Le verdict en trois phrases
Une ONG burkinabè qui gère 4 projets et 6 bailleurs perd chaque trimestre une à deux semaines de son équipe suivi-évaluation à réconcilier des chiffres incohérents. Un logiciel de suivi-évaluation sur-mesure, entre 10 000 000 et 25 000 000 FCFA, relie la collecte terrain hors ligne, le cadre logique de chaque projet et des rapports bailleurs générés automatiquement. L'investissement se défend dès qu'il fait gagner 10 jours par trimestre et qu'il sécurise le renouvellement d'un seul financement.
Le vrai coût des 30 fichiers Excel
Le responsable suivi-évaluation type gère un cadre logique par projet, des formats de rapport différents pour chaque bailleur (Union européenne, USAID et ses successeurs, AFD, coopération suisse, fondations privées) et des données remontées par des animateurs dans les 13 régions du Burkina Faso, souvent sur papier ou sur des formulaires mobiles non reliés entre eux.
| Activité trimestrielle (4 projets, 6 bailleurs) | Avec Excel | Avec logiciel S&E |
|---|---|---|
| Collecte et saisie des fiches terrain | 12 jours-personne | 3 jours (saisie mobile hors ligne) |
| Nettoyage et dédoublonnage des bénéficiaires | 5 jours | 1 jour (identifiant unique) |
| Consolidation des indicateurs par projet | 6 jours | 0,5 jour (calcul automatique) |
| Rédaction des tableaux pour 6 bailleurs | 8 jours | 2 jours (gabarits par bailleur) |
| Corrections après questions du bailleur | 3 jours | 1 jour (traçabilité de la source) |
| Total par trimestre | 34 jours | 7,5 jours |
La différence de 26 jours par trimestre dépasse largement les 10 jours de l'hypothèse prudente. Elle libère du temps pour l'analyse, les missions de vérification et la capitalisation, ce que les bailleurs évaluent lors des renouvellements.
Budget 2026 : sur-mesure, KoboToolbox ou plateforme internationale
Beaucoup d'ONG commencent avec KoboToolbox ou ODK, gratuits et excellents pour la collecte. Le problème arrive après : la consolidation multi-projets et les rapports bailleurs restent manuels.
| Option | Coût d'entrée | Coût annuel | Limite principale |
|---|---|---|---|
| KoboToolbox ou ODK + Excel | 0 FCFA | 0 à 1 500 000 FCFA (formation, tablettes) | aucune consolidation ni cadre logique |
| Plateforme S&E internationale (ActivityInfo, DevResults, TolaData) | 1 000 000 à 3 000 000 FCFA | 4 000 000 à 15 000 000 FCFA d'abonnement | coût en devises, support à distance, peu de personnalisation bailleurs |
| Logiciel sur-mesure Kolonell | 10 000 000 à 25 000 000 FCFA | maintenance 35 000 à 120 000 FCFA par mois | délai de construction de 12 à 18 semaines |
| Hébergement sécurisé | inclus dans le projet | 300 000 à 900 000 FCFA | |
| Tablettes terrain (20 animateurs) | 2 400 000 à 3 600 000 FCFA | souvent finançables sur les lignes projet |
Sur trois ans, une plateforme internationale à 8 000 000 FCFA par an coûte 24 000 000 FCFA sans jamais vous appartenir. Un sur-mesure à 18 000 000 FCFA plus 2 700 000 FCFA de maintenance revient à 20 700 000 FCFA et reste la propriété de l'ONG.
Les modules qui comptent pour les bailleurs
| Module | Fonction | Ce que le bailleur voit |
|---|---|---|
| Cadre logique | objectifs, résultats, indicateurs, cibles annuelles | taux d'atteinte par résultat |
| Collecte mobile hors ligne | formulaires sur Android, GPS, photos, synchronisation 3G | preuve terrain géolocalisée |
| Registre des bénéficiaires | identifiant unique, désagrégation sexe, âge, handicap | absence de double comptage |
| Gabarits de rapport | un modèle par bailleur, export Word et Excel | rapports conformes aux formats exigés |
| Tableau de bord | carte des interventions, alertes indicateurs en retard | pilotage en comité de projet |
| Journal d'audit | qui a saisi ou modifié quoi | réponse rapide aux missions d'audit |
La désagrégation est devenue un point bloquant : de nombreux bailleurs exigent en 2026 des données par sexe, tranche d'âge et situation de handicap. Les intégrer dès la conception évite de reprendre des milliers de fiches.
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Aminata, responsable suivi-évaluation d'une ONG d'appui à l'agriculture et à la nutrition à Ouagadougou, coordonne 4 projets pour un budget cumulé de 2,1 milliards FCFA. Son équipe de 3 personnes passe 34 jours par trimestre en consolidation. Le logiciel, budgété à 17 500 000 FCFA, ramène ce temps à 7,5 jours, soit 106 jours économisés par an. À un coût moyen de 45 000 FCFA par jour-personne, cela représente 4 770 000 FCFA par an. Le logiciel est inscrit à 1,2 % des frais de fonctionnement d'un nouveau projet de 600 000 000 FCFA, ce qui couvre 7 200 000 FCFA de l'investissement dès la première année.
FAQ
Combien coûte un logiciel de suivi-évaluation pour une ONG au Burkina Faso ?
Un logiciel sur-mesure coûte entre 10 000 000 et 25 000 000 FCFA selon le nombre de projets, de bailleurs et de formulaires. La maintenance mensuelle reste comprise entre 35 000 et 120 000 FCFA.
Le logiciel fonctionne-t-il sans connexion internet sur le terrain ?
Oui, les animateurs saisissent les fiches sur tablette ou téléphone Android hors ligne, puis synchronisent dès qu'ils captent la 3G. Une synchronisation de 200 fiches consomme moins de 5 Mo.
Peut-on reprendre nos données KoboToolbox existantes ?
Oui, les formulaires et données Kobo s'importent par API ou export. La reprise de 3 ans d'historique se fait en général en 1 à 2 semaines.
Le coût du logiciel peut-il être imputé sur un financement de bailleur ?
Souvent oui, sur la ligne suivi-évaluation ou frais de fonctionnement, qui représente fréquemment 5 à 10 % du budget projet. Il faut le prévoir dès la rédaction de la proposition.
Où sont hébergées les données des bénéficiaires ?
Sur un serveur sécurisé avec sauvegardes quotidiennes, en conformité avec la loi burkinabè de 2021 sur la protection des données personnelles. Les accès sont nominatifs et tracés.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
