Le verdict en trois phrases
Pour une PME de négoce technique à Nantes qui vit sur 3 bases Access et 25 classeurs Excel partagés, la migration vers une application web coûte 18 000 à 35 000 EUR HT en 2026, précédée d'un audit de 2 000 à 4 000 EUR. Le projet se livre en 3 mois et supprime environ un jour de ressaisie par semaine, tout en arrêtant les corruptions de fichiers mensuelles. L'hébergement revient ensuite à 50 à 150 EUR par mois, bien moins qu'une heure de données perdues.
Les symptômes qui justifient la migration
Access et Excel ont rendu service pendant quinze ans. Le problème arrive quand cinq personnes ouvrent le même fichier sur un serveur partagé : verrouillages, doublons, formules écrasées, base qui dépasse 2 Go et refuse de s'ouvrir. Le développeur Access d'origine a souvent quitté l'entreprise, et personne n'ose toucher aux macros VBA. Chaque mois, quelqu'un passe une demi-journée à restaurer une sauvegarde et à ressaisir les commandes perdues.
| Étape | Contenu | Coût estimé 2026 (EUR HT) | Durée |
|---|---|---|---|
| Audit de l'existant | Cartographie des 3 bases, 25 classeurs, macros et flux | 2 000 à 4 000 | 1 à 2 semaines |
| Modèle de données unifié | Tables clients, articles, fournisseurs, commandes, prix | 3 000 à 5 000 | 2 semaines |
| Développement des écrans métier | Saisie des commandes, devis, stock, tarifs | 8 000 à 16 000 | 6 à 8 semaines |
| Reprise des données | Nettoyage, dédoublonnage, import de 15 ans d'historique | 3 000 à 6 000 | 2 semaines |
| Droits par profil et historique | Rôles commercial, achats, direction, journal des modifications | 2 000 à 4 000 | 1 semaine |
| Exports et formation | Exports Excel, états imprimables, formation des équipes | 2 000 à 4 000 | 1 semaine |
Le total de développement se situe entre 18 000 et 35 000 EUR selon le nombre d'écrans et la qualité des données d'origine. Des données très hétérogènes (codes articles en double, clients saisis de trois façons) font monter la reprise vers le haut de la fourchette.
Comparer les trois chemins possibles
| Critère | Rester sur Access et Excel | ERP standard du marché | Application web sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 0 EUR | 25 000 à 60 000 EUR | 20 000 à 39 000 EUR (audit inclus) |
| Coût annuel | Temps perdu, environ 15 000 EUR | 6 000 à 18 000 EUR de licences | 600 à 1 800 EUR d'hébergement + maintenance |
| Adapté aux règles de prix spécifiques | Oui, fragile | Paramétrage coûteux | Oui |
| Accès à distance et mobile | Non | Oui | Oui |
| Risque de corruption | Élevé | Faible | Faible |
| Délai de mise en service | Immédiat | 6 à 12 mois | 3 mois |
Un ERP complet se justifie si la PME veut aussi refondre sa comptabilité et sa logistique. Si l'objectif est de fiabiliser les outils actuels sans changer de métier, l'application sur mesure reprend la logique existante, conserve les habitudes des équipes et se branche ensuite au logiciel comptable par export ou API. La maintenance évolutive se chiffre généralement à 2 000 à 4 000 EUR par an.
Mini cas pratique
Thomas dirige une PME de négoce de pièces techniques à Nantes, 14 salariés. Une assistante consacre un jour par semaine à ressaisir les commandes entre Access et Excel, soit 46 jours par an à 230 EUR chargés : 10 600 EUR par an. S'ajoutent environ 4 demi-journées par an d'incidents de corruption pour 3 personnes, soit 1 400 EUR. Son projet coûte 3 000 EUR d'audit et 26 000 EUR de développement, plus 90 EUR par mois d'hébergement. Avec 12 000 EUR de gains annuels, le retour sur investissement arrive en un peu moins de 2 ans et demi, sans compter les erreurs de prix évitées sur les devis.
FAQ
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Combien coûte la migration d'une base Access vers une application web ?
En 2026, comptez 18 000 à 35 000 EUR HT pour une PME avec 3 bases et une vingtaine de classeurs, plus 2 000 à 4 000 EUR d'audit. Une seule base simple peut descendre autour de 10 000 EUR.
Peut-on récupérer tout l'historique des données ?
Oui, la reprise inclut le nettoyage et l'import de l'historique, même sur 15 ans. Les doublons sont traités avant import, ce qui représente 3 000 à 6 000 EUR selon l'état des fichiers.
Les équipes pourront-elles encore exporter vers Excel ?
Oui, les exports Excel sont prévus sur chaque liste. Excel redevient un outil d'analyse, plus jamais la source de vérité.
Où sont hébergées les données ?
Sur un serveur en France ou dans l'Union européenne, pour 50 à 150 EUR par mois avec sauvegarde quotidienne. Les droits par profil et le journal des modifications répondent aux exigences du RGPD.
Quel délai pour basculer sans arrêter l'activité ?
Comptez 3 mois, avec une semaine de fonctionnement en parallèle avant la bascule finale. La bascule se fait souvent un vendredi soir pour une reprise le lundi.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
