitant | Occupation par salle et par site, revenus, impayés | 700 000 à 1 300 000 |
| Application mobile (PWA) | Réservation et QR sur téléphone, mode faible connexion | 500 000 à 900 000 |
La version socle (réservation, abonnements, paiement, tableau de bord) démarre autour de 6 000 000 FCFA. La version complète avec facturation entreprise, QR code et PWA atteint 11 000 000 FCFA.
Coûts récurrents et matériel
Au-delà du développement, il faut compter l'hébergement, les frais de paiement et les lecteurs QR. Les frais de transaction mobile money tournent autour de 1,5 % à 2,5 % selon l'agrégateur.
| Poste | Coût 2026 | Commentaire |
|---|---|---|
| Hébergement et sauvegardes | 45 000 à 90 000 FCFA/mois | Serveur cloud, sauvegarde quotidienne |
| Frais de paiement mobile | 1,5 % à 2,5 % par transaction | Via agrégateur Flooz / T-Money |
| SMS de confirmation | 15 000 à 30 000 FCFA/mois | Rappels de réservation et relances |
| Lecteurs QR (3 sites) | 450 000 à 900 000 FCFA une fois | 150 000 à 300 000 FCFA par entrée |
| Maintenance évolutive | 120 000 à 250 000 FCFA/mois | Correctifs, petites évolutions |
| Total mensuel hors frais de paiement | 180 000 à 370 000 FCFA | Ordre de grandeur 2026 |
Délai de livraison en 10 semaines
Le planning type : 2 semaines de cadrage et maquettes, 6 semaines de développement par lots (réservation d'abord, puis abonnements et paiement, puis facturation et QR), 2 semaines de recette sur un site pilote avant d'ouvrir les deux autres. Migrer les 220 membres existants depuis le tableur prend une journée avec un import préparé.
Mini cas pratique
Edem, exploitant de 3 espaces de coworking à Lomé, gère 220 membres et 6 salles de réunion louées 5 000 FCFA de l'heure. Chaque salle offre environ 220 heures par mois (10 heures par jour, 22 jours). Il retient une plateforme à 8 500 000 FCFA HT avec QR code et facturation entreprise, plus 250 000 FCFA par mois de fonctionnement.
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Calcul : 6 salles × 220 heures = 1 320 heures disponibles par mois. Passer de 45 % à 70 % d'occupation ajoute 25 points, soit 330 heures vendues en plus, donc 1 650 000 FCFA de chiffre d'affaires mensuel supplémentaire. Après les 250 000 FCFA de fonctionnement, le gain net est de 1 400 000 FCFA par mois. Le projet est amorti en un peu plus de 6 mois si l'objectif est atteint, et en 12 mois s'il plafonne à 58 % d'occupation.
FAQ
Combien coûte une plateforme de réservation de coworking à Lomé ?
Compter 6 000 000 à 11 000 000 FCFA HT selon les modules. Le fonctionnement coûte ensuite 180 000 à 370 000 FCFA par mois, hors frais de paiement.
Les membres peuvent-ils payer par Flooz et T-Money ?
Oui, via un agrégateur de paiement mobile, pour 1,5 % à 2,5 % de frais par transaction. La carte bancaire est ajoutée pour les entreprises et la clientèle internationale.
Comment fonctionne le contrôle d'accès par QR code ?
Chaque membre reçoit un QR dynamique valable uniquement pendant son abonnement ou sa réservation. Un lecteur à 150 000 à 300 000 FCFA par entrée valide l'accès et enregistre les passages.
Pourquoi pas un logiciel de coworking SaaS étranger ?
Ces outils coûtent souvent 3 à 8 € par membre et par mois, soit 1 300 000 à 3 500 000 FCFA par an pour 220 membres. Ils intègrent rarement Flooz ou T-Money et la facturation en FCFA.
Combien de temps faut-il pour lancer la plateforme ?
Le délai type est de 10 semaines, recette sur site pilote comprise. Une version socle peut ouvrir en 7 semaines.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous le nombre de sites, de salles et de membres : nous chiffrons votre plateforme entre 6 000 000 et 11 000 000 FCFA HT, livrable en 10 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
