Le verdict en trois phrases
Pour un cabinet lyonnais de 2 800 lots et 90 copropriétés, la facturation au lot des logiciels de syndic pèse 50 000 à 100 000 EUR par an, une somme qui grossit à chaque mandat gagné. Le sur mesure à 60 000-130 000 EUR HT devient rentable entre 18 et 36 mois, à condition de couvrir les obligations ALUR (extranet, fiche synthétique, compte séparé) dès la première version. Le levier opérationnel le plus visible est l'extranet copropriétaires, qui supprime environ 30 % des appels entrants.
Le coût réel de la licence au lot
Les éditeurs de logiciels de syndic et d'administration de biens facturent en 2026 entre 1,5 et 3 EUR par lot et par mois selon les modules (comptabilité mandant, extranet, AG en ligne, GED). Le modèle est confortable à 500 lots, coûteux à 2 800.
| Poste (ordre de grandeur 2026) | Logiciel du marché | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Licences (2 800 lots) | 50 400 à 100 800 EUR HT par an | 0 EUR |
| Module AG en ligne et vote électronique | 3 000 à 8 000 EUR HT par an | Inclus |
| Développement initial | 0 EUR | 60 000 à 130 000 EUR HT |
| Hébergement en France et sauvegardes | Inclus | 4 800 à 9 600 EUR HT par an |
| Maintenance et évolutions réglementaires | Incluse | 10 000 à 18 000 EUR HT par an |
| Coût cumulé sur 5 ans | 267 000 à 544 000 EUR HT | 134 000 à 268 000 EUR HT |
| Coût marginal d'un nouveau lot | 18 à 36 EUR par an | Quasi nul |
À ce volume, l'écart sur cinq ans dépasse 130 000 EUR dans l'hypothèse basse. Il se creuse encore si le cabinet vise 4 000 lots.
Ce que la loi ALUR impose et ce que l'extranet change
Un syndic professionnel doit mettre à disposition un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents de la copropriété, tenir un compte bancaire séparé par immeuble et produire la fiche synthétique. Ces exigences structurent le cahier des charges.
| Fonction | Obligation ou gain | Effet mesurable |
|---|---|---|
| Extranet copropriétaires | Obligation ALUR | 30 % d'appels entrants en moins |
| AG en ligne avec vote électronique | Autorisé depuis 2019 | Quorum en hausse de 15 à 25 points |
| Appels de fonds automatisés | Gain de productivité | 2 à 3 jours de gestionnaire par trimestre |
| Relances d'impayés graduées | Gain de trésorerie | Impayés réduits de 20 à 35 % |
| Fiche synthétique générée | Obligation ALUR | 1 heure gagnée par mutation |
| Suivi des sinistres et prestataires | Qualité de service | Délai moyen de traitement divisé par 2 |
| Gestion locative avec quittancement | Activité connexe | 1 gestionnaire pour 450 à 600 lots |
Le sur mesure permet aussi de connecter l'outil à votre banque pour le rapprochement automatique des comptes séparés, et à votre site pour la prise de mandats.
Mini cas pratique
Thomas, gérant d'un cabinet de syndic dans le 6e arrondissement de Lyon, gère 2 800 lots avec 7 gestionnaires de copropriété. Son équipe reçoit environ 1 400 appels par mois, dont la majorité porte sur des documents ou des soldes de compte.
- Licences actuelles : 2,2 EUR par lot et par mois, soit 73 900 EUR HT par an.
- Développement sur mesure : 95 000 EUR HT, puis 22 000 EUR HT par an d'hébergement et maintenance.
- Économie annuelle de licences : 51 900 EUR HT.
- Appels évités avec l'extranet : 30 % de 1 400, soit 420 appels de 6 minutes, 42 heures par mois libérées.
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Le projet est amorti en 22 mois sur les seules licences, sans compter le temps de gestionnaire récupéré.
FAQ
Combien de temps faut-il pour migrer depuis notre logiciel actuel ?
Comptez 5 à 8 mois au total, dont 6 à 8 semaines de reprise des données comptables. La bascule se fait en début d'exercice pour limiter les doubles saisies.
Le logiciel gère-t-il la comptabilité de copropriété réglementaire ?
Oui, selon le plan comptable des copropriétés fixé par décret, avec les annexes comptables de l'AG. C'est le module le plus lourd, environ 35 % du budget.
Les AG en ligne ont-elles une valeur juridique ?
Oui, le vote par voie électronique est autorisé si le règlement est respecté et l'identification fiable. Le module inclut convocation, émargement, vote et procès-verbal.
Le sur mesure est-il pertinent pour un cabinet de 800 lots ?
Rarement. À 800 lots, les licences coûtent 14 000 à 29 000 EUR par an et le retour sur investissement dépasse 5 ans.
Qui assure les évolutions réglementaires ?
Le contrat de maintenance prévoit les mises à jour liées aux textes, avec un budget de 10 000 à 18 000 EUR HT par an.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
