Le verdict en trois phrases
Un cabinet de syndic parisien de 80 à 250 immeubles n'a pas intérêt à remplacer son logiciel comptable de copropriété, qui coûte 2 à 6 € par lot et par mois et maîtrise la comptabilité et les appels de fonds. Ce qui fait partir les copropriétés, c'est un extranet lent, des sinistres mal suivis et des AG lourdes, autant de points où des modules sur-mesure de 25 000 à 70 000 € HT font la différence. Livrés en 3 à 6 mois, ils libèrent en général 3 à 6 heures de gestionnaire par immeuble et par an et réduisent les pertes de mandats.
Ce qu'impose la loi et ce qu'attendent les copropriétaires
La loi ALUR impose aux syndics professionnels un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents de la copropriété (règlement, procès-verbaux d'AG, contrats, carnet d'entretien) et, pour chaque copropriétaire, à ses propres documents comptables. Le décret de 2019 en fixe la liste minimale. La plupart des logiciels du marché cochent la case légale, mais avec une ergonomie datée, sans suivi des demandes ni notifications.
| Option | Coût pour 6 000 lots | Extranet ALUR | Suivi des sinistres | AG à distance et vote électronique |
|---|---|---|---|---|
| Logiciel du marché seul | 2 à 6 € × 6 000 × 12 = 144 000 à 432 000 € par an | Conforme, ergonomie basique | Tableur ou e-mail | Outil tiers facturé par AG |
| Logiciel du marché + plateformes tierces | + 15 000 à 40 000 € par an | Conforme | Partiel | Oui, outil séparé |
| Logiciel du marché + modules sur-mesure | + 25 000 à 70 000 € HT une fois, 5 000 à 12 000 € par an | Conforme, moderne, mobile | Complet, avec assureurs et artisans | Intégré, avec feuille de présence et PV |
| Logiciel entièrement sur-mesure | 150 000 à 300 000 € HT | Sur mesure | Complet | Intégré |
Le remplacement complet du logiciel comptable se justifie rarement : la comptabilité de copropriété est très normée et les éditeurs l'assurent bien. L'option la plus rentable reste le complément sur-mesure connecté.
Le temps de gestionnaire gagné par immeuble
Un gestionnaire suit en moyenne 40 à 60 immeubles. Chaque heure libérée par immeuble se traduit par une meilleure qualité de service ou par des mandats supplémentaires sans recrutement.
| Tâche | Temps actuel par immeuble et par an | Avec les modules sur-mesure | Heures gagnées |
|---|---|---|---|
| Réponses aux demandes de documents | 2,0 h | Extranet en libre-service | 1,5 h |
| Suivi des sinistres (déclaration, expertise, travaux) | 2,5 h | Dossier partagé avec assureur et artisan | 1,2 h |
| Préparation et convocation de l'AG | 3,0 h | Convocation électronique, pièces jointes automatiques | 1,0 h |
| Tenue de l'AG et rédaction du PV | 3,5 h | Visioconférence, vote électronique, PV pré-rempli | 1,3 h |
| Relances d'impayés | 1,5 h | Relances automatiques graduées | 0,7 h |
| Total | 12,5 h | 5,7 h |
Ordre de grandeur 2026. Le vote électronique en AG, prévu par la loi Elan et le décret de 2020, nécessite un système garantissant l'identification des votants et la confidentialité du vote lorsqu'il est requis.
Budget des modules et calendrier
Le connecteur au logiciel comptable (liste des lots, soldes, documents) coûte 5 000 à 12 000 € HT. L'extranet et l'application mobile représentent 10 000 à 25 000 €, le suivi des sinistres 6 000 à 15 000 €, et le module d'AG avec vote électronique 8 000 à 18 000 €. L'hébergement en France, le chiffrement et la double authentification sont inclus. Le premier lot (connecteur et extranet) sort en 8 à 10 semaines.
Mini cas pratique
Sophie, dirigeante d'un cabinet de syndic à Paris, gère 160 immeubles et 9 500 lots avec 4 gestionnaires. Elle a perdu 9 mandats l'an dernier, chacun rapportant en moyenne 6 500 € d'honoraires annuels. Elle investit 55 000 € HT dans un extranet moderne, le suivi des sinistres et un module d'AG, plus 9 000 € par an de maintenance.
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- Temps libéré : 5,7 h × 160 immeubles = 912 h par an, soit environ 0,6 poste de gestionnaire.
- Valeur à 40 € de coût horaire chargé : 36 480 € par an.
- Mandats conservés : 4 sur 9 grâce à un meilleur service, soit 26 000 € par an.
- Gain net : 36 480 + 26 000 − 9 000 = 53 480 €, retour sur investissement en environ 12 mois.
FAQ
Notre logiciel actuel suffit-il pour l'extranet ALUR ?
En général oui sur le plan légal, puisqu'il donne accès aux documents obligatoires. Le sur-mesure améliore l'ergonomie, ajoute le suivi des demandes et réduit de 70 % environ les appels pour des documents.
Le vote électronique en AG est-il légal ?
Oui, depuis la loi Elan et le décret de 2020, à condition que l'AG le prévoie et que le système garantisse l'identification des votants. Le module coûte 8 000 à 18 000 € HT.
Faut-il remplacer notre logiciel comptable de copropriété ?
Rarement. Un remplacement complet coûte 150 000 à 300 000 € HT, alors que des modules connectés à 25 000 à 70 000 € HT traitent l'essentiel des irritants.
Où sont hébergées les données des copropriétaires ?
En France, avec chiffrement, double authentification et sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours, conformément au RGPD.
Combien de temps pour le déploiement ?
Comptez 3 à 6 mois au total, avec un extranet opérationnel en 8 à 10 semaines. Les copropriétaires reçoivent leurs accès par e-mail en une seule campagne.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre d'immeubles et de lots, votre logiciel actuel et vos priorités : nous chiffrons un périmètre entre 25 000 et 70 000 € HT, livrable en 3 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
