Le verdict en trois phrases
Pour une société de gardiennage de 600 agents sur 140 sites à Dakar, un logiciel de planning sur mesure coûte entre 9 000 000 et 18 000 000 FCFA en 2026. Il couvre le planning des vacations, le pointage par QR code sur site, la main courante numérique et la facturation par client. L'enjeu financier est la réduction de 5 à 8 % des heures fantômes, ces heures payées aux agents ou facturées aux clients sans présence réelle vérifiable.
Le périmètre fonctionnel et son coût
La plupart des sociétés de sécurité dakaroises gèrent encore les plannings sur Excel, les présences par appel téléphonique des chefs de poste et la main courante sur cahier. Le logiciel remplace ces trois outils et les relie à la paie et à la facturation.
| Module | Fonction | Prix 2026 (FCFA HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Planning des vacations | Rotations jour/nuit, remplacements, alertes de poste non couvert | 2 000 000 à 3 500 000 | 3 à 4 semaines |
| Pointage QR code | Scan à la prise et fin de poste, rondes avec points de contrôle, géolocalisation | 1 800 000 à 3 500 000 | 3 à 4 semaines |
| Main courante numérique | Incidents avec photos, consignes par site, transmission au client | 1 500 000 à 3 000 000 | 2 à 3 semaines |
| Préparation de paie | Heures normales, nuit, dimanche, jours fériés, primes de panier | 1 500 000 à 3 000 000 | 3 semaines |
| Facturation par site | Heures réelles par contrat, pénalités, export comptable | 1 200 000 à 2 500 000 | 2 à 3 semaines |
| Portail client | Rapports de présence et d'incidents consultables par le client | 1 000 000 à 2 500 000 | 2 semaines |
L'application agent fonctionne sur des smartphones Android d'entrée de gamme (40 000 à 60 000 FCFA l'unité) et supporte les coupures de réseau : le pointage est stocké puis envoyé dès que la 3G revient. Les alertes de poste non couvert partent par SMS ou WhatsApp au superviseur. Prévoyez 1 500 000 à 3 000 000 FCFA par an pour l'hébergement, les SMS et la maintenance.
Combien coûtent les heures fantômes
| Indicateur | Sans logiciel | Avec pointage QR (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|
| Heures mensuelles payées (600 agents) | 172 800 h | 172 800 h |
| Heures non vérifiables | 6 à 9 % | 1 à 2 % |
| Coût horaire chargé moyen d'un agent | 750 FCFA | 750 FCFA |
| Perte mensuelle sur heures fantômes | 7 800 000 à 11 700 000 FCFA | 1 300 000 à 2 600 000 FCFA |
| Litiges de facturation par mois | 8 à 12 clients | 1 à 3 clients |
| Délai d'émission des factures | J+12 | J+3 |
La différence de 5 à 8 points représente 6 à 9 millions de FCFA par mois de masse salariale ou de facturation contestée. Le portail client a un second effet : les donneurs d'ordre (banques, ambassades, industriels) exigent de plus en plus des preuves de présence et des rapports de ronde dans leurs appels d'offres.
Sur mesure, SaaS étranger ou Excel amélioré
| Option | Coût initial | Coût annuel | Limite principale |
|---|---|---|---|
| Excel et appels téléphoniques | 0 FCFA | Pertes de 90 à 140 millions FCFA/an | Aucune preuve de présence |
| SaaS européen de gardiennage | 1 000 000 FCFA de paramétrage | 8 à 12 EUR par agent et par mois, soit 31 à 47 millions FCFA/an | Paie et jours fériés non adaptés au Code du travail sénégalais |
| Logiciel sur mesure Kolonell | 9 000 000 à 18 000 000 FCFA | 1 500 000 à 3 000 000 FCFA | Délai de 3 à 4 mois |
| Pointeuses biométriques seules | 250 000 FCFA par site, soit 35 millions FCFA | Maintenance matériel | Pas de planning ni de facturation |
Le sur mesure est rentabilisé dès qu'on dépasse 150 à 200 agents. En dessous, un outil plus simple de planning partagé suffit souvent.
Mini cas pratique
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Moussa, directeur des opérations d'une société de sécurité privée à Dakar, gère 600 agents sur 140 sites. Ses chefs de secteur estiment que 7 % des heures payées ne sont pas vérifiables, soit environ 12 100 heures par mois, ou 9 075 000 FCFA à 750 FCFA l'heure. Avec un logiciel à 14 000 000 FCFA, le taux tombe à 1,5 % : l'économie mensuelle atteint environ 7 100 000 FCFA. L'investissement est remboursé en 2 mois de fonctionnement, et la société peut répondre aux appels d'offres qui exigent des rapports de ronde horodatés.
FAQ
Que se passe-t-il si un agent n'a pas de réseau sur son site ?
Le pointage QR code est enregistré dans le téléphone et transmis dès que la connexion revient, avec l'heure exacte du scan. Sur 140 sites, il est rare que plus de 5 % soient en zone blanche permanente.
Comment éviter qu'un agent scanne le QR code pour un collègue ?
Le scan est associé au téléphone de l'agent, à une photo prise au moment du pointage et à la position GPS. Les rondes imposent 4 à 8 points de contrôle à des heures précises, ce qui rend la fraude très visible.
Le logiciel calcule-t-il la paie selon la convention collective ?
Il prépare les éléments variables (heures de nuit, dimanches, fériés, remplacements) selon les règles que vous paramétrez, puis exporte vers votre logiciel de paie. Ce module coûte 1 500 000 à 3 000 000 FCFA selon le nombre de primes.
Combien de temps pour équiper 140 sites ?
Comptez 3 à 4 mois de développement puis 4 à 6 semaines de déploiement, en commençant par 20 sites pilotes. L'impression et la pose des QR codes résistants coûtent environ 3 000 FCFA par point de contrôle.
Peut-on payer en plusieurs fois ?
Oui, un échéancier en 3 versements (40 %, 40 %, 20 %) est la norme, avec paiement possible par virement, Wave ou Orange Money.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre d'agents, de sites et vos règles de paie : nous chiffrons un périmètre entre 9 et 18 millions de FCFA avec un déploiement en 3 à 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
