Le verdict en trois phrases
Au-delà de 25 000 à 30 000 visiteurs par an, la commission par billet d'une billetterie SaaS devient le premier poste digital d'un organisateur de salons. Une plateforme sur mesure avec inscription, badges QR, application de scan exposants et export des leads coûte en 2026 50 000 à 120 000 EUR HT et s'amortit en 2 à 3 éditions. Le vrai gain se trouve dans la donnée visiteurs et le scan de leads revendu aux exposants, que vous ne contrôlez pas sur une solution tierce.
Ce que vous payez aujourd'hui
Les billetteries événementielles B2B facturent à la transaction, souvent avec des modules payants pour le badge, le scan et l'export. Pour un organisateur à Lyon qui gère 6 salons et 40 000 visiteurs, la facture se décompose ainsi (ordres de grandeur 2026).
| Poste | Solution SaaS événementielle | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Frais par billet ou badge | 1 à 3 EUR | 0 EUR |
| Coût annuel pour 40 000 visiteurs | 40 000 à 120 000 EUR | 0 EUR de commission |
| Module scan exposants | 150 à 400 EUR par exposant et par salon | inclus, revendable aux exposants |
| Impression badges sur site | 0,30 à 0,80 EUR par badge | 0,30 à 0,80 EUR par badge |
| Hébergement et maintenance | inclus | 8 000 à 18 000 EUR HT par an |
| Propriété des données visiteurs | partagée ou limitée | complète, conforme RGPD |
| Personnalisation des parcours | limitée aux options | totale |
L'écart le plus sous-estimé est le scan de leads : avec 600 exposants sur l'année et un module à 200 EUR, ce sont 120 000 EUR que l'organisateur peut facturer lui-même au lieu de les laisser au prestataire.
Périmètre et budget d'une plateforme sur mesure
| Module | Fonction | Budget estimatif HT |
|---|---|---|
| Inscription et billetterie | Formulaires par profil, codes invitation exposants, paiement CB et virement | 12 000 - 25 000 EUR |
| Badges QR | Génération PDF et wallet, impression à la demande sur site | 6 000 - 15 000 EUR |
| Contrôle d'accès | Scan entrée, jauges par hall, mode hors ligne | 8 000 - 18 000 EUR |
| Application scan exposants | PWA, qualification du lead, notes, export CSV et CRM | 10 000 - 25 000 EUR |
| Back-office organisateur | Tableaux de bord, relances, statistiques par salon | 8 000 - 20 000 EUR |
| Intégrations | CRM, outil d'emailing, comptabilité | 6 000 - 17 000 EUR |
| Total | Projet complet | 50 000 - 120 000 EUR |
Le délai réaliste est de 4 à 6 mois. Lancez le projet au moins 3 mois avant l'ouverture des inscriptions du premier salon visé, et prévoyez un test grandeur nature sur le plus petit événement de l'année.
Les points techniques à ne pas négliger
Le jour J, le contrôle d'accès doit absorber des pointes de 2 000 à 3 000 entrées par heure à l'ouverture. Les scanners doivent fonctionner hors ligne et resynchroniser, car le Wi-Fi d'un hall d'exposition sature vite. Côté RGPD, le consentement au partage des coordonnées avec l'exposant doit être explicite au moment du scan, et la durée de conservation définie dans votre registre.
Mini cas pratique
Julien, directeur général d'un organisateur de salons à Lyon (persona illustratif), paie 2 EUR par visiteur sur 40 000 visiteurs, soit 80 000 EUR par an, plus 60 000 EUR de modules scan pour 300 exposants. Il investit 95 000 EUR HT dans une plateforme sur mesure et 14 000 EUR par an de maintenance. Il revend le scan 150 EUR par exposant, soit 45 000 EUR de recettes. Gain annuel : 80 000 + 60 000 + 45 000 - 14 000 = 171 000 EUR. Avec 6 salons par an, l'investissement est couvert dès la troisième édition de l'année, soit environ 7 mois.
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FAQ
À partir de quel volume le sur mesure devient-il rentable ?
Généralement au-delà de 25 000 à 30 000 visiteurs par an, quand les commissions dépassent 40 000 EUR. En dessous, une solution SaaS reste souvent plus économique.
Combien de temps faut-il pour développer la plateforme ?
Comptez 4 à 6 mois, dont 3 à 4 semaines de tests en conditions réelles. Il faut viser un premier salon de taille modeste, autour de 3 000 à 5 000 visiteurs.
Les badges QR peuvent-ils être imprimés sur place ?
Oui, avec des imprimantes thermiques à badges reliées au back-office, pour 0,30 à 0,80 EUR par badge. Une borne sert 150 à 250 visiteurs par heure.
Peut-on facturer le scan de leads aux exposants ?
Oui, c'est une source de revenus fréquente, entre 100 et 300 EUR par exposant et par salon. L'export doit être compatible avec les principaux CRM.
Comment gérer le RGPD lors du scan ?
Le visiteur consent au partage de ses coordonnées lors de l'inscription et au moment du scan. La plateforme doit tracer ce consentement et supprimer les données à l'issue de la durée fixée, souvent 3 ans.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
