Le verdict en trois phrases
Dans une agence d'architecture de 10 à 20 personnes, le dépassement moyen d'honoraires atteint 15 à 30 % du temps vendu, et il se concentre presque toujours sur deux ou trois phases (souvent PRO et DET). Un logiciel de gestion d'agence SaaS coûte 30 à 70 EUR par utilisateur et par mois, tandis qu'un outil Kolonell sur mesure, calé sur vos missions loi MOP, se situe entre 3 810 et 6 100 EUR HT, livré en 6 à 10 semaines. Le choix dépend surtout de votre besoin de facturation à l'avancement fidèle à vos contrats et d'un prévisionnel de charge lisible.
Où partent les honoraires d'une agence bordelaise
Entre logements collectifs à Bastide Niel, équipements publics de la métropole et maisons individuelles du Médoc, une agence bordelaise mène 15 à 30 projets en parallèle. Le temps saisi existe souvent dans un tableur, mais il n'est pas rapproché du forfait de chaque phase.
| Phase (mission de base loi MOP) | Part des honoraires | Temps vendu (projet 120 000 EUR HT d'honoraires) | Dépassement observé (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|---|
| ESQ et APS | 12 % | 160 h | 5 à 15 % |
| APD | 13 % | 175 h | 10 à 20 % |
| PRO | 20 % | 270 h | 20 à 40 % |
| ACT | 7 % | 95 h | 5 à 15 % |
| VISA | 8 % | 105 h | 10 à 25 % |
| DET | 32 % | 430 h | 25 à 45 % |
| AOR | 8 % | 105 h | 15 à 35 % |
Ces répartitions sont des ordres de grandeur qui varient selon les contrats. Sur ce projet type à 1 340 heures vendues pour un coût horaire chargé de 65 EUR, un dépassement global de 20 % représente 268 heures, soit environ 17 400 EUR de marge perdue.
SaaS de gestion d'agence ou outil sur mesure
Les logiciels de gestion d'agence d'architecture du marché sont complets et éprouvés. Ils imposent toutefois leur logique de phases, de rôles et de facturation, et leur coût augmente avec chaque collaborateur.
| Critère | SaaS de gestion d'agence | Outil Kolonell sur mesure |
|---|---|---|
| Coût pour 12 utilisateurs | 4 300 à 10 100 EUR HT par an | 3 810 à 6 100 EUR HT une fois |
| Maintenance | Incluse | 50 à 180 EUR HT par mois selon le forfait |
| Coût sur 3 ans | 13 000 à 30 300 EUR HT | 5 600 à 12 600 EUR HT |
| Phases et missions | Modèle de l'éditeur, paramétrable | Vos missions, vos pourcentages, vos avenants |
| Facturation à l'avancement | Standard | Selon vos contrats publics et privés |
| Saisie des temps | Complète | Simple, 2 minutes par jour et par collaborateur |
| Délai de mise en service | 2 à 4 semaines | 6 à 10 semaines |
Pour une agence de moins de 6 personnes, un SaaS reste souvent le meilleur choix. À partir de 10 collaborateurs et de marchés publics récurrents, l'outil sur mesure devient compétitif dès la deuxième année.
Les trois écrans dont l'architecte gérant a besoin
| Écran | Contenu | Décision permise |
|---|---|---|
| Temps par phase | Heures saisies contre heures vendues, par projet, phase et collaborateur | Alerter dès 80 % du budget d'une phase |
| Facturation à l'avancement | Pourcentage d'avancement, situations, acomptes, avenants | Facturer chaque mois sans oubli |
| Prévisionnel de charge | Charge des 12 prochaines semaines contre capacité de l'équipe | Recruter, sous-traiter ou décaler |
| Rentabilité projet | Honoraires, coûts internes, sous-traitants (BET, économiste) | Ajuster le prix des prochains concours |
L'alerte à 80 % est la fonction qui change les habitudes : le chef de projet voit le budget d'une phase s'épuiser et peut négocier un avenant avant qu'il ne soit trop tard.
Mini cas pratique
Hélène, architecte gérante d'une agence de 12 personnes à Bordeaux, facture 1,1 M EUR HT d'honoraires par an. Son dépassement moyen est de 22 %.
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- Coût du dépassement : 22 % de 1,1 M EUR, soit l'équivalent d'environ 242 000 EUR de temps passé non facturé par an.
- Investissement : outil à 5 200 EUR HT, plus maintenance Standard d'environ 110 EUR HT par mois, soit 1 320 EUR par an.
- Hypothèse prudente : l'alerte à 80 % et les avenants récupèrent 3 points de dépassement, soit environ 33 000 EUR par an.
L'outil est remboursé en moins de 3 mois, et la facturation mensuelle à l'avancement améliore aussi la trésorerie.
FAQ
Combien coûte un logiciel de suivi des honoraires sur mesure pour une agence d'architecture ?
Chez Kolonell, un outil de temps par phase, facturation à l'avancement et prévisionnel de charge relève de notre grille applications simples, entre 3 810 et 6 100 EUR HT (2,5 à 4 M FCFA). Un périmètre avec portail maître d'ouvrage ou intégrations multiples peut monter dans la tranche moyenne.
L'outil gère-t-il les phases de la loi MOP et les missions complémentaires ?
Oui. Chaque projet reprend vos phases (ESQ à AOR), vos pourcentages contractuels et vos missions complémentaires (OPC, SSI, diagnostic), avec avenants historisés.
Peut-on se connecter à notre logiciel comptable ?
Oui, un export des factures et des situations vers votre comptabilité est prévu. La facture électronique obligatoire en France à partir de septembre 2026 pour la réception est prise en compte via votre plateforme agréée.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Comptez 6 à 10 semaines, avec reprise des projets en cours. La saisie des temps prend environ 2 minutes par jour et par collaborateur.
Nos collaborateurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
L'adhésion dépend de la simplicité : une saisie par projet et par phase, pré-remplie selon le planning, avec un rappel le vendredi. Dans les agences équipées, le taux de saisie dépasse généralement 90 %.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre agence, vos types de missions et vos outils actuels : nous chiffrons votre outil entre 3 810 et 6 100 EUR HT avec un planning de 6 à 10 semaines via notre demande de devis gratuit. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
