Le verdict en trois phrases
Dans un cabinet d'architecture bordelais de 18 personnes, la marge ne se perd pas sur le projet entier mais sur deux ou trois phases de mission précises, le plus souvent l'APD et la DET. Un suivi des temps passés par phase, saisi chaque semaine et comparé au forfait d'honoraires de chaque phase, fait apparaître le dépassement dès 80 % du budget consommé, quand il est encore temps d'agir. Les logiciels de gestion pour architectes coûtent de 30 à 60 € HT par utilisateur et par mois ; un outil sur mesure se justifie quand vos phases, vos co-traitances et vos avenants sortent des cases standard.
Pourquoi les phases ESQ à DET dérapent
La répartition des honoraires par élément de mission suit en général des pourcentages négociés avec le maître d'ouvrage. Le problème est que le cabinet chiffre ses honoraires par phase, mais suit ses temps par projet global, voire pas du tout. Résultat : on découvre à la réception que le projet a coûté 30 % de plus que prévu, sans savoir où.
| Phase | Part type des honoraires | Dépassement fréquent observé | Cause principale |
|---|---|---|---|
| ESQ (esquisse) | 5 à 8 % | 10 à 30 % | Variantes demandées par le client |
| APS | 10 à 12 % | 10 à 20 % | Itérations sur le programme |
| APD | 15 à 18 % | 20 à 40 % | Arbitrages budgétaires, dépôt du permis |
| PRO | 15 à 20 % | 10 à 25 % | Coordination des bureaux d'études |
| ACT (consultation) | 5 à 8 % | 5 à 15 % | Lots infructueux à relancer |
| DET (chantier) | 20 à 25 % | 25 à 50 % | Retards entreprises, réunions supplémentaires |
| AOR (réception) | 3 à 5 % | 30 à 80 % | Levée des réserves qui s'éternise |
Ces pourcentages sont des ordres de grandeur 2026 observés en maîtrise d'œuvre privée et publique ; ils varient selon la complexité de l'ouvrage. L'intérêt du logiciel est de remplacer ces moyennes par vos propres chiffres, projet par projet.
Ce que le logiciel doit faire
- Saisie hebdomadaire en moins de 5 minutes : chaque collaborateur choisit projet, phase et heures, depuis son poste ou son téléphone. Au-delà de 5 minutes, la saisie n'est plus faite.
- Budget en heures par phase : le forfait d'honoraires de la phase divisé par un taux horaire moyen chargé (souvent 65 à 95 € HT à Bordeaux) donne un budget d'heures.
- Alertes à 80 % et 100 % : l'associé responsable reçoit un message quand une phase approche de son budget.
- Avenants et missions complémentaires : un avenant ajoute du budget à une phase, il ne doit pas être noyé dans le global.
- Tableau de bord du lundi : marge par projet, phases en dépassement, heures non affectées.
Prix 2026 : logiciel du marché ou sur mesure
| Option | Coût pour 18 utilisateurs | Délai | Adapté si |
|---|---|---|---|
| Tableur partagé | Gratuit, 2 à 4 h d'administration par semaine | Immédiat | Moins de 8 personnes |
| Logiciel de gestion pour architectes (SaaS) | 30 à 60 € HT par utilisateur et par mois, soit 6 480 à 12 960 € HT par an | 1 à 2 mois | Processus standard, peu de co-traitance |
| ERP de bureau d'études généraliste | 15 000 à 40 000 € HT + abonnement | 4 à 8 mois | Cabinet de plus de 50 personnes |
| Sur mesure, marché local | 20 000 à 50 000 € HT | 3 à 5 mois | Phases et refacturations spécifiques |
| Sur mesure Kolonell | Application simple 3 810 à 6 100 EUR, moyenne 6 100 à 10 670 EUR | 6 à 12 semaines | Besoin ciblé : temps, budget par phase, alertes |
Le sur mesure se justifie quand vous travaillez en groupement avec des bureaux d'études, quand vous facturez des missions OPC ou de synthèse en plus, ou quand vous voulez connecter le suivi à votre facturation existante. Sinon, un SaaS du marché bien paramétré suffit souvent.
Mini cas pratique
Hélène, associée gérante d'un cabinet de 18 personnes à Bordeaux, réalise 1,6 million d'euros HT d'honoraires par an. Sa marge nette tourne autour de 6 %. Un audit des temps sur 12 projets montre que la DET dépasse en moyenne de 35 % et l'APD de 25 %.
- Honoraires DET et APD représentent environ 40 % du chiffre, soit 640 000 € HT.
- Un dépassement moyen de 30 % sur ces phases représente environ 190 000 € de temps non facturé.
- Si les alertes permettent de réduire ce dépassement d'un tiers (avenants négociés à temps, réunions de chantier mieux cadrées), le gain est de 63 000 € par an.
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Avec un outil sur mesure de complexité moyenne et une maintenance de 114 EUR par mois, l'investissement est rentabilisé en quelques mois. La marge passe de 6 % à près de 10 %.
FAQ
Les collaborateurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
Oui si la saisie prend moins de 5 minutes par semaine et si un rappel automatique part le vendredi. Les cabinets qui atteignent 95 % de saisie le doivent surtout à la règle « pas de saisie, pas de validation des congés ».
Comment fixer le budget d'heures d'une phase ?
Divisez le montant d'honoraires de la phase par votre taux horaire moyen chargé, souvent 65 à 95 € HT. Une phase APD de 18 000 € HT à 75 € donne 240 heures.
Faut-il suivre les temps des stagiaires et apprentis ?
Oui, avec un coût horaire différent. Sinon un projet paraît rentable alors qu'il consomme 300 heures d'apprentis non valorisées.
Peut-on relier le logiciel à la facturation ?
Oui, l'avancement par phase peut générer les situations d'honoraires à facturer. Le connecteur avec votre outil comptable se chiffre lors du cadrage.
Combien de temps avant d'avoir des chiffres fiables ?
Comptez 8 à 12 semaines de saisie pour obtenir des ratios exploitables sur vos phases, et un an pour comparer des projets complets.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous vos phases de mission, la taille de votre équipe et vos outils actuels : nous cadrons un suivi des temps opérationnel en quelques semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
