Le verdict en trois phrases
Un syndic professionnel parisien qui gère 140 immeubles ne peut plus se contenter d'un extranet copropriété minimal : la loi ALUR l'impose, et les copropriétaires s'en servent désormais comme premier canal de contact. Un logiciel syndic sur mesure relié à la comptabilité, au suivi des sinistres et au vote par correspondance coûte, en ordre de grandeur 2026, entre 25 000 et 60 000 € HT auprès d'une agence française, contre 2 à 4 € par lot et par mois pour un progiciel du marché. Le vrai gain se mesure en temps gestionnaire : environ 30 % de temps récupéré, soit l'équivalent d'un poste sur une équipe de quatre.
Ce que la loi impose vraiment à l'extranet d'un syndic
Depuis la loi ALUR de 2014, tout syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, sauf décision contraire de l'assemblée générale. Le décret du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents à mettre à disposition, en distinguant ce qui est accessible à tous les copropriétaires, ce qui est réservé au conseil syndical et ce qui concerne chaque lot. Le non-respect expose le syndic à une réduction de ses honoraires et, surtout, à une perte de mandat lors du prochain renouvellement.
| Obligation ou attente | Base | Ce que le logiciel doit faire |
|---|---|---|
| Accès en ligne aux documents de la copropriété | Loi ALUR, décret 2019 | Espace sécurisé par immeuble, droits par profil |
| Documents propres à chaque lot | Décret 2019 | Appels de fonds, relevé de compte individuel, mise à jour automatique |
| Espace du conseil syndical | Décret 2019 | Contrats, factures, bilans consultables à tout moment |
| Vote par correspondance avant l'AG | Ordonnance 2019, arrêté 2020 | Formulaire en ligne, horodatage, prise en compte dans le procès-verbal |
| Participation à distance à l'AG | Loi ELAN et textes 2020 | Lien visio, feuille de présence numérique |
| Protection des données des copropriétaires | RGPD | Journal des accès, hébergement en Europe, purge des anciens lots |
La plupart des progiciels couvrent le socle réglementaire. Ce qui manque presque toujours, c'est la liaison fine entre la comptabilité, les sinistres et la relation copropriétaire, qui génère l'essentiel des appels entrants.
Progiciel au lot ou logiciel sur mesure : la comparaison chiffrée
Prenons un portefeuille de 140 immeubles avec une moyenne de 30 lots, soit environ 4 200 lots. À 3 € par lot et par mois, un progiciel coûte près de 151 000 € par an. Les éditeurs négocient à la baisse au-delà de quelques milliers de lots, mais la facture reste élevée et croît avec chaque mandat gagné.
| Critère (ordre de grandeur 2026) | Progiciel syndic du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | Faible, frais de reprise 3 000 à 10 000 € | 25 000 à 60 000 € HT en agence française |
| Coût récurrent | 2 à 4 € par lot et par mois | Hébergement et maintenance, quelques centaines d'euros par mois |
| Comptabilité copropriété | Native, rarement modifiable | Connecteur vers votre outil comptable existant |
| Suivi des sinistres | Module générique | Workflow assureur, expert, entreprise, copropriétaire |
| Vote par correspondance | Souvent en option payante | Intégré au calendrier des AG |
| Évolutions | Feuille de route de l'éditeur | Selon vos priorités |
| Délai de mise en service | 1 à 3 mois | 4 à 6 mois en deux lots |
Chez Kolonell, une application métier de cette ampleur se situe dans la fourchette moyenne, 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), ou complexe, 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) si l'on ajoute le connecteur comptable bidirectionnel et le module sinistres complet. La maintenance est proposée à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR). L'hébergement et les options spécifiques sont sur devis.
Les trois modules qui font baisser les appels
Le compte copropriétaire en temps réel. Une grande partie des appels concerne un solde, un appel de fonds ou une régularisation de charges. Si l'extranet lit directement la comptabilité, la question disparaît.
Le suivi des sinistres. Un dégât des eaux mobilise un copropriétaire, un locataire, l'assureur de l'immeuble, un expert et une entreprise. Un fil de suivi visible par chacun, avec les étapes et les pièces jointes, évite les relances téléphoniques. Les gestionnaires parisiens estiment souvent qu'un sinistre ouvert génère 6 à 10 échanges.
Le vote par correspondance. Le formulaire en ligne, envoyé avec la convocation, augmente le quorum et réduit les AG reportées. Le dépouillement s'intègre automatiquement au procès-verbal.
Mini cas pratique
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Claire, directrice d'un cabinet de syndic dans le 15e arrondissement, gère 140 immeubles avec 8 gestionnaires. Chaque gestionnaire traite en moyenne 35 appels par jour, dont 60 % concernent un solde, un sinistre ou une AG.
- Temps passé sur ces appels : 8 gestionnaires × 21 appels × 6 minutes = 16,8 heures par jour.
- Avec un extranet relié à la comptabilité et aux sinistres, l'objectif réaliste est de diviser ces appels par deux, soit 8,4 heures récupérées chaque jour.
- Sur 220 jours ouvrés : 1 848 heures, soit un peu plus d'un équivalent temps plein, ce qui correspond aux 30 % de temps gestionnaire annoncés sur le périmètre relation copropriétaire.
- Avec un coût chargé de 52 000 € par gestionnaire, le gain dépasse 50 000 € par an, à comparer à un développement de 25 000 à 60 000 € HT en agence française.
Le retour sur investissement se joue en douze à dix-huit mois, avant même de compter les mandats conservés grâce à une meilleure qualité de service.
FAQ
Un syndic peut-il se passer d'extranet ?
Seulement si l'assemblée générale en décide autrement, ce qui reste rare. Le décret de 2019 liste une vingtaine de catégories de documents à rendre accessibles, et leur absence est un argument fréquent lors des mises en concurrence.
Combien de temps faut-il pour migrer depuis un progiciel ?
Comptez 4 à 6 mois pour un portefeuille de 4 000 lots : 2 mois de cadrage et de reprise des données, puis 2 à 4 mois de développement en deux lots. La bascule se fait immeuble par immeuble, hors période d'AG.
Le vote par correspondance est-il juridiquement solide en ligne ?
Oui, à condition de respecter le formulaire fixé par l'arrêté de 2020 et de le recevoir au moins 3 jours francs avant l'AG. Le logiciel horodate chaque vote et conserve la preuve.
Peut-on garder notre logiciel comptable actuel ?
Dans la majorité des cas, oui. Un connecteur lit les écritures et les soldes, généralement par export planifié ou par API, ce qui évite une reprise comptable complète.
Où sont hébergées les données ?
En Europe, chez un hébergeur conforme au RGPD, avec sauvegarde quotidienne et journal des accès. Les coordonnées des copropriétaires vendeurs sont purgées selon votre politique de conservation.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous le nombre de lots, votre outil comptable et vos priorités (sinistres, AG, compte copropriétaire) pour un cadrage en deux lots et un calendrier de mise en service. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
