Le verdict en trois phrases
Un service d'aide à domicile de Grenoble qui coordonne 90 intervenants et 1 100 interventions par semaine paiera en 2026 entre 8 et 20 EUR par intervenant et par mois pour un logiciel spécialisé, soit 8 640 à 21 600 EUR par an. Le vrai risque n'est pas le prix mais le décalage entre l'outil et vos financeurs : télégestion acceptée par le Département de l'Isère, facturation de l'APA et de la PCH, flux vers les caisses de retraite et les mutuelles. Posez les huit questions ci-dessous avant de signer, et prévoyez un module sur mesure de 10 000 à 35 000 EUR HT seulement si l'éditeur ne couvre pas un besoin précis.
Le périmètre à faire chiffrer
Avant de comparer les réponses, fixez votre volume et vos flux. Un devis sérieux part de ces chiffres, pas d'une démonstration générique.
| Élément | Volume ou exigence 2026 | Impact sur le coût |
|---|---|---|
| Intervenants | 90, dont 15 à temps partiel | Base de la licence par intervenant |
| Interventions | 1 100 par semaine, environ 4 750 par mois | Volume de télégestion et de facturation |
| Bénéficiaires | 320 à 380 actifs | Plans d'aide, avenants, historiques |
| Télégestion | Pointage par smartphone ou badge au domicile | Smartphones ou forfaits à prévoir |
| Financeurs | Département, caisses de retraite, mutuelles, particuliers | Formats de facturation et télétransmission |
| Paie | Variables à transmettre au logiciel de paie | Interface ou export à valider |
| Déploiement | 2 à 4 mois | Reprise des plannings et des plans d'aide |
Les huit questions à poser, et les réponses à attendre
| Question | Bonne réponse | Mauvaise réponse |
|---|---|---|
| Votre télégestion est-elle déjà acceptée par le Département de l'Isère ? | Oui, avec des services clients dans le département et un format d'export validé | « Nous l'adapterons si besoin » |
| Comment facturez-vous l'APA et la PCH au réel des heures pointées ? | Rapprochement automatique plan d'aide, heures pointées, facture | « Vous exportez et vous retraitez dans un tableur » |
| Quel est le prix tout compris par intervenant, smartphones exclus ? | Un chiffre unique, par exemple 14 EUR, avec les modules listés | Un prix de base à 8 EUR puis des modules optionnels |
| Que se passe-t-il quand un intervenant est absent le matin ? | Proposition de remplaçants selon compétences, secteur et heures | « Le planificateur gère par téléphone » |
| Comment les variables partent-elles en paie ? | Export au format de votre logiciel de paie, testé en recette | « Nous avons un export CSV standard » |
| Où sont hébergées les données et sous quelle certification ? | En France, chez un hébergeur certifié pour les données de santé si l'outil en stocke | « Dans le cloud, c'est sécurisé » |
| Combien de jours de formation et de reprise sont inclus ? | 3 à 5 jours, reprise des plans d'aide incluse | « La formation se fait en ligne via des vidéos » |
| Comment récupérer nos données si nous partons ? | Export complet documenté, sans frais, sous 30 jours | « Sur devis » |
Une seule mauvaise réponse sur la télégestion ou la facturation des financeurs suffit à écarter un éditeur : ce sont ces deux flux qui conditionnent votre trésorerie.
Combien coûte chaque scénario sur trois ans
Montants HT, ordre de grandeur 2026, hors smartphones des intervenants.
| Scénario | Mise en place | Coût annuel | Total sur 3 ans |
|---|---|---|---|
| Logiciel spécialisé à 8 EUR par intervenant | 3 000 EUR | 8 640 EUR | 28 920 EUR |
| Logiciel spécialisé à 14 EUR par intervenant | 4 000 EUR | 15 120 EUR | 49 360 EUR |
| Logiciel spécialisé à 20 EUR par intervenant | 5 000 EUR | 21 600 EUR | 69 800 EUR |
| Logiciel à 10 EUR et module sur mesure de 15 000 EUR | 18 000 EUR | 10 800 EUR et 2 400 EUR de maintenance | 57 600 EUR |
| Application sur mesure complète | 35 000 EUR | 6 000 EUR de maintenance et hébergement | 53 000 EUR |
Le sur mesure complet n'est rentable que si aucun éditeur ne couvre vos financeurs ou si votre organisation est atypique, par exemple un service mixte aide à domicile et portage de repas. Dans la majorité des cas, un logiciel spécialisé bien choisi, complété si besoin d'un petit module, offre le meilleur rapport risque et coût.
Mini cas pratique
Exemple type, pas un client réel : Nathalie dirige un service d'aide à domicile à Grenoble avec 90 intervenants. Aujourd'hui, deux assistantes ressaisissent chaque semaine les 1 100 interventions depuis des feuilles d'heures, à raison d'environ 1 minute par intervention, soit 18 heures par semaine.
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Avec un logiciel à 14 EUR par intervenant et la télégestion, la ressaisie disparaît. Coût : 49 360 EUR sur trois ans. Gain : 18 heures par semaine sur 47 semaines, soit 846 heures par an, environ 21 150 EUR à 25 EUR de coût horaire chargé, donc 63 450 EUR sur trois ans. S'ajoutent les erreurs de facturation évitées : à 2 % de 1 100 interventions de 24 EUR facturées, environ 530 EUR par semaine récupérés. L'outil est rentable dès la deuxième année.
FAQ
Combien coûte un logiciel d'aide à domicile pour 90 intervenants ?
Entre 8 et 20 EUR par intervenant et par mois, soit 8 640 à 21 600 EUR par an pour 90 intervenants. Ajoutez 3 000 à 5 000 EUR de mise en place et de formation.
Faut-il équiper chaque intervenant d'un smartphone ?
C'est la solution la plus courante pour la télégestion. Comptez 150 à 250 EUR par appareil et 5 à 10 EUR de forfait mensuel, ou étudiez le pointage par badge au domicile.
Quel délai pour basculer sur un nouveau logiciel ?
Prévoyez 2 à 4 mois : paramétrage des financeurs, reprise des plans d'aide, formation et un mois de fonctionnement en parallèle. Évitez une bascule en décembre, période de clôture.
Quand un module sur mesure se justifie-t-il ?
Quand un flux propre à votre service n'est couvert par aucun éditeur, par exemple une convention particulière avec un financeur. Un module de ce type coûte 10 000 à 35 000 EUR HT selon sa complexité.
Comment éviter d'être prisonnier de l'éditeur ?
Faites inscrire au contrat un export complet sans frais sous 30 jours et une durée d'engagement de 12 mois maximum. Testez l'export pendant la recette sur au moins 50 bénéficiaires.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos intervenants, vos financeurs et l'outil actuel : nous évaluons s'il faut un module sur mesure, avec un budget indicatif et un délai. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
