Le verdict en trois phrases
Avec 180 000 boîtes et 60 clients, une société d'archivage qui ne propose pas de portail client perd des appels d'offres face aux acteurs internationaux et passe des heures à traiter les demandes par téléphone. Un logiciel de traçabilité sur mesure coûte 250 000 à 600 000 MAD et se livre en 12 à 16 semaines, codes-barres, portail et facturation compris. Le retour sur investissement vient de trois sources : moins d'erreurs de localisation, facturation au mètre linéaire sans oubli et destruction certifiée vendue comme service premium.
Les options logicielles pour un archiviste au Maroc en 2026
Les logiciels internationaux de records management (O'Neil, solutions RMS anglo-saxonnes) sont conçus pour des volumes et des budgets nord-américains, avec des licences en dollars. Les GED classiques gèrent les documents numériques, pas les boîtes physiques sur des rayonnages.
| Option (ordre de grandeur 2026) | Coût initial | Coût annuel | Limites |
|---|---|---|---|
| Excel et registres papier | 0 MAD | 1 à 2 ETP de recherche et saisie | erreurs, aucun portail |
| Logiciel RMS international (licence) | 400 000 à 900 000 MAD | 18 à 22 % de licence | interface en anglais, peu adapté au droit marocain |
| GED générique adaptée | 150 000 à 300 000 MAD | 15 à 20 % | pas de gestion d'emplacements physiques |
| Sur mesure, lot 1 (codes-barres, emplacements, mouvements) | 250 000 à 350 000 MAD | 30 000 à 45 000 MAD | portail en lot 2 |
| Sur mesure complet (+ portail, conservation, facturation) | 450 000 à 600 000 MAD | 45 000 à 70 000 MAD | aucune licence |
| Terminaux de scan et imprimantes d'étiquettes | 40 000 à 90 000 MAD | remplacement tous les 4 à 5 ans | matériel |
Le sur mesure complet reste dans le budget d'un acteur de taille moyenne et devient un argument commercial : un portail à vos couleurs, en français et en arabe, que vos clients banques et assurances peuvent auditer.
Les modules et leur coût
| Module | Fonction | Budget estimé |
|---|---|---|
| Codes-barres et emplacements | étiquetage boîte, allée, travée, niveau, inventaire tournant | 60 000 à 100 000 MAD |
| Mouvements et chaîne de possession | sortie, retour, transport, signature électronique du livreur | 50 000 à 90 000 MAD |
| Portail client | recherche par référence, demande de consultation, suivi des livraisons | 80 000 à 140 000 MAD |
| Durées de conservation | règles par type de document, alertes d'échéance, gel juridique | 40 000 à 70 000 MAD |
| Destruction certifiée | validation client, lot de destruction, certificat PDF horodaté | 30 000 à 55 000 MAD |
| Facturation | mètre linéaire, mouvements, numérisation à la demande, TVA 20 % | 45 000 à 80 000 MAD |
| Numérisation à la demande | envoi du scan dans le portail sous 24 h | 25 000 à 50 000 MAD |
Les durées de conservation varient selon le document : 10 ans pour les pièces comptables au titre du Code de commerce, durées plus longues pour certains dossiers du personnel ou bancaires. Le logiciel doit appliquer ces règles client par client et bloquer toute destruction sans validation écrite. Côté données personnelles, la loi 09-08 et la CNDP imposent un registre des traitements et un hébergement maîtrisé, idéalement au Maroc.
Mini cas pratique
Karim, gérant d'une société d'archivage à Casablanca, conserve 180 000 boîtes, soit environ 18 000 mètres linéaires, pour 60 clients. Il facture 18 MAD par mètre linéaire et par mois, mais l'inventaire manuel laisse environ 4 % des volumes non facturés : 18 000 × 4 % × 18 × 12 = 155 500 MAD perdus par an. Ses deux agents passent par ailleurs la moitié de leur temps à traiter les demandes téléphoniques, soit 2 × 0,5 × 9 000 MAD × 12 = 108 000 MAD par an. Avec un logiciel complet à 520 000 MAD et un portail qui absorbe 70 % des demandes, il récupère 155 500 + 75 600 = 231 100 MAD par an, sans compter la vente de destructions certifiées. Le projet est amorti en un peu plus de deux ans, et plus vite s'il gagne un seul nouveau client bancaire grâce au portail.
FAQ
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Combien de temps pour étiqueter 180 000 boîtes ?
Avec deux équipes de deux personnes, comptez 6 à 10 semaines en parallèle du développement. Le coût de main d'œuvre et d'étiquettes est d'environ 60 000 à 100 000 MAD.
Le portail peut-il être en arabe ?
Oui, une interface français et arabe avec affichage de droite à gauche ajoute 30 000 à 50 000 MAD au budget.
Où héberger les données ?
Un hébergement au Maroc coûte 1 500 à 4 000 MAD par mois pour ce volume et simplifie la conformité à la loi 09-08. Une déclaration auprès de la CNDP reste nécessaire.
Peut-on payer le projet en plusieurs fois ?
Oui, l'échéancier classique prévoit 30 % à la commande, 40 % à la livraison du lot 1 et 30 % à la mise en production du portail.
Le logiciel gère-t-il plusieurs entrepôts ?
Oui, le multi-sites (Casablanca, Rabat, Tanger) est prévu dès la conception et coûte 20 000 à 40 000 MAD de plus s'il est intégré au lot 1.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
