Le verdict en trois phrases
Pour une société d'archivage physique et de numérisation à Lille qui garde 50 000 à 500 000 boîtes, un logiciel métier sur mesure coûte 25 000 à 70 000 € HT en 2026, livré en 3 à 5 mois. Il réunit la traçabilité par codes-barres de chaque boîte et emplacement, un portail client pour les demandes de consultation et le suivi des durées de conservation jusqu'à la destruction certifiée. Au-delà de 80 000 boîtes, le gain de productivité en entrepôt et la facturation fiabilisée remboursent l'outil en 18 à 30 mois.
Les flux qu'un tableur ne suit plus
Une société de gardiennage documentaire vit de quatre flux : l'entrée des boîtes (collecte chez le client, indexation, mise en rayonnage), la consultation (sortie d'une boîte ou d'un dossier, livraison, retour), la numérisation à la demande et la destruction en fin de durée légale. Chaque flux est facturable. Sur tableur, 2 à 4 % des mouvements ne sont jamais facturés et une boîte mal rangée coûte 30 à 90 minutes de recherche.
| Module | Fonction | Coût indicatif 2026 (HT) | Effet mesuré |
|---|---|---|---|
| Codes-barres et emplacements | Étiquettes boîtes, allées, travées, niveaux | 5 000 - 12 000 € | Boîte localisée en moins de 2 min |
| Application entrepôt | Scan sur terminal, entrées, sorties, inventaire | 5 000 - 14 000 € | Inventaire annuel 3 fois plus rapide |
| Portail client | Demandes de consultation, suivi, factures | 5 000 - 15 000 € | 70 % des demandes passées en ligne |
| Numérisation à la demande | File de travaux, livraison PDF sécurisée | 3 000 - 10 000 € | Délai de scan sous 24 h |
| Conservation et destruction | Durées par type de document, alertes, certificats | 3 000 - 9 000 € | 0 destruction sans validation client |
| Facturation | Stockage au mois, mouvements, prestations | 4 000 - 10 000 € | Mouvements non facturés sous 0,5 % |
Le socle codes-barres, entrepôt et facturation démarre autour de 25 000 € HT. La version complète avec portail, numérisation et destruction certifiée atteint 55 000 à 70 000 € HT.
Sur mesure ou logiciel spécialisé du marché
| Critère | Logiciel d'archivage du marché | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût initial | 8 000 - 20 000 € de mise en place | 25 000 - 70 000 € HT |
| Abonnement annuel (12 utilisateurs) | 7 000 - 18 000 € | 2 400 - 5 000 € de maintenance et hébergement |
| Grille tarifaire client spécifique | Paramétrage limité | Vos règles, par contrat |
| Portail client à votre marque | Option payante | Inclus |
| Coût cumulé sur 5 ans | 43 000 - 110 000 € | 37 000 - 95 000 € |
| Hébergement en France | Selon éditeur | Oui |
| Délai de mise en service | 2 - 4 mois | 3 - 5 mois |
Le sur mesure devient plus économique dès que la grille tarifaire est complexe (forfaits, urgences, numérisation au feuillet) ou que vous voulez un portail à votre marque pour vous différencier.
Conformité : ce que vos clients vont vérifier
Vos clients (cabinets comptables, hôpitaux, collectivités, banques) attendent des preuves. Le logiciel doit tenir un journal horodaté de chaque mouvement, gérer les durées de conservation légales (10 ans pour les pièces comptables, 5 ans pour la plupart des documents RH après le départ du salarié, bien plus pour certains dossiers médicaux) et produire un certificat de destruction avec la liste des boîtes. Pour les archives publiques, l'agrément du ministère de la Culture impose des exigences supplémentaires de traçabilité. Le RGPD exige enfin un contrôle d'accès par rôle et un registre des traitements.
Mini cas pratique
Sophie, gérante d'une société d'archivage de 9 salariés près de Lille, garde 140 000 boîtes pour 210 clients. Chaque mois, environ 2 600 mouvements sont réalisés, dont 3 % n'étaient pas facturés, soit 78 mouvements à 18 € de moyenne : 1 404 € par mois, près de 17 000 € par an. Les recherches de boîtes mal rangées consommaient 25 heures par mois, environ 9 000 € par an à 30 € de l'heure chargée. Le logiciel, livré en 4 mois pour 46 000 € HT plus 3 600 € de maintenance annuelle, a ramené les oublis de facturation à 0,4 % et les recherches à 4 heures par mois. Gain annuel estimé : 22 000 €. Retour sur investissement en environ 30 mois, sans compter deux nouveaux clients signés grâce au portail.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion d'archives physiques en 2026 ?
Entre 25 000 et 70 000 € HT selon les modules. Il faut prévoir 2 400 à 5 000 € par an de maintenance et d'hébergement en France.
Peut-on réutiliser nos étiquettes existantes ?
Oui, si elles portent un identifiant unique. Sinon, un réétiquetage progressif est prévu, à raison de 2 000 à 4 000 boîtes par jour avec deux opérateurs.
Le portail client gère-t-il les demandes urgentes ?
Oui, le client choisit le délai (24 h, 4 h, numérisation immédiate) et le tarif associé s'applique automatiquement à la facturation.
Comment la destruction est-elle sécurisée ?
Le logiciel alerte 60 jours avant l'échéance, demande la validation du client, puis génère un certificat listant les boîtes détruites et le prestataire de broyage.
Quel délai de livraison ?
Comptez 3 à 5 mois, dont 2 à 4 semaines de reprise des données de votre tableur ou de votre ancien outil.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de boîtes, vos prestations et votre grille tarifaire : nous chiffrons un périmètre entre 25 000 et 70 000 € HT avec une livraison en 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
