Le verdict en trois phrases
Face aux grands réseaux, un syndic indépendant ne gagne pas sur le prix mais sur la réactivité visible : un copropriétaire qui suit son sinistre en ligne et vote en AG depuis son canapé ne change pas de syndic. Pour 180 immeubles et 9 gestionnaires, gardez votre logiciel de comptabilité de copropriété (1 à 2 € par lot et par mois) et ajoutez une couche sur mesure de 50 000 à 100 000 € HT : extranet, AG hybrides avec vote électronique, interventions et sinistres. Comptez 6 mois de projet, à lancer hors saison des assemblées.
Ce que la loi impose et ce qui fait la différence
Depuis la loi ALUR, l'extranet copropriétaires est obligatoire pour les syndics professionnels, avec un minimum de documents (règlement de copropriété, procès verbaux, contrats, carnet d'entretien). Le décret de 2019 et les textes suivants autorisent la participation à distance et le vote par correspondance. Le minimum légal ne distingue personne : c'est l'usage qui fidélise.
| Fonction | Logiciel de syndic du marché | Couche sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Comptabilité de copropriété, appels de fonds | Oui, cœur du produit | Non, lecture des soldes et appels |
| Extranet ALUR (documents obligatoires) | Oui, interface basique | Extranet mobile, recherche, alertes par immeuble |
| AG hybrides (présentiel et visio) | Module tiers ou absent | Visio intégrée, émargement, quorum en direct |
| Vote électronique et par correspondance | Formulaire papier ou option payante | Vote sécurisé par résolution, calcul des tantièmes automatique |
| Gestion des sinistres | Fiche interne | Déclaration par photo, suivi assureur, notification des occupants |
| Interventions et prestataires | Ordre de service simple | Bons d'intervention, photos avant et après, notation |
| Prix indicatif 2026 | 1 à 2 € par lot et par mois | 50 000 à 100 000 € HT puis 600 à 1 200 € par mois |
Le vote électronique doit calculer correctement les majorités (article 24, 25, 26 de la loi de 1965) en tantièmes généraux ou spéciaux. C'est là que la plupart des outils génériques échouent.
Budget par niveau de périmètre
Avec une moyenne de 36 lots par immeuble, le cabinet gère environ 6 500 lots. Le logiciel de comptabilité représente donc 6 500 × 1,5 € × 12 = 117 000 € par an, qui restent en place.
| Niveau | Périmètre | Prix indicatif 2026 | Délai |
|---|---|---|---|
| Socle | Extranet mobile, documents ALUR, appels de fonds visibles | 50 000 à 60 000 € HT | 4 mois |
| AG | + convocations électroniques, visio, vote, procès verbal généré | 65 000 à 80 000 € HT | 5 mois |
| Complet | + sinistres, interventions, espace conseil syndical, statistiques | 85 000 à 100 000 € HT | 6 mois |
| Maintenance et hébergement | Serveurs en France, sauvegardes, support | 600 à 1 200 € par mois | Continu |
| Économie d'envois postaux (estimation) | Convocations et PV recommandés | 15 000 à 25 000 € par an | Dès la première saison |
Les convocations par lettre recommandée électronique, acceptées par le copropriétaire, coûtent environ 3 à 4 € contre 7 à 9 € en recommandé papier, ce qui compte sur 6 500 lots.
Planning et adoption
Le projet se lance en septembre pour être prêt avant la saison des AG de mars à juin. Un pilote sur 15 immeubles volontaires, souvent ceux dont le conseil syndical est le plus actif, valide le vote électronique sur une vraie assemblée. Les données sont hébergées en France, avec authentification forte et horodatage des votes pour faire face à toute contestation.
Mini cas pratique
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Sophie, dirigeante d'un syndic indépendant à Montpellier, gère 180 immeubles avec 9 gestionnaires. Chaque AG lui coûte en moyenne 6 heures de préparation et de rédaction du procès verbal ; l'outil en économise 3, soit 180 × 3 = 540 heures par an, valorisées à 45 € de coût horaire : 24 300 €. Les envois électroniques économisent environ 20 000 € de recommandés. Surtout, mettre en avant l'extranet et le vote en ligne lui permet de remporter 12 immeubles supplémentaires de 36 lots en moyenne, soit 432 lots à 200 € HT d'honoraires annuels : 86 400 €. Total : 130 700 € par an pour un niveau Complet à 92 000 € HT, rentabilisé en moins de 9 mois.
FAQ
Le vote électronique est-il juridiquement valable ?
Oui, la participation à distance et le vote par correspondance sont prévus par les textes depuis 2019 et 2020. L'outil horodate chaque vote, calcule les majorités en tantièmes et génère un procès verbal conforme, notifié dans le délai d'un mois.
Faut-il changer de logiciel de comptabilité de copropriété ?
Non, la couche sur mesure lit les données comptables par export ou API. Les 9 gestionnaires et la comptable conservent leur outil, et aucune ressaisie n'est nécessaire.
Les copropriétaires âgés pourront-ils voter ?
L'AG hybride garde le présentiel. Les copropriétaires peuvent voter en salle, à distance ou par formulaire avant la séance, et le quorum consolide les 3 canaux en direct.
Combien de temps pour traiter un sinistre avec l'outil ?
La déclaration par photo prend 2 minutes à l'occupant, et le gestionnaire transmet le dossier à l'assureur le jour même. Les cabinets équipés observent des délais de prise en charge réduits de 30 à 40 %.
Peut-on commencer par l'extranet seul ?
Oui, le niveau Socle à 50 000 à 60 000 € HT pose les fondations. Les modules AG et sinistres s'ajoutent ensuite sans refonte, pour 20 000 à 40 000 € HT chacun.
Parlons de votre projet. Nous cadrons avec vous le périmètre (extranet, AG hybrides et vote électronique, sinistres), un budget indicatif de 50 000 à 100 000 € HT et un planning de 6 mois calé avant votre saison d'AG. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
