Le verdict en trois phrases
Pour un syndic de 180 copropriétés et 6 gestionnaires, le logiciel de gestion du marché couvre correctement la comptabilité et les appels de fonds, mais la préparation des assemblées générales reste le goulot : convocations, pouvoirs, votes, procès-verbaux. Viser 40 % de temps en moins sur les AG est réaliste avec un module dédié, branché sur l'outil comptable existant. C'est aussi ce module, avec un extranet plus lisible, qui fait la différence face aux syndics en ligne à bas prix.
Le poids réel des assemblées générales
Le gérant qui nous consulte gère environ 5 400 lots répartis entre petites copropriétés de la Croix-Rousse et résidences récentes de Gerland. Chaque gestionnaire suit 30 immeubles et prépare donc 30 AG ordinaires par an, concentrées entre mars et juin, sans compter les AG extraordinaires pour les ravalements et les travaux de rénovation énergétique.
| Tâche liée à l'AG | Temps actuel par AG | Temps cible | Levier |
|---|---|---|---|
| Préparation de l'ordre du jour et des annexes | 3 h | 1 h 45 | Modèles par type de résolution |
| Convocations (recommandé électronique et papier) | 2 h | 30 min | Envoi groupé, AR suivis automatiquement |
| Gestion des pouvoirs et votes par correspondance | 1 h 30 | 20 min | Formulaire en ligne, calcul des tantièmes |
| Tenue de l'AG (feuille de présence, majorités) | 2 h 30 | 2 h | Calcul en direct des articles 24, 25, 26 |
| Rédaction et notification du procès-verbal | 2 h | 45 min | PV prérempli, notification aux opposants et défaillants |
| Total par AG | 11 h | 5 h 20 | Environ 52 % de gain |
Sur 180 AG ordinaires, on passe de 1 980 heures à environ 960 heures. La cible de 40 % est donc tenable même avec une marge de prudence.
Licence du marché, sur mesure ou complément
Les logiciels de syndic français facturent généralement 4 à 9 EUR par lot et par an, soit 21 600 à 48 600 EUR HT par an pour 5 400 lots. Ils intègrent la comptabilité de copropriété conforme au décret de 2005, les appels de fonds, le fonds de travaux ALUR et un extranet de base. Les modules AG à distance ou de vote électronique sont souvent en option.
| Option | Coût indicatif | Délai | Ce que vous obtenez | Limite |
|---|---|---|---|---|
| Licence standard seule | 4 à 9 EUR par lot et par an | 1 à 2 mois | Comptabilité, appels de fonds, extranet de base | AG encore très manuelles |
| Option AG en ligne d'un éditeur | 1 à 3 EUR par lot et par an en plus (ordre de grandeur 2026) | 1 mois | Vote à distance | Peu adaptable à vos modèles |
| Kolonell sur mesure, application simple | 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR) | 2 à 3 mois | Extranet copropriétaires enrichi | Pas de module AG |
| Kolonell sur mesure, application moyenne | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | 3 à 5 mois | Module AG complet, vote en ligne, extranet | Interface comptable à valider |
| Kolonell sur mesure, application complexe | 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) | 5 à 7 mois | AG, extranet, suivi travaux, sinistres, tableaux de bord | Projet structurant |
| Maintenance Kolonell | 35 000 / 75 000 / 120 000 FCFA par mois (53 / 114 / 183 EUR) | continu | Correctifs, évolutions, mises à jour réglementaires | Niveau selon l'usage |
L'hébergement, la lettre recommandée électronique qualifiée et les intégrations bancaires sont chiffrés sur devis.
Ce que doit faire un bon module AG et un bon extranet
Calcul des majorités. Le logiciel connaît les tantièmes de chaque lot, applique les majorités des articles 24, 25 (avec la passerelle de l'article 25-1) et 26 de la loi du 10 juillet 1965, et affiche le résultat en direct pendant la séance.
Vote par correspondance et participation à distance. Depuis la réforme de 2019 et le décret de 2020, le copropriétaire peut voter par formulaire avant l'AG ou participer en visioconférence. Le module génère le formulaire officiel, horodate chaque réponse et l'intègre dans la feuille de présence.
Procès-verbal et notifications. Le PV est prérempli, signé électroniquement, puis notifié aux opposants et défaillants dans le délai d'un mois, ce qui fait courir le délai de contestation de deux mois.
Extranet copropriétaires. Obligatoire pour les syndics professionnels depuis la loi ALUR, il doit donner accès aux documents listés par décret : règlement de copropriété, PV des 3 dernières AG, contrats, carnet d'entretien, situation de compte personnelle. Un extranet clair réduit fortement les appels entrants.
Appels de fonds. Les appels restent générés par la comptabilité existante, l'extranet affiche le solde, permet le paiement par prélèvement ou carte et envoie les relances.
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Mini cas pratique
Sophie, gérante d'un syndic indépendant à Lyon, retient une application moyenne : module AG et extranet enrichi, connectés à sa licence comptable.
- Gain sur les AG ordinaires : 180 x 5 h 40 = 1 020 heures par an.
- Appels de copropriétaires évités grâce à l'extranet : 30 % de 9 000 appels annuels à 7 minutes, soit 315 heures.
- Total : environ 1 335 heures, près de 0,9 poste de gestionnaire.
- Valorisé à 40 EUR de coût horaire chargé, le gain atteint environ 53 400 EUR par an.
- Effet commercial : le temps libéré permet de reprendre 25 copropriétés supplémentaires à effectif constant, avec des honoraires de gestion courante moyens de 4 500 EUR HT par immeuble, soit 112 500 EUR HT de chiffre d'affaires potentiel.
Avec un budget situé entre 6 100 et 10 670 EUR et une maintenance à 114 EUR par mois, l'investissement est couvert dès la première saison d'AG.
FAQ
Doit-on changer de logiciel comptable ?
Non. La comptabilité de copropriété reste chez votre éditeur, le module AG et l'extranet lisent les tantièmes, les comptes et les documents par API ou par export planifié. Une migration comptable complète coûte souvent plus de 30 000 EUR.
Le vote en ligne est-il juridiquement valable ?
Oui, à condition de respecter le formulaire de vote par correspondance et les garanties d'identification prévues par le décret. Le module conserve une preuve horodatée de chaque vote pendant au moins 10 ans.
Combien de temps pour être prêt avant la saison d'AG ?
Comptez 3 à 5 mois. Pour une saison qui démarre en mars, le projet doit commencer en octobre ou novembre, avec un pilote sur 10 copropriétés en janvier.
Les copropriétaires âgés vont-ils l'utiliser ?
L'expérience montre 40 à 60 % d'adoption de l'extranet la première année. Le papier reste possible pour ceux qui le demandent, sans double saisie pour le gestionnaire.
Que coûte la maintenance ?
35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR), mises à jour réglementaires comprises dans le niveau choisi.
Parlons de votre projet. Nous partons de vos modèles d'AG et de votre licence comptable pour définir un module AG et un extranet livrés avant votre prochaine saison. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
