Le verdict en trois phrases
Pour un traiteur ou une société de restauration collective lyonnaise qui sert 2 000 à 15 000 repas par jour, un logiciel du marché (300 à 1 500 € par mois) couvre correctement les fiches techniques et les menus si vos sites clients commandent de façon standard. Un logiciel sur mesure (45 000 à 90 000 € HT, 4 à 6 mois) se justifie quand vos commandes, votre production en liaison froide et votre traçabilité HACCP se gèrent encore entre Excel, mails et classeurs. Le critère décisif reste le gaspillage : chaque point gagné sur 10 à 15 % d'achats perdus vaut souvent plus que le prix du logiciel.
Ce que coûtent les tableurs dans une cuisine centrale
En restauration collective, la marge se joue au gramme près. Les sociétés de la métropole de Lyon (cuisines centrales de Vénissieux, Saint-Priest, Villeurbanne) servent écoles, EHPAD, cliniques et restaurants d'entreprise, chacun avec ses régimes, ses effectifs variables et ses obligations EGalim : 50 % de produits durables et de qualité en valeur d'achat, dont 20 % de bio.
| Indicateur (cuisine de 6 000 repas par jour) | Excel, mails, classeurs | Logiciel bien déployé |
|---|---|---|
| Gaspillage sur achats | 10 à 15 % | 6 à 9 % |
| Écart entre commandes et repas servis | 8 à 12 % | 2 à 4 % |
| Temps de calcul des besoins de production | 2 à 3 h par jour | 20 à 30 min par jour |
| Fiches allergènes à jour (14 allergènes INCO) | 60 à 80 % | 100 %, générées automatiquement |
| Suivi de la part EGalim | Calcul trimestriel manuel | Tableau de bord en continu |
| Préparation d'un contrôle DDPP | 2 à 4 jours | Quelques heures |
| Coût matière par repas | Estimé | Calculé par recette et par site |
Avec un coût matière moyen de 2,20 € par repas, 6 000 repas par jour sur 220 jours représentent 2,9 millions d'euros d'achats. À 12 % de gaspillage, la perte atteint 348 000 € par an.
Logiciel du marché ou sur mesure : le comparatif 2026
| Critère | Logiciel de restauration du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 3 000 à 15 000 € HT de paramétrage et reprise des recettes | 45 000 à 90 000 € HT |
| Coût récurrent | 300 à 1 500 € par mois selon le nombre de sites | 7 000 à 14 000 € HT par an |
| Coût sur 5 ans | 21 000 à 105 000 € HT | 80 000 à 160 000 € HT |
| Délai de mise en service | 1 à 3 mois | 4 à 6 mois |
| Fiches techniques et grammages | Complètes | Complètes, adaptées à vos tranches d'âge et régimes |
| Portail de commande des sites clients | Basique ou en option | Sur vos règles : J-3, régimes, ajustements la veille |
| Production liaison froide ou chaude | Générique | Plans de production, étiquettes DLC, tournées |
| Traçabilité HACCP | Relevés manuels saisis | Lots, températures, sondes connectées, rappels |
| Reporting EGalim par client | Export à retraiter | Rapport par site et par contrat public |
Le logiciel du marché reste moins cher sur 5 ans. Le sur mesure se rentabilise par la baisse du gaspillage et par la capacité à répondre aux appels d'offres publics avec un reporting EGalim propre.
Les modules et leur budget
| Module | Contenu | Budget indicatif 2026 |
|---|---|---|
| Recettes et fiches techniques | Grammages, coût matière, valeurs nutritionnelles | 8 000 à 14 000 € HT |
| Allergènes et régimes | 14 allergènes, sans porc, mixé, diabétique | 4 000 à 8 000 € HT |
| Portail de commande clients | Effectifs, menus, modifications, validation | 8 000 à 16 000 € HT |
| Production et achats | Besoins nets, bons de commande fournisseurs, stocks | 10 000 à 18 000 € HT |
| Traçabilité HACCP | Lots, DLC, températures, non-conformités | 7 000 à 14 000 € HT |
| Reporting EGalim et gaspillage | Part durable et bio, pesées des retours | 5 000 à 12 000 € HT |
| Facturation par site | Prix par repas, avenants, export comptable | 3 000 à 8 000 € HT |
Un premier lot autour de 45 000 € HT réunit généralement recettes, allergènes, portail de commande et production.
Mini cas pratique
Nathalie, directrice générale d'une société de restauration collective à Villeurbanne, sert 6 000 repas par jour à 85 sites (écoles, EHPAD, entreprises). Ses achats annuels atteignent 2,9 millions d'euros, avec environ 12 % de gaspillage.
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- Logiciel sur mesure : 72 000 € HT, plus 10 000 € HT par an.
- Objectif : passer de 12 à 8 % de gaspillage grâce aux commandes ajustées la veille et aux grammages respectés, soit 4 points sur 2,9 millions, donc 116 000 € par an.
- Gain de temps : 2 heures par jour de calcul de production en moins pour la cheffe de production, soit 440 heures par an.
Le projet est amorti en environ 8 mois. Il facilite aussi la réponse aux marchés publics où le reporting EGalim pèse dans la note.
FAQ
Quel budget prévoir pour un logiciel de restauration collective ?
Comptez 300 à 1 500 € par mois pour un logiciel du marché, et 45 000 à 90 000 € HT pour un logiciel sur mesure. Le sur mesure se justifie surtout au-delà de 3 000 repas par jour.
Le logiciel calcule-t-il automatiquement la part EGalim ?
Oui, si chaque produit acheté porte son label (bio, Label Rouge, AOP, HVE). Le tableau de bord affiche alors en continu le pourcentage de produits durables, objectif 50 %, et de bio, objectif 20 %.
Comment gérer les allergènes sur des centaines de recettes ?
Chaque ingrédient porte ses allergènes une seule fois, et chaque recette les hérite automatiquement. Une modification de fournisseur met ainsi à jour toutes les fiches concernées en quelques secondes.
Peut-on connecter des sondes de température ?
Oui, les sondes connectées de chambres froides et de cellules de refroidissement remontent leurs relevés toutes les 5 à 15 minutes. Comptez 3 000 à 6 000 € HT d'intégration selon le matériel.
Combien de temps pour reprendre nos recettes existantes ?
L'import de 500 à 1 500 fiches recettes depuis Excel prend 3 à 6 semaines, contrôle des grammages compris. C'est l'étape la plus sous-estimée du projet.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de repas, votre nombre de sites clients et vos outils actuels : nous chiffrons un logiciel sur mesure entre 45 000 et 90 000 € HT, livré en 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
