Le verdict en trois phrases
Une base FileMaker construite par une seule personne est un risque d'exploitation, pas seulement une question de licences. La migration vers une application web coûte moins cher qu'on ne le croit si l'on reprend le modèle de données au lieu de copier les écrans. Le point critique est la reprise des 120 000 enregistrements : elle se prépare dès la première semaine, pas à la fin.
Pourquoi migrer maintenant
Le gérant d'une PME de distribution de matériel audiovisuel, 22 salariés en région lyonnaise, gère clients, devis, locations, stocks et SAV dans une base FileMaker de 40 tables. Son auteur a quitté l'entreprise il y a trois ans. Personne ne sait modifier les scripts, et chaque mise à jour de macOS fait craindre une panne.
| Facteur | Situation avec FileMaker | Avec une application web |
|---|---|---|
| Licences (ordre de grandeur 2026) | 21 à 39 USD par utilisateur et par mois | aucune licence par utilisateur |
| Coût annuel pour 18 utilisateurs | environ 4 200 à 7 700 EUR HT | maintenance de 636 à 2 196 EUR par an |
| Dépendance à une personne | totale | code documenté et versionné |
| Accès mobile pour les techniciens | limité | navigateur, sans installation |
| Sauvegarde et historique | manuels | automatiques, quotidiens |
| Intégration comptable et site e-commerce | exports CSV | API |
La maintenance Kolonell est de 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR). L'hébergement est chiffré sur devis.
Coût et calendrier d'une migration de 40 tables
La règle d'or : on ne reproduit pas FileMaker à l'identique. On cartographie les 40 tables, on supprime les doublons et les champs morts, souvent 20 à 30 % du total, puis on redessine les 25 écrans à partir des usages réels.
| Phase | Durée | Contenu | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Audit de la base | 2 à 3 semaines | tables, relations, scripts, calculs | règles métier cachées dans les scripts |
| Nouveau modèle de données | 2 semaines | 40 tables ramenées à environ 28 | perte d'un champ utile |
| Développement des 25 écrans | 6 à 10 semaines | devis, locations, stock, SAV | dérive du périmètre |
| Reprise des 120 000 enregistrements | 2 à 3 semaines, en parallèle | nettoyage, dédoublonnage, contrôles | doublons clients, dates mal formatées |
| Recette et double fonctionnement | 2 à 4 semaines | les deux outils tournent ensemble | divergence de données |
| Bascule | 1 week-end | gel FileMaker, import final | interruption de service |
Au total, comptez 3 à 5 mois. Pour 40 tables et 25 écrans, le projet se situe le plus souvent dans la fourchette moyenne de notre grille, 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), et passe dans la fourchette complexe, 7 à 15 M+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR), si l'on ajoute un portail client ou une synchronisation e-commerce. L'ensemble de la grille va de 2,5 à 15 M+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité.
Les pièges à éviter
Les scripts FileMaker cachent souvent des règles métier critiques : calcul de caution de location, remise automatique pour un client fidèle, numérotation des factures. Il faut les extraire par écrit avant d'écrire la moindre ligne de code. Autre piège : vouloir tout migrer d'un coup. Les données d'archive de plus de 10 ans peuvent rester consultables en lecture seule. Enfin, prévoyez une formation courte des 18 utilisateurs, 2 heures par profil, et un référent interne.
Mini cas pratique
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Olivier, gérant de la PME, compare sur cinq ans. FileMaker pour 18 utilisateurs à 30 USD de moyenne : environ 6 000 EUR HT par an, plus 3 500 EUR par an de dépannages ponctuels facturés par un freelance, soit 47 500 EUR sur cinq ans, sans résoudre la dépendance. L'application web dans la fourchette moyenne, budgétée à 9 000 EUR, plus la maintenance Standard à 114 EUR par mois (6 840 EUR sur cinq ans) : 15 840 EUR. L'économie atteint environ 31 000 EUR, et les techniciens gagnent un accès mobile au SAV.
FAQ
Peut-on garder FileMaker pendant la transition ?
Oui, et c'est recommandé : 2 à 4 semaines de double fonctionnement permettent de comparer les chiffres avant la bascule définitive.
Que deviennent nos 15 ans d'historique ?
Les 120 000 enregistrements sont repris et nettoyés. Les archives de plus de 10 ans peuvent être placées dans un module en lecture seule pour alléger l'outil.
Faut-il garder les mêmes écrans pour ne pas perturber les équipes ?
Non, mais il faut garder la logique des tâches. Les 25 écrans sont redessinés avec les utilisateurs, ce qui réduit souvent le nombre de clics de 30 à 50 %.
Combien de temps dure la bascule ?
Un week-end suffit dans la plupart des cas : gel de FileMaker le vendredi soir, import final, contrôles, et reprise le lundi matin.
Que se passe-t-il si un champ a été oublié ?
L'ancienne base est conservée en lecture seule pendant 6 mois. Un champ oublié se rajoute et se réimporte en quelques heures.
Parlons de votre projet. Nous auditons votre base FileMaker, cadrons le nouveau modèle de données et planifions la reprise pour une bascule en quelques mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
