Le verdict en trois phrases
Les SaaS RH génériques (8-25 EUR/user/mois) couvrent le suivi basique mais vous forcent à jongler entre trois outils déconnectés. Un outil sur mesure (30 000-75 000 EUR HT) unifie suivi de missions, évaluations, vivier candidats et portail client dans un seul flux — et devient rentable dès que le conseil est votre coeur de métier. La conformité CNIL sur les données candidats n'est pas une option : elle se câble dès la conception.
SaaS générique vs outil sur mesure
La plupart des cabinets RH accumulent un ATS, un tableur et un outil de gestion de projet. Voici ce que change une solution unifiée. Montants : ordres de grandeur 2026.
| Critère | SaaS génériques cumulés | Outil sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0-2 000 EUR | 30 000-75 000 EUR HT |
| Coût récurrent | 8-25 EUR/user/mois x 3 outils | TMA 700-2 000 EUR/mois |
| Suivi missions | Partiel | Sur mesure |
| Vivier candidats / ATS | Séparé | Intégré |
| Portail client | Rare | Inclus |
| Conformité CNIL candidats | À vérifier | Câblée dès la conception |
| Délai | Immédiat | 10-18 semaines |
L'addition de SaaS paraît économique, mais la double saisie et l'absence de vision consolidée coûtent cher en temps et en erreurs. Le sur-mesure remplace 3 abonnements par un actif que vous maîtrisez.
Postes de coût d'un projet sur mesure
Pour cadrer un budget réaliste, voici la ventilation type d'un projet à 55 000 EUR HT.
| Poste | Fourchette | Part du budget |
|---|---|---|
| Cadrage et UX | 5 000-10 000 EUR | 12-15 % |
| Développement coeur (missions, evals) | 18 000-35 000 EUR | 45-50 % |
| Vivier candidats / ATS | 6 000-14 000 EUR | 15-20 % |
| Intégration paie / ATS externe | 4 000-10 000 EUR | 8-12 % |
| Portail client | 5 000-12 000 EUR | 10-15 % |
| Conformité CNIL / RGPD | 2 000-6 000 EUR | 4-8 % |
Cette structure vous permet de prioriser : démarrer sur le coeur (missions + évaluations) puis ajouter vivier et portail par lots, pour lisser la dépense.
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Mini cas pratique
Sarah, dirigeante d'un cabinet de conseil RH de 14 consultants à Paris. Ses consultants perdent 4 h/semaine chacun à consolider des données entre l'ATS, un tableur de suivi et l'outil de facturation. À 65 EUR/h chargés, cela représente 14 x 4 x 65 x 44 semaines = 160 000 EUR/an. Un outil sur mesure à 55 000 EUR HT plus 15 600 EUR/an de TMA qui supprime 65 % de ce temps libère 104 000 EUR/an. Amortissement en environ 8 mois, puis marge annuelle nette significative.
FAQ
Combien coûte un outil sur mesure pour un cabinet de conseil RH ? Entre 30 000 et 75 000 EUR HT selon le périmètre (missions, évaluations, vivier, portail), plus une TMA de 700 à 2 000 EUR/mois pour les évolutions et le support.
Peut-on intégrer notre logiciel de paie et notre ATS existant ? Oui, via API : comptez 4 000 à 10 000 EUR pour connecter la paie ou un ATS externe, ce qui évite la double saisie et fiabilise les données.
Quelles obligations CNIL sur les données candidats ? Durée de conservation limitée (souvent 2 ans après le dernier contact), consentement, droit d'accès et de suppression. Le module de conformité représente 2 000 à 6 000 EUR et doit être câble dès la conception.
En combien de temps l'outil est-il opérationnel ? Comptez 10 à 18 semaines pour un périmètre complet, avec une première version utilisable (missions + évaluations) dès la 8e semaine.
Vaut-il mieux cumuler des SaaS ou investir dans du sur-mesure ? Sous 5 consultants, les SaaS suffisent. Au-delà de 10-12, la valeur des heures gagnées (souvent 100 000 EUR+/an) justifie le sur-mesure et un actif que vous contrôlez.
Parlons de votre projet. Précisez votre nombre de consultants, vos outils actuels et vos deux irritants majeurs : nous chiffrons un périmètre par lots avec ROI. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
