Le verdict en trois phrases
Pour un syndic de 180 copropriétés à Bordeaux, un outil sur mesure branché sur la comptabilité existante coûte 45 000 à 95 000 € HT pour l'extranet, les sinistres, les AG en visio et le vote électronique. Le premier effet mesurable est une baisse de 30 % des appels entrants, parce que les copropriétaires trouvent seuls leurs documents, leurs appels de fonds et l'avancement des sinistres. Vous gardez la comptabilité de copropriété éprouvée et vous reprenez la main sur la relation client, tout en sécurisant la conformité loi ALUR de l'extranet.
Le budget poste par poste
Le logiciel du marché reste souvent solide pour la comptabilité mandant, mais ses modules extranet et relation client sont figés et leur tarif augmente à chaque renouvellement. L'approche consiste à garder ce socle et à construire autour. Ordre de grandeur 2026 :
| Module | Contenu | Budget HT | Délai |
|---|---|---|---|
| Extranet copropriétaires | Documents ALUR, comptes, appels de fonds, carnet d'entretien | 10 000 à 20 000 € | 5 à 6 semaines |
| Extranet conseil syndical | Accès étendu, contrats, factures, validations | 5 000 à 10 000 € | 3 semaines |
| Suivi des sinistres | Déclaration en ligne, photos, assureur, artisans, statut | 8 000 à 18 000 € | 4 à 6 semaines |
| AG en visio et vote électronique | Convocations, émargement, vote par résolution, procès-verbal | 10 000 à 22 000 € | 5 à 7 semaines |
| Synchronisation comptable | Interface avec le logiciel de comptabilité en place | 7 000 à 15 000 € | 3 à 5 semaines |
| Application mobile | Notifications, signalements avec photo | 5 000 à 10 000 € | 3 à 4 semaines |
| Total | Périmètre complet | 45 000 à 95 000 € | 5 à 8 mois |
La maintenance et l'hébergement en France représentent 7 000 à 14 000 € par an.
Rester sur le logiciel du marché ou compléter sur mesure
| Critère | Logiciel du marché seul | Complément sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût annuel des modules extranet et AG | 8 à 15 € par lot et par an | 7 000 à 14 000 € de maintenance |
| Coût pour 180 copropriétés (environ 6 500 lots) | 52 000 à 97 500 € par an | Investissement de 45 000 à 95 000 € puis maintenance |
| Personnalisation de l'extranet à votre marque | Logo seulement | Complète |
| Suivi des sinistres avec artisans | Basique | Workflow complet avec relances |
| Vote électronique et visio | Module payant ou tiers | Intégré |
| Dépendance aux hausses tarifaires | Forte | Faible |
| Coût sur 5 ans | 260 000 à 490 000 € | 75 000 à 165 000 € |
L'écart sur 5 ans tient au modèle de facturation au lot : plus le portefeuille grossit, plus l'abonnement pèse.
Ce qui fait baisser les appels
| Motif d'appel | Part des appels | Réponse dans l'outil |
|---|---|---|
| Demande de document (PV, règlement, relevé) | 28 % | Téléchargement en libre accès |
| Suivi d'un sinistre | 22 % | Statut, photos et prochaine étape en ligne |
| Question sur un appel de fonds | 18 % | Détail par poste et paiement en ligne |
| Signalement d'un problème | 15 % | Formulaire avec photo et géolocalisation |
| Préparation d'une AG | 10 % | Convocation, pièces jointes, vote |
Si l'outil absorbe même la moitié des quatre premiers motifs, la baisse globale atteint environ 30 %.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Laurent, gérant d'un syndic à Bordeaux, reçoit 2 400 appels par mois pour 12 gestionnaires. À 6 minutes par appel, cela représente 240 heures. Une baisse de 30 % libère 72 heures par mois, soit près d'un demi-poste à 3 800 € chargés, environ 22 800 € par an. Ajoutez l'économie sur l'abonnement au lot, environ 50 000 € par an pour 6 500 lots : un projet à 70 000 € est amorti en un peu plus d'un an.
FAQ
L'extranet est-il conforme à la loi ALUR ?
Oui, il met à disposition les documents obligatoires par copropriété et par copropriétaire, dont le règlement, les PV des 3 dernières AG et le carnet d'entretien. La liste est vérifiée lors de la recette.
Le vote électronique a-t-il une valeur légale en AG ?
Oui, la participation à distance et le vote par correspondance électronique sont prévus par les textes depuis 2019 et 2020, à condition que l'AG les ait autorisés et que le système garantisse l'identification. L'outil horodate chaque vote.
Faut-il quitter notre logiciel de comptabilité actuel ?
Non, il reste en place. L'interface synchronise les comptes et appels de fonds, pour 7 000 à 15 000 € selon les possibilités d'export.
Combien de temps pour ouvrir l'extranet à 6 500 lots ?
Environ 2 semaines après la recette, avec une campagne d'activation par e-mail et SMS. Un taux d'activation de 55 à 65 % est réaliste à 3 mois.
Où sont hébergées les données ?
En France, conformément au RGPD, pour 200 à 500 € par mois selon le volume documentaire.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre nombre de copropriétés et de lots et votre logiciel comptable : nous chiffrons un complément sur mesure entre 45 000 et 95 000 € HT livré en 5 à 8 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
