Le verdict en trois phrases
Un cabinet qui gère 110 copropriétés et 1 400 lots en gestion locative à Montpellier avec trois logiciels séparés paie deux fois la saisie et trois fois les licences, environ 1 200 € par mois. Une plateforme unifiée sur mesure coûte en ordre de grandeur 2026 de 55 000 à 95 000 € HT, avec répartition des charges, AG à distance et vote électronique, quittances, révisions IRL et portail propriétaires. La décision se joue sur la durée : licences cumulées sur 7 ans, temps de saisie économisé et capacité à absorber de nouveaux mandats sans recruter.
Pourquoi trois licences finissent par coûter plus cher qu'un outil unique
Le gérant type utilise un logiciel de syndic, un logiciel de gestion locative et un outil d'AG en ligne. Le copropriétaire bailleur, fréquent à Montpellier avec la forte demande étudiante, existe donc dans deux bases, et chaque appel de fonds ou régularisation de charges récupérables doit être reporté à la main côté location.
| Poste | Situation actuelle | Avec une plateforme unifiée | Écart annuel (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|---|
| Licences logicielles | 3 abonnements, environ 1 200 € par mois | Hébergement et maintenance sur devis | 14 400 € de licences supprimées |
| Double saisie bailleurs copropriétaires | 6 h par semaine | 0,5 h par semaine | 280 h libérées |
| Régularisation des charges récupérables | Export puis ressaisie | Calcul automatique par lot | 3 semaines gagnées par exercice |
| Convocations et PV d'AG | Courrier recommandé et papier | Lettre recommandée électronique et vote en ligne | 4 à 6 € économisés par convocation |
| Révision IRL des loyers | Rappel manuel trimestriel | Calcul et avis automatiques | 0 oubli de révision |
| Questions des propriétaires | Appels et e-mails | Portail avec documents et comptes | 30 à 40 % d'appels en moins |
Le périmètre fonctionnel, module par module
La loi impose des règles précises : répartition par tantièmes et clés de charges spéciales (ascenseur, chauffage), comptabilité de copropriété normée, convocations dans les délais légaux, vote par correspondance ou à distance, révision du loyer selon l'IRL publié par l'INSEE. Le logiciel doit les intégrer nativement.
| Module | Fonctions clés | Part du budget | Délai |
|---|---|---|---|
| Socle immeubles, lots, tiers | Copropriétés, lots, tantièmes, propriétaires, locataires | 15 % | 5 semaines |
| Comptabilité copropriété | Budget, appels de fonds, clés de répartition, annexes | 25 % | 8 semaines |
| Gestion locative | Baux, quittances, IRL, dépôts de garantie, CRG | 20 % | 6 semaines |
| Assemblées générales | Convocation électronique, vote à distance, PV | 15 % | 5 semaines |
| Portail propriétaires et locataires | Documents, comptes, incidents | 15 % | 5 semaines |
| Reprise des 3 bases | Migration, rapprochement, contrôles | 10 % | 4 semaines |
Le délai de 8 mois inclut un exercice de test sur 10 copropriétés pilotes avant la bascule complète. La reprise de données est le point le plus délicat : soldes, historiques de charges et baux en cours doivent être rapprochés au centime près.
Mini cas pratique
Sophie Marchand, gérante d'un cabinet à Montpellier, chiffre sa situation sur 7 ans avec un projet à 75 000 € HT.
- Licences actuelles sur 7 ans : 1 200 x 12 x 7 = 100 800 €.
- Double saisie : 280 h par an x 35 € de coût horaire chargé = 9 800 € par an, soit 68 600 € sur 7 ans.
- Convocations d'AG : 110 AG x 30 copropriétaires en moyenne x 5 € économisés = 16 500 € par an, environ 115 000 € sur 7 ans si la majorité accepte l'envoi électronique.
En retenant seulement les licences et la double saisie, l'économie sur 7 ans dépasse 169 000 € pour un investissement de 75 000 € HT, à comparer avec la maintenance annuelle qui reste à chiffrer sur devis. Le cabinet peut surtout prendre 20 copropriétés de plus sans embaucher un gestionnaire.
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FAQ
Le vote électronique en AG est-il légal ?
Oui, la participation et le vote à distance sont prévus par les textes depuis la réforme de 2019 et 2020, à condition que l'AG l'ait autorisé et que l'outil garantisse l'identification. La décision se prend une fois, puis s'applique aux AG suivantes.
Peut-on reprendre les données des trois logiciels actuels ?
Oui, la migration représente environ 10 % du budget et 4 semaines. Les exports sont rapprochés et contrôlés sur 10 copropriétés pilotes avant la bascule.
La révision IRL est-elle automatique ?
Le logiciel récupère l'indice trimestriel, calcule le nouveau loyer à la date anniversaire et génère l'avis au locataire. Sur 1 400 lots, cela représente environ 115 révisions par mois.
Que deviennent nos données si nous changeons de prestataire ?
Le code et la base vous appartiennent. Vous pouvez faire évoluer l'outil avec un autre prestataire, ce qui n'est jamais possible avec une licence.
Combien de temps pour former l'équipe ?
Comptez 2 jours par gestionnaire et une demi-journée pour les comptables, pendant l'exercice pilote.
Voir aussi notre article sur le logiciel pour une chaîne de salles de fitness à Paris et notre offre d'applications web sur mesure.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
