Le verdict en trois phrases
Pour un syndic lillois de 140 copropriétés et 6 000 lots, un logiciel sur mesure coûte, en ordre de grandeur 2026, entre 45 000 et 90 000 EUR HT. Face à des licences du marché de 2 à 4 EUR par lot et par mois, soit 144 000 à 288 000 EUR par an, le développement propre se rembourse en un à deux ans. Il doit cocher trois obligations sans compromis : extranet copropriétaires imposé par la loi ALUR, comptabilité séparée par immeuble et assemblées générales à distance.
Licences du marché ou logiciel propre : le calcul à 5 ans
Le marché français des logiciels de syndic est concentré. Les tarifs, en ordre de grandeur 2026, se situent entre 2 et 4 EUR par lot et par mois, modules extranet et AG en ligne souvent facturés à part. Pour un cabinet de 6 000 lots, le poste licences devient l'un des premiers postes de charges après les salaires.
| Poste sur 5 ans | Licence du marché (3 EUR/lot/mois) | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 0 à 10 000 EUR de reprise | 45 000 à 90 000 EUR HT |
| Licences annuelles | 216 000 EUR | 0 EUR |
| Hébergement et maintenance annuels | Inclus | 12 000 à 20 000 EUR |
| Module AG en visioconférence | 8 000 à 15 000 EUR par an | Inclus dans le projet |
| Total sur 5 ans | environ 1 120 000 EUR | environ 145 000 à 190 000 EUR |
| Propriété des données et du code | Non | Oui |
L'écart est massif à cette taille. En dessous de 1 500 lots, en revanche, la licence reste souvent plus raisonnable.
Les obligations légales à intégrer
Depuis la loi ALUR, tout syndic professionnel doit offrir un espace en ligne sécurisé aux copropriétaires, avec une liste minimale de documents : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières AG, contrat de syndic, carnet d'entretien, comptes et appels de fonds. La loi ELAN et ses décrets ont ouvert la participation aux AG par visioconférence et le vote par correspondance.
| Module | Exigence ou usage | Ordre de grandeur 2026 (HT) |
|---|---|---|
| Extranet copropriétaires | Documents ALUR, appels de fonds, solde, signalements | 8 000 à 15 000 EUR |
| Comptabilité par immeuble | Plan comptable des copropriétés, budget, annexes | 12 000 à 25 000 EUR |
| Appels de fonds et relances | Prélèvement SEPA, relances, contentieux | 6 000 à 12 000 EUR |
| Assemblées générales | Convocations, visioconférence, vote par correspondance, PV | 8 000 à 16 000 EUR |
| Travaux et sinistres | Devis, ordres de service, suivi assurance | 5 000 à 10 000 EUR |
| Reprise des données | Migration depuis l'outil existant, contrôles | 6 000 à 12 000 EUR |
| Total projet | 45 000 à 90 000 EUR |
Pour situer, la grille Kolonell des applications sur mesure va de 3 810 à 6 100 EUR (simple) à 10 670 à 22 870+ EUR (complexe), maintenance de 53, 114 ou 183 EUR par mois. Un logiciel de syndic complet avec comptabilité réglementée se chiffre sur devis après étude du périmètre comptable et de la reprise.
Le point sensible : la reprise et la comptabilité
Le plus grand risque n'est pas l'extranet mais la migration comptable. Les soldes de chaque copropriétaire, les fonds travaux de la loi ALUR et les historiques de charges doivent être repris au centime. La méthode éprouvée consiste à faire tourner l'ancien et le nouvel outil en parallèle sur un exercice de 10 à 20 immeubles pilotes, avec un rapprochement mensuel.
Mini cas pratique
Sophie, gérante d'un syndic à Lille, administre 140 copropriétés et 6 000 lots. Elle paie 3 EUR par lot et par mois, plus 12 000 EUR par an pour les AG en ligne. Elle investit 75 000 EUR HT dans un logiciel sur mesure.
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- Licences évitées : 6 000 × 3 × 12 = 216 000 EUR par an.
- Module AG évité : 12 000 EUR par an.
- Hébergement et maintenance : 16 000 EUR par an.
- Gain net annuel : 216 000 + 12 000 − 16 000 = 212 000 EUR.
- Retour sur investissement : 75 000 / 212 000 × 12 = environ 4,2 mois.
En intégrant une année de double fonctionnement pendant la migration, le retour reste inférieur à 18 mois.
FAQ
L'extranet est-il vraiment obligatoire ?
Oui, pour les syndics professionnels depuis la loi ALUR, sauf décision contraire votée en AG. L'absence d'extranet expose le syndic à une réduction de ses honoraires.
Les AG en visioconférence ont-elles une valeur juridique ?
Oui, si le règlement le permet ou si l'AG l'a décidé, avec identification des participants et vote horodaté. Le procès-verbal est généré dans les 30 jours requis.
Combien de temps prend la migration ?
Comptez 4 à 6 mois au total, dont 2 mois de double fonctionnement sur des immeubles pilotes avant la bascule complète, idéalement en début d'exercice.
Les données sont-elles hébergées en France ?
L'hébergement peut être en France ou dans l'Union européenne, conforme au RGPD, avec sauvegardes quotidiennes conservées au moins 30 jours.
Peut-on garder notre comptable externe ?
Oui, les exports comptables au format FEC et les annexes réglementaires sont générés automatiquement chaque fin d'exercice.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
