Le verdict en trois phrases
Pour un syndic montpelliérain de 140 copropriétés et 6 500 lots, un logiciel du marché facturé 1 à 2 EUR par lot et par mois représente 78 000 à 156 000 EUR HT par an, alors qu'un logiciel sur mesure coûte 45 000 à 90 000 EUR HT et se livre en 6 mois. Le sur mesure n'est rentable que s'il couvre sans faille les obligations de la loi ALUR : comptabilité normalisée, extranet copropriétaires, compte bancaire séparé, assemblées générales et vote par correspondance. Une option hybride, comptabilité du marché et extranet sur mesure, mérite d'être chiffrée avant de trancher.
Les obligations légales que le logiciel doit tenir
Depuis la loi ALUR, le syndic professionnel doit offrir un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, dont le contenu minimum est fixé par le décret du 23 mai 2019. La comptabilité suit le plan comptable de la copropriété (décret de 2005), l'ordonnance de 2019 a ouvert le vote par correspondance avec un formulaire officiel, et la loi ELAN permet la participation aux assemblées par visioconférence. À Montpellier, où une part importante du parc date des années 1970 à 1990 avec des travaux de rénovation énergétique à voter, ces fonctions sont devenues quotidiennes.
| Obligation | Texte de référence | Ce que le logiciel doit faire |
|---|---|---|
| Extranet copropriétaires | Loi ALUR, décret du 23 mai 2019 | Documents par lot, procès-verbaux, contrats, carnet d'entretien |
| Comptabilité de copropriété | Décret et arrêté de 2005 | Plan comptable, annexes 1 à 5, budget prévisionnel |
| Compte bancaire séparé | Loi ALUR | Rapprochement bancaire par copropriété |
| Fonds de travaux | Loi ALUR et loi Climat et résilience | Cotisation annuelle calculée et suivie par lot |
| Vote par correspondance | Ordonnance de 2019, arrêté de 2020 | Formulaire en ligne, décompte par tantièmes |
| AG en visioconférence | Loi ELAN, décret de 2020 | Feuille de présence et votes horodatés |
| Registre national des copropriétés | Loi ALUR | Export des données d'immatriculation et mise à jour annuelle |
Logiciel du marché ou sur mesure : le comparatif sur 5 ans
Les logiciels du marché intègrent déjà la veille réglementaire, ce qui est leur principal atout. Le sur mesure se justifie quand le cabinet veut un extranet à son image, des assemblées en ligne fluides et des coûts qui n'augmentent plus avec le nombre de lots.
| Critère | Logiciel du marché | Sur mesure |
|---|---|---|
| Coût de mise en place | 2 000 à 10 000 EUR HT (reprise de données) | 45 000 à 90 000 EUR HT |
| Coût récurrent pour 6 500 lots | 6 500 à 13 000 EUR HT par mois | 1 000 à 1 800 EUR HT par mois |
| Coût total sur 5 ans | 392 000 à 790 000 EUR HT | 105 000 à 198 000 EUR HT |
| Veille réglementaire | Incluse | À prévoir dans le contrat de maintenance |
| Extranet et AG en ligne | Standard, à la marque de l'éditeur | À l'image du cabinet, parcours sur mesure |
| Propriété des données | Chez l'éditeur | Chez le syndic |
| Délai | 1 à 3 mois | 6 mois |
Répartition indicative du budget sur mesure : comptabilité de copropriété conforme (12 000 à 25 000 EUR HT), appels de fonds et relances (6 000 à 12 000 EUR HT), extranet copropriétaires (7 000 à 13 000 EUR HT), assemblées générales en ligne et vote par correspondance (8 000 à 15 000 EUR HT), travaux, sinistres et prestataires (6 000 à 12 000 EUR HT), reprise des données et registre (6 000 à 13 000 EUR HT).
Mini cas pratique
Nathalie, gérante d'un syndic à Montpellier (personnage illustratif), paie aujourd'hui 1,40 EUR par lot et par mois, soit 9 100 EUR HT par mois et 109 200 EUR HT par an pour 6 500 lots. Elle étudie un logiciel sur mesure à 75 000 EUR HT, avec une maintenance incluant la veille juridique à 1 500 EUR HT par mois (18 000 EUR par an). L'économie mensuelle est de 7 600 EUR HT, ce qui rembourse le développement en 10 mois environ. Sur 5 ans, elle dépense 165 000 EUR au lieu de 546 000 EUR. Elle y ajoute 3 heures gagnées sur chacune de ses 140 assemblées grâce au vote par correspondance en ligne, soit 420 heures valorisées à 45 EUR, environ 18 900 EUR par an.
FAQ
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Le sur mesure est-il risqué face aux évolutions de la loi ?
Il l'est si le contrat de maintenance n'inclut pas de veille réglementaire. Prévoyez 15 à 25 jours de développement par an pour suivre les textes, déjà compris dans une maintenance de 1 000 à 1 800 EUR HT par mois.
Peut-on garder la comptabilité sur un logiciel du marché ?
Oui, l'option hybride relie un logiciel comptable existant à un extranet et un module d'AG sur mesure via API ou exports. Elle coûte de 25 000 à 45 000 EUR HT et réduit fortement le risque réglementaire.
Le vote par correspondance en ligne est-il valable ?
Oui, s'il reprend le formulaire officiel, identifie le copropriétaire et horodate son vote avant la date limite fixée, en général 3 jours avant l'assemblée. Le décompte par tantièmes se fait automatiquement.
Combien de temps prend la reprise des données de 140 copropriétés ?
Comptez 6 à 10 semaines pour importer lots, tantièmes, soldes, historiques d'appels de fonds et documents. La bascule se fait idéalement après une clôture d'exercice.
Les copropriétaires adoptent-ils l'extranet ?
L'adoption dépasse souvent 60 % en un an lorsque les convocations et appels de fonds y sont publiés en priorité. Une application mobile simple fait gagner encore 10 à 20 points.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
