Le verdict en trois phrases
Un logiciel de planning et de pointage pour 80 à 400 agents de propreté se maintient pour 15 à 20 % de son coût initial par an, hébergement en plus. Le contrat doit fixer des délais de correction différenciés, de 4 heures pour un pointage bloqué à 72 heures pour un défaut d'affichage, et un budget d'évolutions séparé de la maintenance. Sans ce cadre, chaque changement de convention collective ou de client devient un devis urgent et cher.
Ce que coûte la maintenance, poste par poste
Une entreprise de propreté de Rennes et de sa métropole qui intervient dans des bureaux, des copropriétés, des établissements de santé ou des commerces dépend de son outil chaque matin à 6 h : planning des équipes, pointage géolocalisé ou par badge, remplacements d'absents, heures complémentaires et export vers la paie. Prenons un outil développé pour 45 000 EUR HT.
| Poste | Contenu | Budget annuel (ordre de grandeur 2026) | Budget mensuel |
|---|---|---|---|
| Maintenance corrective | Correction des anomalies, garantie de délai | 3 000 à 4 000 EUR HT | 250 à 335 EUR HT |
| Maintenance préventive | Mises à jour de sécurité, dépendances, sauvegardes testées | 2 000 à 2 500 EUR HT | 165 à 210 EUR HT |
| Maintenance réglementaire | Évolutions de la convention collective de la propreté, paie, DSN | 1 500 à 2 500 EUR HT | 125 à 210 EUR HT |
| Hébergement et supervision | Serveur, base de données, monitoring 24 h sur 24 | 600 à 3 600 EUR HT | 50 à 300 EUR HT |
| Évolutions | 2 à 4 évolutions par an, chiffrées à part | 4 000 à 12 000 EUR HT | 335 à 1 000 EUR HT |
| Total hors évolutions | 7 100 à 12 600 EUR HT | 590 à 1 055 EUR HT |
Les trois premières lignes représentent ensemble 15 à 20 % du coût initial. Les évolutions dépendent de votre activité : un nouveau grand compte avec ses propres contrôles qualité suffit à justifier une évolution.
Les niveaux de service à inscrire au contrat
Le pointage est l'élément critique : si les agents ne peuvent pas pointer à 6 h, vous perdez la preuve de prestation et la paie du mois sera contestée. Le contrat doit classer les incidents par gravité.
| Niveau | Exemple d'incident | Délai de prise en charge | Délai de correction | Fréquence d'intervention |
|---|---|---|---|---|
| Bloquant | Pointage impossible pour tous les agents | 30 minutes, de 5 h à 21 h | 4 heures | Immédiate |
| Majeur | Planning d'un site inaccessible, export paie faux | 2 heures ouvrées | 24 heures | Sous 1 jour |
| Mineur | Rapport mal mis en forme, filtre défaillant | 1 jour ouvré | 72 heures | Lot hebdomadaire |
| Évolution | Nouveau client avec ses propres contrôles qualité | Devis sous 5 jours | Selon planning | 2 à 4 par an |
| Préventif | Mises à jour, test de restauration | Planifié | Non applicable | Mensuel et trimestriel |
Exigez aussi un rapport mensuel des incidents, un test de restauration de sauvegarde chaque trimestre et une pénalité, même symbolique, en cas de dépassement répété du délai bloquant.
Comparer les formules de maintenance
| Formule | Ce qu'elle couvre | Pour quel profil |
|---|---|---|
| Corrective seule | Bugs signalés, sans engagement de délai fort | Moins de 80 agents, peu de sites |
| Corrective + préventive | Bugs avec délais, sécurité, sauvegardes testées | 80 à 200 agents |
| Complète avec forfait d'évolutions | Tout, plus 10 à 20 jours d'évolution par an | 200 à 400 agents, plusieurs grands comptes |
| Régie | Paiement au temps passé | Projets stables, rarement modifiés |
Kolonell propose trois niveaux de maintenance à 25 000, 50 000 et 75 000 FCFA par mois (38, 76 et 115 EUR), adaptés aux applications qu'elle a développées ; les évolutions sont chiffrées à part avant travaux.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Exemple type : Sophie, directrice d'une entreprise de propreté rennaise de 220 agents sur 140 sites, a fait développer son outil pour 52 000 EUR HT. Elle budgète 17 % de maintenance, soit 8 840 EUR HT par an, 150 EUR d'hébergement mensuel, soit 1 800 EUR, et 3 évolutions à 3 000 EUR, soit 9 000 EUR. Total : 19 640 EUR HT par an, environ 1 640 EUR par mois.
En face, l'outil évite 2 jours par mois de ressaisie des pointages par la gestionnaire paie, environ 4 800 EUR par an, et les litiges sur 0,5 % des heures facturées, soit environ 15 000 EUR sur un chiffre d'affaires de 3 millions. Le gain couvre le budget de maintenance.
FAQ
Quel pourcentage prévoir pour la maintenance d'un logiciel ?
Comptez 15 à 20 % du coût initial par an pour la maintenance corrective, préventive et réglementaire. Les évolutions s'ajoutent, typiquement 4 000 à 12 000 EUR HT par an pour 2 à 4 évolutions.
Quel délai de correction exiger pour le pointage ?
Quatre heures maximum pour un blocage général, avec prise en charge dès 5 h du matin. Au-delà, vous perdez la traçabilité de la prestation pour une journée entière.
Combien coûte l'hébergement ?
De 50 à 300 EUR HT par mois selon le nombre d'agents, la redondance et la supervision. Pour 400 agents qui pointent sur mobile, prévoyez plutôt le haut de la fourchette.
Que se passe-t-il si la convention collective change ?
La maintenance réglementaire doit couvrir les changements de règles de paie et de majorations. Prévoyez 1 500 à 2 500 EUR HT par an pour ce poste.
Peut-on changer de prestataire de maintenance ?
Oui si vous détenez le code source, la documentation et les accès d'hébergement. Une reprise par un nouveau prestataire coûte en général 3 à 8 jours d'audit.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous le nombre d'agents, de sites et les incidents des 12 derniers mois, nous proposons un contrat de maintenance avec niveaux de service et budget mensuel. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
