Le verdict en trois phrases
Pour un siège de 1 100 salariés en flex office à 0,7 poste par personne, soit 770 postes, une solution de réservation du marché coûte 2 à 5 EUR par utilisateur et par mois, soit 26 400 à 66 000 EUR par an, quand une plateforme sur mesure revient à 30 000-60 000 EUR HT puis 6 000-12 000 EUR par an de maintenance. Le vrai enjeu financier est ailleurs : un taux d'occupation mesuré permet de rendre 10 à 15 % de surface, ce qui pèse dix fois plus lourd que le prix du logiciel. Le sur-mesure se justifie quand l'intégration aux badges, à Outlook et aux règles internes (équipes, jours fixes, parking) dépasse ce que les outils standards savent faire.
Logiciel du marché ou plateforme sur mesure : le comparatif
| Critère | Solution SaaS du marché | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 0-8 000 EUR (paramétrage, formation) | 30 000-60 000 EUR HT |
| Coût annuel pour 1 100 utilisateurs | 26 400-66 000 EUR | 6 000-12 000 EUR (hébergement, maintenance) |
| Coût cumulé sur 3 ans | 79 200-206 000 EUR | 48 000-96 000 EUR |
| Intégration Outlook / Microsoft 365 | Standard | Sur mesure, incluse au cadrage |
| Intégration badges et contrôle d'accès | Selon fournisseur, parfois en option | Connexion directe au système de badges |
| Règles métier (quartiers d'équipe, jours fixes, parking, casiers) | Paramétrage limité | Règles libres |
| Délai de déploiement | 4-8 semaines | 3-5 mois |
| Propriété des données d'occupation | Chez l'éditeur | Chez l'entreprise |
En dessous de 400 utilisateurs, le SaaS l'emporte presque toujours. Au-delà de 1 000, et dès que le site compte plusieurs bâtiments, un parking et des règles d'équipe, le coût sur 3 ans bascule souvent en faveur du sur-mesure.
Ce que doit contenir la plateforme
| Module | Coût estimé 2026 | Rôle |
|---|---|---|
| Plan interactif des étages, postes et salles | 6 000-12 000 EUR HT | Réserver en 3 clics depuis le mobile |
| Synchronisation Outlook / Teams | 4 000-8 000 EUR HT | Salles réservées depuis l'agenda |
| Connexion au système de badges | 5 000-10 000 EUR HT | Libération automatique des postes non occupés |
| Règles d'équipe, jours de présence, quartiers | 4 000-8 000 EUR HT | Regrouper les équipes les bons jours |
| Parking, casiers, visiteurs | 3 000-7 000 EUR HT | Un seul outil pour l'accueil |
| Tableau de bord occupation et export | 5 000-10 000 EUR HT | Décider des surfaces sur données réelles |
| Authentification SSO et RGPD | 3 000-5 000 EUR HT | Sécurité et conformité |
Le point sensible est la donnée d'occupation : elle doit être agrégée par zone et par équipe, sans suivi individuel, pour rester conforme au RGPD et acceptable par le CSE, qu'il faut consulter avant le déploiement.
Combien de surface l'occupation mesurée permet de rendre
| Indicateur | Avant mesure | Après 6 mois de données |
|---|---|---|
| Postes disponibles | 770 | 770 puis 660-690 après réaménagement |
| Taux d'occupation moyen mardi-jeudi | Inconnu (estimé 75 %) | Mesuré : 68-72 % |
| Taux d'occupation lundi et vendredi | Inconnu | Mesuré : 35-45 % |
| Salles de réunion réservées mais vides | Non suivi | 20-30 % libérées automatiquement |
| Surface de bureaux | 11 000 m² | 9 350-9 900 m² (10-15 % rendus) |
| Coût complet par m² et par an à Montpellier | 230-270 EUR HT | Identique |
Le coût complet d'un m² tertiaire à Montpellier (loyer, charges, énergie, entretien) tourne en 2026 autour de 230 à 270 EUR HT par an. Rendre 1 100 m² représente donc 250 000 à 300 000 EUR par an, à condition de pouvoir libérer un plateau à l'échéance du bail ou de le sous-louer.
Mini cas pratique
Claire, directrice de l'environnement de travail d'un campus d'entreprise à Montpellier, compare deux devis. Le SaaS retenu en short-list coûte 3,5 EUR par utilisateur et par mois, soit 46 200 EUR par an et 138 600 EUR sur 3 ans. La plateforme sur mesure coûte 48 000 EUR HT plus 9 000 EUR par an, soit 75 000 EUR sur 3 ans : 63 600 EUR d'écart. Surtout, les données de badge montrent un taux d'occupation de 70 % du mardi au jeudi et de 40 % le lundi et le vendredi. En regroupant les équipes, elle rend un plateau de 1 100 m² à l'échéance du bail, soit environ 275 000 EUR par an à 250 EUR HT le m². Le développement à 48 000 EUR HT est remboursé en un peu plus de 2 mois d'économie de surface.
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FAQ
Combien de temps faut-il pour déployer une plateforme sur mesure ?
Comptez 3 à 5 mois, dont 3 à 4 semaines de cadrage et un pilote sur un étage pendant 3 à 4 semaines. L'intégration aux badges est souvent le chemin critique, car elle dépend du fournisseur du contrôle d'accès.
Le ratio de 0,7 poste par personne est-il tenable ?
Il l'est avec 2 à 3 jours de télétravail par semaine et des règles de présence par équipe. Sans mesure, les pics du mardi et du jeudi saturent souvent 95 % des postes, d'où l'importance de la réservation.
Peut-on mesurer l'occupation sans surveiller les salariés ?
Oui : la plateforme agrège les données par zone et par créneau, sans historique individuel consultable par les managers. Une analyse d'impact RGPD et l'information du CSE sont à prévoir avant la mise en service.
Que coûte la maintenance d'une plateforme sur mesure ?
Prévoyez 6 000 à 12 000 EUR par an pour l'hébergement, les mises à jour de sécurité et les petites évolutions. Les nouveaux modules, comme un second site, se chiffrent à part, souvent 8 000 à 15 000 EUR.
Quel gain attendre sur les salles de réunion ?
La libération automatique des salles réservées mais inoccupées après 10 à 15 minutes récupère en général 20 à 30 % des créneaux. Cela évite souvent de construire 2 à 3 salles supplémentaires lors d'un réaménagement.
Parlons de votre projet. Partagez-nous votre nombre d'utilisateurs, vos plans d'étages et votre système de badges : nous chiffrons une plateforme de réservation sur mesure entre 30 000 et 60 000 EUR HT avec un pilote en 10 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
