Le verdict en trois phrases
Dans un cabinet de conseil en ingénierie, le logiciel de staffing ne se juge pas à son prix de licence mais au taux d'occupation qu'il fait gagner : à 60 consultants et 750 € de TJM, un seul point vaut environ 99 000 € de chiffre d'affaires par an. Un PSA du marché (30 à 70 € par utilisateur et par mois) suffit tant que vos processus sont standards. Dès que la facturation à l'avancement, les régies multi-sites chez les avionneurs et la marge par mission deviennent le cœur du pilotage, un outil sur mesure entre 50 000 et 90 000 € HT se rembourse en moins de deux ans.
Ce que doit couvrir l'outil dans un cabinet aéronautique
À Toulouse, la majorité des missions se déroulent en régie ou au forfait chez les grands donneurs d'ordre de l'aéronautique et du spatial. Le pilotage repose sur quatre briques : le plan de charge des consultants (qui est disponible, quand, avec quelles compétences et habilitations), la saisie des temps et des frais, la facturation (régie mensuelle, forfait à l'avancement, jalons) et la marge réelle par mission, consultant et client.
Le problème classique : le plan de charge vit dans un tableur, les temps dans un outil, la facturation dans l'ERP comptable. Résultat, l'intercontrat est détecté trop tard, les avenants ne sont pas refacturés et la marge n'est connue qu'à la clôture.
| Brique fonctionnelle | PSA du marché | Sur mesure | Impact mesurable |
|---|---|---|---|
| Plan de charge et staffing | Standard, vue par compétence | Vue par habilitation, site client, programme | 1 à 3 points d'occupation |
| Temps et frais | Saisie web et mobile | Saisie mobile, règles par contrat client | Clôture mensuelle en J+2 au lieu de J+8 |
| Facturation à l'avancement | Partielle, souvent par export | Native : régie, forfait, jalons, avenants | 1 à 2 % de CA non refacturé récupéré |
| Marge par mission | Tableaux de bord génériques | Marge réelle avec coût chargé par consultant | Arbitrage des TJM au renouvellement |
| Intégration paie et ERP | Connecteurs standards | Connecteurs sur vos outils existants | Double saisie supprimée |
| Gestion des compétences | Fiches basiques | Matrice compétences, certifications, export dossier de compétences | Réponse aux appels d'offres en 2 h au lieu d'une journée |
Comparatif des coûts sur trois ans
Les chiffres ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 pour 60 consultants et 8 managers, soit 68 utilisateurs.
| Poste | PSA entrée de gamme | PSA haut de gamme | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Licence ou développement initial | 30 € x 68 x 12 = 24 480 € par an | 70 € x 68 x 12 = 57 120 € par an | 50 000 à 90 000 € HT une fois |
| Paramétrage et reprise des données | 5 000 à 10 000 € | 15 000 à 30 000 € | Inclus |
| Maintenance et hébergement | Inclus | Inclus | 8 000 à 14 000 € par an |
| Coût cumulé sur 3 ans | 78 000 à 83 000 € | 186 000 à 201 000 € | 74 000 à 132 000 € |
| Adaptation à vos règles de facturation | Faible | Moyenne | Totale |
| Propriété du code et des données | Non | Non | Oui |
| Délai de mise en service | 1 à 2 mois | 3 à 4 mois | 4 à 6 mois |
Le PSA d'entrée de gamme reste le moins cher, mais il gère mal le forfait à l'avancement et les règles propres à chaque donneur d'ordre. Le PSA haut de gamme couvre davantage, à un coût récurrent qui dépasse celui du sur mesure dès la deuxième année.
Comment choisir sans se tromper
Posez-vous trois questions. Quelle part de votre chiffre d'affaires est au forfait ? Au-delà de 30 %, la facturation à l'avancement doit être native. Combien de temps vos managers passent-ils à consolider le plan de charge ? Si c'est plus d'une demi-journée par semaine, l'outil actuel coûte déjà cher. Votre marge par mission est-elle connue chaque mois ? Si la réponse est non, vous pilotez vos renouvellements de TJM à l'aveugle.
Une approche saine consiste à démarrer par un module de staffing et de saisie des temps livré en 8 à 10 semaines, puis à ajouter la facturation et la marge dans un second lot.
Mini cas pratique
Thomas, associé gérant d'un cabinet de conseil en ingénierie aéronautique à Blagnac, pilote 60 consultants à 750 € de TJM sur 220 jours facturables. Son taux d'occupation est de 84 %. Le cabinet investit 72 000 € HT dans un outil sur mesure, plus 10 000 € par an de maintenance.
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- Capacité facturable théorique : 60 x 220 x 750 € = 9 900 000 €.
- Un point d'occupation : 99 000 € de chiffre d'affaires.
- Gain visé : 2 points grâce à une détection de l'intercontrat 3 semaines plus tôt, soit 198 000 €.
- Avenants mieux refacturés : 1 % du CA réalisé, soit environ 83 000 €.
Sur la première année, le gain brut avoisine 280 000 € pour 82 000 € de coût. Même en divisant ce gain par deux pour rester prudent, le retour sur investissement intervient en moins de 8 mois.
FAQ
Un PSA du marché suffit-il pour 60 consultants ?
Oui si plus de 80 % de vos missions sont en régie simple et que vous acceptez ses règles standards. Comptez 30 à 70 € par utilisateur et par mois, soit 24 000 à 57 000 € par an pour 68 utilisateurs.
Combien de temps pour mettre en service un outil sur mesure ?
Comptez 4 à 6 mois pour l'ensemble, avec un premier module de staffing utilisable dès 8 à 10 semaines. La reprise du plan de charge et des fiches de compétences prend environ 2 semaines.
L'outil peut-il se connecter à notre logiciel de paie et à notre comptabilité ?
Oui, via des exports normalisés ou des API. Le connecteur comptable représente en général 5 000 à 10 000 € HT dans le budget global.
Comment mesurer le gain réel ?
Suivez le taux d'occupation mensuel, le délai de clôture des temps et le CA non refacturé. Un gain de 1 point d'occupation à 60 consultants représente 99 000 € par an.
Les données de nos clients aéronautiques sont-elles sécurisées ?
L'hébergement en France, l'authentification forte et la journalisation des accès sont prévus dès le cahier des charges. Ces exigences ajoutent 3 000 à 6 000 € HT au projet.
Parlons de votre projet. Nous cadrons avec vous le périmètre (staffing, temps, facturation, marge), un budget indicatif entre 50 000 et 90 000 € HT et un planning en lots de 8 à 10 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
