Le verdict en trois phrases
Pour une école de 1 800 étudiants et 2 500 conventions par an, un SaaS de gestion des stages coûte 14 400 à 27 000 EUR HT par an, alors qu'une plateforme sur mesure demande 35 000 à 80 000 EUR HT puis 15 à 20 % de maintenance annuelle. Le sur mesure devient rationnel quand l'école gère l'alternance avec plusieurs CFA, des workflows de validation propres à chaque département et une intégration forte avec son logiciel de scolarité. Le délai de 4 à 6 mois impose de lancer le projet avant décembre pour une mise en service à la campagne de printemps.
Ce que coûte Excel aujourd'hui
Une convention de stage passe en moyenne entre 4 et 6 mains : étudiant, tuteur entreprise, enseignant référent, service des stages, direction des études. Sous Excel et e-mail, chaque convention mobilise 45 à 90 minutes de traitement administratif, relances comprises.
| Poste (école de 1 800 étudiants) | Sous Excel et e-mail | Avec plateforme | Écart annuel |
|---|---|---|---|
| Temps de traitement par convention | 60 min | 15 min | 1 875 h économisées sur 2 500 conventions |
| Délai moyen de signature | 12 à 20 jours | 2 à 5 jours | moins de stages démarrés sans convention |
| Conventions incomplètes ou en erreur | 10 à 15 % | moins de 3 % | risque juridique réduit |
| Suivi des évaluations tuteurs | 40 à 60 % de retours | 80 à 90 % de retours | données exploitables pour l'accréditation |
| Suivi des contrats d'apprentissage | tableur partagé | tableau de bord par CFA | visibilité sur les financements OPCO |
| Statistiques insertion et CTI | 2 à 3 semaines de compilation | export immédiat | gain pour les audits |
À 35 EUR chargés de l'heure pour un gestionnaire, 1 875 heures représentent environ 65 000 EUR par an. Même partiel, ce gain justifie l'outil, qu'il soit loué ou développé.
SaaS ou sur mesure : comparatif 2026
| Critère | SaaS spécialisé | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 2 000 à 8 000 EUR HT de paramétrage | 35 000 à 80 000 EUR HT |
| Coût récurrent | 8 à 15 EUR par étudiant et par an, soit 14 400 à 27 000 EUR | 15 à 20 % du build par an, soit 5 250 à 16 000 EUR |
| Délai de mise en service | 6 à 12 semaines | 4 à 6 mois |
| Signature électronique des conventions | incluse ou en option | intégrée (Yousign, Docusign), 1 à 2 EUR par enveloppe |
| Espace entreprises et offres | standard | sur mesure, marque de l'école |
| Workflows par département | limités au paramétrage | illimités |
| Intégration scolarité (Apogée, Pégase, autre) | connecteurs existants ou CSV | API dédiée |
| Propriété des données et du code | éditeur | école |
Le SaaS reste le bon choix pour une école qui veut un circuit standard en un trimestre. Le sur mesure se justifie quand l'école combine stages, alternance multi-CFA, mobilité internationale et projets industriels, avec des règles qu'aucun éditeur ne couvre sans contournements. Sur 5 ans, un build à 55 000 EUR HT et 9 000 EUR de maintenance annuelle revient à 91 000 EUR, contre 72 000 à 135 000 EUR pour un SaaS selon le tarif par étudiant.
Le périmètre minimum utile
Un MVP crédible pour la campagne 2027 contient : dépôt de l'offre par l'entreprise, validation pédagogique, génération de la convention au format de l'école, signature électronique à trois ou quatre parties, suivi des avenants, évaluation du tuteur et tableau de bord par promotion. L'alternance (contrats, rythmes, échanges avec les CFA) peut arriver en lot 2, trois mois plus tard. Cette découpe limite le premier lot à 35 000 à 45 000 EUR HT.
Mini cas pratique
Isabelle, responsable des relations entreprises d'une école d'ingénieurs à Grenoble (persona illustratif), pilote 2 500 conventions et 400 contrats d'apprentissage avec 3 gestionnaires. Elle compare un SaaS à 12 EUR par étudiant, soit 21 600 EUR par an, et un build à 52 000 EUR HT avec 8 000 EUR de maintenance.
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Le temps de traitement passe de 60 à 15 minutes par convention : 1 875 heures libérées, dont elle réaffecte la moitié à la prospection d'entreprises. Sur 5 ans, le SaaS coûte 108 000 EUR, le sur mesure 84 000 EUR, avec en plus un espace entreprises à la marque de l'école. L'écart de 24 000 EUR finance le lot alternance.
FAQ
La signature électronique d'une convention de stage a-t-elle une valeur juridique ?
Oui, une signature électronique simple ou avancée conforme au règlement eIDAS est recevable pour une convention de stage. Le coût tourne autour de 1 à 2 EUR par enveloppe, soit 2 500 à 5 000 EUR par an pour 2 500 conventions.
Combien de temps faut-il pour lancer la plateforme ?
Comptez 4 à 6 mois pour un sur mesure, dont 4 à 6 semaines de cadrage avec les départements. Un lancement en avril suppose un démarrage du projet en novembre au plus tard.
Peut-on reprendre l'historique des conventions Excel ?
Oui, une reprise de 3 à 5 ans d'historique prend 5 à 10 jours de travail, soit 3 000 à 7 000 EUR HT. Elle est utile pour les statistiques d'insertion et les audits.
La plateforme peut-elle gérer les entreprises partenaires et la taxe d'apprentissage ?
Un module CRM entreprises avec suivi des versements du solde de taxe d'apprentissage ajoute 8 000 à 15 000 EUR HT. Il devient vite rentable si l'école collecte plus de 200 000 EUR par an.
Qui héberge les données des étudiants ?
Le sur mesure est hébergé en France ou dans l'UE, chez un hébergeur choisi par l'école, pour 150 à 400 EUR par mois. Un registre RGPD et une analyse d'impact sont à prévoir dès le cadrage.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
