Le verdict en trois phrases
Un bureau d'études fluides de 25 ingénieurs à Lyon qui pilote 80 affaires CVC et plomberie dans des tableurs facture souvent ses phases en retard et oublie une partie de ses avenants. Un logiciel de suivi des affaires sur mesure coûte 35 000 à 80 000 EUR HT auprès d'une agence lyonnaise (estimation de marché 2026) et se livre en 12 à 16 semaines, avec honoraires par phase (APS, APD, PRO, DCE, DET), saisie des temps et facturation à l'avancement. Si votre suivi tient dans un outil standard pour architectes et ingénieurs, l'abonnement suffit ; si vos contrats mêlent phases loi MOP, missions complémentaires et avenants, le sur mesure se justifie.
Tableurs, logiciel du marché ou sur mesure : coûts sur 3 ans
Le BET type à Lyon travaille pour des maîtres d'ouvrage publics, des promoteurs et des entreprises générales. Chaque affaire porte un contrat d'honoraires découpé en phases, un budget d'heures et des avenants. Voici les ordres de grandeur 2026 pour 25 utilisateurs.
| Option | Coût initial | Coût récurrent (25 utilisateurs) | Coût sur 3 ans (estimation) | Limite principale |
|---|---|---|---|---|
| Tableurs partagés | 0 | 8 à 12 h de consolidation par semaine | coût caché | Avancement déclaratif, avenants oubliés |
| Outil de gestion de projets généraliste | 0 | 25 x 10 à 25 EUR = 250 à 625 EUR par mois | 9 000 à 22 500 EUR | Aucune notion de phase ni d'honoraires |
| Logiciel de gestion pour architectes et BET | 2 000 à 6 000 EUR | 25 x 35 à 60 EUR = 875 à 1 500 EUR par mois | 33 500 à 60 000 EUR | Découpage imposé, exports limités |
| Sur mesure, agence lyonnaise | 35 000 à 80 000 EUR HT | hébergement et maintenance 500 à 1 200 EUR par mois | 53 000 à 123 200 EUR | 12 à 16 semaines de délai |
| Application Kolonell (complexité moyenne) | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | maintenance 75 000 FCFA par mois (110 EUR) | 10 060 à 14 630 EUR | Équipe à distance, ateliers en visio |
Les tarifs par utilisateur et les prix d'agence sont des estimations de marché 2026, hors modules de comptabilité. Le coût sur 3 ans inclut le paramétrage et 36 mois d'abonnement ou de maintenance.
Honoraires par phase : ce que le logiciel doit suivre
Le cœur du projet est la grille de phases. Pour une mission de maîtrise d'œuvre fluides, la répartition des honoraires suit en général cet ordre de grandeur, à ajuster selon vos contrats.
| Phase | Part des honoraires (ordre de grandeur) | Livrables types | Ce que le logiciel suit |
|---|---|---|---|
| APS | 10 % | Note de principe, bilan de puissances | Heures consommées contre budget de phase |
| APD | 15 % | Dimensionnement, estimation des lots CVC et plomberie | Avancement en %, facture déclenchée à validation |
| PRO | 20 % | Plans et notes de calcul, descriptifs | Écart heures réelles contre heures vendues |
| DCE et ACT | 10 % | CCTP, DPGF, analyse des offres | Date de remise, relance du maître d'ouvrage |
| VISA | 10 % | Visa des plans d'exécution de l'entreprise | Nombre de visas, allers-retours facturables |
| DET | 28 % | Réunions de chantier, comptes rendus, situations | Heures par réunion, avenants pour prolongation |
| AOR | 7 % | Réserves, DOE, mise en service | Levée des réserves, solde des honoraires |
Autour de cette grille, quatre modules complètent le budget : la saisie des temps par affaire et par phase (2 semaines), la facturation à l'avancement avec export vers la comptabilité (2 à 3 semaines), le registre des avenants et missions complémentaires (1 à 2 semaines) et le tableau de bord de charge par ingénieur (2 semaines). Pour cadrer une application web sur mesure, partez de trois contrats récents : un public, un promoteur, une entreprise générale.
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Mini cas pratique
Julien, gérant d'un BET CVC et plomberie de 25 ingénieurs à Lyon (scénario illustratif), réalise 2 800 000 EUR de chiffre d'affaires sur 80 affaires actives.
- Avenants et prolongations de DET non facturés : environ 3 % du chiffre d'affaires, soit 84 000 EUR par an. Le registre des avenants en récupère la moitié, 42 000 EUR.
- Temps de reporting du gérant et de l'assistante : 10 h par semaine, soit 520 h par an à 45 EUR, ou 23 400 EUR, presque entièrement supprimées.
- Gain annuel estimé : 65 400 EUR, auquel s'ajoute la trésorerie : facturer l'avancement 15 jours plus tôt libère environ 115 000 EUR d'encours.
- Investissement : 60 000 EUR HT de développement et 800 EUR par mois de maintenance, soit 69 600 EUR la première année, couverts en 13 mois environ.
FAQ
Combien de temps faut-il pour livrer le logiciel ? Comptez 12 à 16 semaines, dont 2 à 3 semaines de cadrage sur vos contrats types. La reprise des 80 affaires en cours ajoute en général 1 à 2 semaines.
Peut-on gérer des phases différentes selon les clients ? Oui, chaque contrat porte sa propre grille, loi MOP pour le public ou découpage libre pour un promoteur. Une bibliothèque de 5 à 10 modèles de contrats couvre en général 90 % des affaires.
Le logiciel se connecte-t-il à notre comptabilité ? Oui, par export d'écritures ou API selon votre logiciel comptable. Prévoyez 3 000 à 8 000 EUR par connecteur.
Les ingénieurs vont-ils saisir leurs temps ? Si la saisie prend moins de 3 minutes par jour et reprend les affaires de la semaine précédente, l'adoption dépasse en général 90 % en deux mois. Les chefs de projet voient leurs dépassements en temps réel, ce qui les motive.
Le sur mesure vaut-il le coup en dessous de 15 ingénieurs ? Rarement : un logiciel du marché à 35 ou 60 EUR par utilisateur reste moins cher. À partir de 20 à 25 ingénieurs et de contrats variés, l'écart se renverse sur 3 ans.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous la taille de votre bureau, vos types de contrats et vos outils actuels : nous chiffrons votre logiciel de suivi des affaires dans la fourchette Kolonell de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), via notre formulaire de devis. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.