Le verdict en trois phrases
Pour une société lyonnaise d'archivage qui gère 180 000 boîtes pour 300 clients, un logiciel métier sur mesure coûte entre 40 000 et 80 000 EUR HT, livré en 4 à 6 mois. Il trace chaque boîte par code-barres, applique les durées de conservation par typologie et ouvre un portail client de commande de consultations et de destructions. Pour stocker des archives publiques, l'agrément du SIAF impose en plus une traçabilité et une sécurité documentées que le logiciel doit prouver.
Les modules indispensables d'un logiciel de tiers archiveur
Le cœur du métier est la localisation : savoir à tout instant où se trouve une boîte (allée, travée, niveau), qui l'a sortie et quand elle revient. Viennent ensuite la facturation, souvent complexe (stockage mensuel, manutention, transport, destruction), et le respect des durées légales.
| Module | Fonction | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|
| Inventaire et emplacements | Code-barres boîte et emplacement, plan d'entrepôt | 7 000 à 14 000 EUR HT |
| Mouvements | Entrées, sorties, retours, scan sur terminal mobile | 5 000 à 10 000 EUR HT |
| Durées de conservation | Règles par typologie, alertes d'échéance, gel juridique | 5 000 à 9 000 EUR HT |
| Portail client | Commande de consultation, numérisation à la demande, inventaire en ligne | 8 000 à 16 000 EUR HT |
| Destructions certifiées | Validation client, bordereau, certificat de destruction | 3 000 à 6 000 EUR HT |
| Facturation | Stockage, manutention, transport, export comptable | 6 000 à 12 000 EUR HT |
| Journal d'audit | Traçabilité inaltérable des accès et des mouvements | 3 000 à 6 000 EUR HT |
| Reprise de l'existant | Import de 180 000 boîtes depuis tableurs ou ancien logiciel | 3 000 à 7 000 EUR HT |
Durées de conservation : ce que le logiciel doit appliquer
Les règles varient selon la nature du document. Le logiciel associe chaque boîte à une typologie et calcule la date de destruction possible, toujours soumise à validation du client.
| Typologie de documents | Durée indicative | Source |
|---|---|---|
| Pièces comptables | 10 ans | Code de commerce |
| Documents fiscaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code civil, prescription |
| Dossiers du personnel | 5 ans après départ, recommandation usuelle | Pratique RH |
| Archives publiques | Selon tableau de gestion, visa du service d'archives | Code du patrimoine |
Pour les archives publiques, le stockage chez un prestataire suppose l'agrément délivré par le ministère de la Culture après avis du SIAF. Le dossier exige notamment une description des procédures de traçabilité, de sécurité et de communication des documents : un logiciel avec journal d'audit facilite fortement l'instruction.
Sur mesure ou progiciel spécialisé
| Critère | Progiciel d'archivage | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 15 000 à 35 000 EUR | 40 000 à 80 000 EUR HT |
| Coût annuel | 12 000 à 25 000 EUR de licences | 5 000 à 9 000 EUR de maintenance |
| Facturation | Grille standard | Vos tarifs et contrats exacts |
| Portail client | Souvent générique | À vos couleurs, avec numérisation à la demande |
| Coût sur 5 ans | 75 000 à 160 000 EUR | 65 000 à 125 000 EUR |
Mini cas pratique
François, dirigeant d'une société d'archivage physique et numérique à Lyon, emploie 14 personnes. Son équipe consacre 3 heures par jour à rechercher des boîtes mal localisées et 4 jours par mois à préparer la facturation à partir de tableurs.
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Le logiciel coûte 62 000 EUR HT et 7 000 EUR par an de maintenance. Les recherches tombent à 30 minutes par jour, soit environ 550 heures récupérées par an. La facturation passe à une demi-journée, soit 40 jours économisés par an, environ 280 heures. À 35 EUR de l'heure, le gain atteint 29 000 EUR par an. En récupérant aussi 2 % de prestations oubliées sur 900 000 EUR de chiffre d'affaires, soit 18 000 EUR, le projet est amorti en moins de 18 mois.
FAQ
Combien coûte un logiciel de tiers archiveur sur mesure à Lyon ?
Comptez 40 000 à 80 000 EUR HT selon le portail client, la facturation et la reprise de l'existant. La maintenance représente 5 000 à 9 000 EUR par an.
Le logiciel gère-t-il les durées de conservation légales ?
Oui, chaque boîte est associée à une typologie avec sa durée, par exemple 10 ans pour les pièces comptables. Le logiciel alerte à l'échéance mais la destruction reste validée par le client.
Peut-il aider à obtenir l'agrément pour les archives publiques ?
Il fournit la traçabilité, le journal d'audit et les procédures documentées exigées par le dossier. L'agrément reste délivré après instruction, comptez plusieurs mois de démarches.
Faut-il changer nos étiquettes existantes ?
Pas forcément : le logiciel peut lire les codes-barres existants si leur format est unique. Sinon, un réétiquetage de 180 000 boîtes prend 6 à 10 semaines en parallèle de l'activité.
Quel délai pour la mise en service ?
Entre 4 et 6 mois, dont 3 à 4 semaines de reprise des données et de tests en entrepôt.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
