Migration Google Workspace vers Microsoft 365 : guide PME Dakar (2026)

Migration Workspace → M365 : pourquoi maintenant ?

Trois raisons poussent les PME Dakar à migrer Google Workspace vers Microsoft 365 en 2026 : (1) recrutements finance/audit qui exigent Excel + Power BI ; (2) tarification Workspace montée de 20 % depuis 2024 ; (3) ERP local (Sage 100, Wuro Compta) avec connecteurs Outlook/Excel natifs mais pas Sheets.

Sur les 14 migrations Workspace → M365 que Kolonell a accompagnées en 18 mois, le planning standard est 6 semaines pour 25-80 boîtes. Voici le runbook complet.

H2 : Planning de référence (6 semaines, 25 boîtes)

Semaine 1 — Audit et préparation. Inventaire users actifs/inactifs, alias, groupes, listes diffusion, calendriers partagés, Drives partagés, permissions externes. Estimation volume Drive (typique : 200-800 GB pour 25 users). Audit MX, SPF, DKIM, DMARC actuels. Choix plan M365 (Business Standard vs Premium). Achat licences pour 30 jours minimum avant cut-over.

Semaine 2 — Setup tenant M365. Création tenant Microsoft 365 admin.microsoft.com, vérification domaine via TXT (sans toucher MX encore). Création des 25 boîtes en mode "à provisionner". Setup Azure AD Connect si besoin sync AD on-prem (PME avec serveur fichier interne). Activation MFA obligatoire. Configuration politiques de conservation Exchange.

Semaine 3 — Migration mailboxes (vague pilote 5 users). MigrationWiz ou BitTitan en mode "delta sync". Étape 1 : sync complète boîtes Gmail → Exchange Online (24-72h selon volume). Étape 2 : sync delta J-1. Étape 3 : test envoi/réception. Pièges : labels Gmail → folders Outlook (mapping), starred → flagged, filters → rules Outlook (à recréer manuellement souvent).

Semaine 4 — Migration mailboxes (vague principale 20 users) + Drive. Même process MigrationWiz. En parallèle : migration Google Drive → OneDrive/SharePoint via Mover.io (gratuit Microsoft) ou ShareGate. Pièges Drive : permissions partagées externes (à recréer), liens publics (cassent), Google Docs natifs (converties en .docx, perte mise en forme avancée 5-10 %).

Semaine 5 — Cut-over MX + agendas + formation. Vendredi soir : bascule MX records Workspace → M365 (TTL 300s 48h avant pour transition douce). Samedi : sync delta finale mailboxes. Lundi : migration agendas via CalendarSync ou export ICS. Formation users 2h × 5 sessions de 5 users. Vidéos courtes Outlook/Teams/OneDrive en wolof/français.

Semaine 6 — Hypercare + décommissionnement. Support intensif 7j/7 (questions Outlook, mobiles, sync). Vérification tickets <24h. Décommissionnement Workspace en mode lecture seule pendant 30 jours (récupération d'archive si besoin), puis suppression. Désabonnement Workspace.

H2 : Coûts détaillés pour 25 users

Total année 1 : 7,8 à 10,5 M FCFA. À partir année 2 : 2,3 M FCFA/an récurrent.

H2 : Les 8 pièges à éviter absolument

• MX trop tôt. Ne JAMAIS basculer MX avant sync mailbox 95%+ complète. Sinon 48h de perte de mails.
• Alias non re-créés. Workspace alias multiples → M365 doit les re-créer manuellement (admin center > users > aliases). Oubli = mails rejetés.
• Permissions Drive partagées externes. Mover.io ne migre pas les permissions externes (clients, prestataires). À re-créer dans SharePoint.
• Mobile devices. Les utilisateurs ne savent pas re-configurer leur app mail Android/iPhone. Prévoir QR code de profile + vidéo 2 min + hotline.
• Filters Gmail vs Rules Outlook. Pas de migration native. Export filters Gmail XML + re-saisie manuelle ou script PowerShell.
• Boîtes partagées. Workspace "shared mailbox" et M365 "shared mailbox" sont conceptuellement proches mais pas identiques (M365 nécessite licence E3 pour archivage avancé).
• Listes de diffusion. Workspace Groups → M365 Distribution Lists ou Microsoft 365 Groups (Teams). Choix structurant à anticiper.
• Données 2FA Google Authenticator. Les TOTP secrets ne se migrent pas. Re-onboarder MFA Microsoft Authenticator avec QR code par user.

H2 : Outils recommandés 2026

• MigrationWiz (BitTitan) : standard du marché. 15 USD/boîte. Sync delta, rollback possible.
• CodeTwo Office 365 Migration : alternative moins chère (8-12 USD/boîte).
• Mover.io : Google Drive → OneDrive, gratuit Microsoft.
• ShareGate : enterprise, 6-15 USD/GB, idéal >100 users.
• AvePoint Cloud Migrator : enterprise complexe (gouvernance avancée).
• PowerShell + Exchange Online Management : pour automatisation post-migration (alias, rules, permissions).

H2 : Quand NE PAS migrer

• Équipe <10 personnes très ancrée sur Sheets/Meet : ne pas migrer pour économiser 1 M FCFA/an, coût migration > économies.
• Workflows critiques sur Apps Script Google : Apps Script ne se réécrit pas en Power Automate sans refonte complète.
• ERP/CRM avec connecteur Google uniquement (rare au Sénégal mais existe).

FAQ

Combien de temps de downtime pour les mails ?

Zéro si bien planifié. La bascule MX se fait pendant que les deux suites reçoivent en parallèle (Workspace forwarding vers M365 pendant 24h). Aucun mail perdu si TTL DNS abaissé à 300s 48h avant.

Peut-on garder l'ancienne adresse @gmail-domaine pendant la transition ?

Oui. M365 acceptera tous les mails entrants pendant 30 jours via forwarding Workspace. Délai de grâce confortable.

Faut-il refaire les signatures email de tous les users ?

Non, on les exporte au format HTML depuis Workspace et on les ré-importe Outlook (web ou desktop). Outils : CodeTwo Signatures, Exclaimer Cloud.

Et les chats Google Chat / Spaces ?

Pas migrables nativement. À archiver en HTML/PDF si besoin légal, sinon abandonnés. Teams démarre vide. Prévoir formation Teams spécifique semaine 5.

Combien facture Kolonell une migration 25 users ?

3,2-4,5 M FCFA forfait (incluant audit, setup, migration mailboxes + drive, formation, hypercare 30 jours). Pour 50-100 users : 5,5-9 M FCFA. Devis personnalisé.

Discutons de votre cas

Si vous voulez migrer Google Workspace → Microsoft 365 pour votre PME à Dakar, nous pouvons faire l'audit gratuit et le planning. WhatsApp +221 77 596 93 33.