Le verdict en trois phrases
Pour une agence MICE qui gère 6 congrès par an de 800 à 2 500 participants, une plateforme d'inscription sur mesure coûte entre 10 000 000 et 22 000 000 FCFA en 2026, application participants comprise. Les plateformes internationales facturent 4 à 7 € par participant (2 600 à 4 600 FCFA) plus 2,5 à 3,5 % de frais de paiement, soit 25 à 45 millions FCFA par an pour 9 000 inscrits. L'outil propre s'amortit en 12 à 24 mois et devient un actif commercial : marque blanche, paiement Wave, Orange Money et carte, données conservées par l'agence.
Ce que comprend la plateforme et ce que coûte chaque brique
Un congrès international à Dakar mêle délégués locaux qui paient en mobile money, institutions qui paient par virement et participants étrangers qui paient par carte en euros ou en dollars. Chiffrage ordre de grandeur 2026 :
| Brique | Fourchette FCFA HT | Délai |
|---|---|---|
| Formulaires d'inscription multi-tarifs (membre, non-membre, étudiant, exposant) | 1 800 000 à 3 500 000 | 3 à 4 semaines |
| Paiement multidevise : Wave, Orange Money, carte EUR/USD, virement avec facture proforma | 2 000 000 à 4 000 000 | 3 à 5 semaines |
| Badges QR, impression sur site, contrôle d'accès par salle | 1 500 000 à 3 000 000 | 2 à 3 semaines |
| Application participants (programme, intervenants, plan, notifications) en PWA | 2 000 000 à 5 000 000 | 4 à 6 semaines |
| Gestion des abstracts, intervenants et sessions parallèles | 1 200 000 à 3 000 000 | 2 à 4 semaines |
| Hébergement, transferts et visas (lettres d'invitation automatiques) | 800 000 à 2 000 000 | 2 semaines |
| Back-office, exports comptables, tableaux de bord par congrès | 700 000 à 1 500 000 | 2 semaines |
Soit 10 000 000 FCFA pour un socle inscriptions plus paiement plus badges, jusqu'à 22 000 000 FCFA avec application complète, gestion des abstracts et module visas. Hébergement cloud et maintenance : 150 000 à 400 000 FCFA par mois.
Plateforme du marché ou outil propre : le calcul sur 3 ans
| Poste sur 3 ans (9 000 participants par an) | Plateforme internationale | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Licence ou frais par participant | 4 à 7 € soit 70 à 124 millions FCFA | 0 |
| Frais de paiement | 2,5 à 3,5 % sur carte uniquement | 1 % Wave, 1,5 à 2 % Orange Money, 2,9 % carte |
| Développement initial | 0 | 10 à 22 millions FCFA |
| Hébergement et maintenance | Inclus | 5,4 à 14,4 millions FCFA |
| Paiement mobile money local | Rarement natif | Natif, Wave et Orange Money |
| Marque et données participants | Plateforme tierce | 100 % agence |
| Coût total estimé sur 3 ans | 70 à 124 millions FCFA | 15 à 37 millions FCFA |
L'écart est net dès 3 000 participants par an. Sous 1 500 participants annuels, une plateforme du marché reste plus raisonnable.
Les fonctions qui font la différence sur le terrain à Dakar
| Fonction | Problème résolu | Gain mesuré (ordre de grandeur) |
|---|---|---|
| Paiement Wave et Orange Money | Délégués sans carte internationale | +25 à 40 % d'inscriptions payées en ligne |
| Mode hors ligne du scanner de badges | Coupures réseau au CICAD ou à l'hôtel | Accueil de 1 200 personnes en moins de 45 minutes |
| Lettres d'invitation visa automatiques | 2 à 3 jours de secrétariat par congrès | 60 heures économisées par édition |
| Factures proforma pour institutions | Paiements de bailleurs et ministères | Délai d'encaissement réduit de 30 à 15 jours |
| Relances automatiques des paniers abandonnés | 18 à 25 % d'inscriptions non finalisées | 8 à 12 % récupérées |
| Exports attestations de présence | Crédits de formation continue pour médecins | Envoi le jour même au lieu de 3 semaines |
Mini cas pratique
M. Ndiaye, directeur d'une agence MICE à Dakar, organise 6 congrès par an pour un total de 9 000 participants. Sur une plateforme internationale à 5 € par inscrit, il paie 45 000 € par an, soit environ 29 500 000 FCFA, auxquels s'ajoutent 3 % de frais carte. Il investit 16 000 000 FCFA dans une plateforme sur mesure, plus 250 000 FCFA par mois de maintenance (3 000 000 FCFA par an). Dès la première année, il économise environ 10 500 000 FCFA, puis 26 500 000 FCFA les années suivantes. Il revend en plus l'outil en marque blanche à deux associations professionnelles pour 2 500 000 FCFA par événement.
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
FAQ
Combien de temps faut-il pour livrer la plateforme avant un congrès ?
Comptez 3 à 5 mois pour la version complète. Pour un congrès proche, un socle inscriptions plus paiement plus badges peut être livré en 8 à 10 semaines, l'application participants suivant pour l'édition d'après.
Peut-on encaisser en euros, en dollars et en FCFA ?
Oui. Les cartes sont débitées en EUR ou USD via un prestataire comme Stripe ou un agrégateur local, Wave et Orange Money encaissent en FCFA. La plateforme affiche les tarifs dans la devise du participant et consolide la comptabilité en FCFA.
Que se passe-t-il en cas de coupure internet le jour J ?
Le scanner de badges fonctionne en mode hors ligne et synchronise dès le retour du réseau. Prévoir aussi un routeur 4G de secours, environ 150 000 FCFA, pour l'impression des badges sur site.
Les données des participants sont-elles protégées ?
Oui, conformément à la loi sénégalaise 2008-12 sur les données personnelles et au RGPD pour les participants européens : consentement explicite, hébergement sécurisé et déclaration auprès de la CDP.
Faut-il une application mobile native ?
Rarement. Une PWA installable couvre programme, notifications et plan du site pour 2 à 5 millions FCFA, contre 6 à 10 millions FCFA pour deux applications natives iOS et Android.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous le nombre de congrès, de participants et vos moyens de paiement cibles : nous chiffrons une plateforme entre 10 et 22 millions FCFA, livrable par lots avant votre prochain événement. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
