Le verdict en trois phrases
À 4 500 repas par jour sur 30 sites, la gestion manuelle des menus, des allergènes et des commandes fournisseurs coûte plus cher qu'un logiciel : erreurs de commande, surproduction et risque juridique. Un logiciel de restauration collective sur mesure se chiffre entre 55 000 et 120 000 EUR HT, avec fiches techniques, coût matière en temps réel et reporting EGalim. Livré en 4 mois, il vise 18 % de gaspillage en moins et se rembourse en général en 12 à 18 mois.
Ce que coûte la gestion manuelle à 4 500 repas par jour
| Poste | Gestion actuelle (Excel, papier) | Avec logiciel | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|---|
| Coût matière moyen par repas | 2,35 EUR HT | 2,22 EUR HT | -0,13 EUR par repas |
| Gaspillage alimentaire | 120 g par repas | 98 g par repas | -18 % |
| Temps de commande fournisseurs | 25 h par semaine | 8 h par semaine | -17 h |
| Affichage des 14 allergènes | ressaisi par site | généré depuis les fiches | Zéro écart menu/fiche |
| Suivi EGalim (50 % durables dont 20 % bio) | tableau annuel reconstitué | tableau de bord mensuel | Déclaration ma-cantine.fr en 1 h |
| Prévision des effectifs | appel téléphonique J-2 | saisie par site sur tablette | Surproduction réduite |
Sur 4 500 repas, 0,13 EUR de coût matière en moins représente environ 585 EUR par jour, soit plus de 120 000 EUR sur 210 jours de service.
Les modules et leur budget
| Module | Fonctions | Budget HT indicatif |
|---|---|---|
| Fiches techniques et recettes | Grammages par convive (crèche, scolaire, senior), rendements, nutrition | 12 000 à 25 000 EUR |
| Plans de menus et allergènes | Cycles de menus, GEMRCN, 14 allergènes réglementaires, affichage par site | 10 000 à 20 000 EUR |
| Prévisions et commandes fournisseurs | Effectifs par site, besoins nets, bons de commande, mercuriales | 12 000 à 28 000 EUR |
| Coût matière et marges | Prix réels d'achat, coût par repas, écarts par site | 8 000 à 18 000 EUR |
| Conformité EGalim | Classement des achats (bio, label, local), export ma-cantine.fr | 5 000 à 12 000 EUR |
| Application de site et traçabilité HACCP | Relevés de températures, réceptions, plats témoins | 8 000 à 17 000 EUR |
| Total | Selon périmètre | 55 000 à 120 000 EUR |
Comptez ensuite 10 000 à 20 000 EUR par an pour l'hébergement et la maintenance. Les progiciels du marché coûtent souvent 300 à 900 EUR par mois et par cuisine centrale, plus 30 à 80 EUR par site satellite, avec des paramétrages facturés à la journée (900 à 1 200 EUR).
Planning sur 4 mois
- Mois 1 : reprise des recettes (souvent 600 à 1 200 fiches) et des mercuriales fournisseurs.
- Mois 2 : menus, allergènes et prévisions sur 5 sites pilotes.
- Mois 3 : commandes fournisseurs et coût matière, comparaison avec le réel.
- Mois 4 : déploiement sur les 30 sites, tableau EGalim, formation des chefs de site.
Le calendrier idéal vise une mise en production pendant les vacances scolaires de printemps ou d'été, quand les volumes baissent.
Mini cas pratique
Julien dirige une société de restauration collective à Toulouse : 4 500 repas par jour, 30 sites (écoles, Ehpad, entreprises), 210 jours de service. Il investit 88 000 EUR HT.
- Coût matière : -0,10 EUR par repas, soit 4 500 x 0,10 x 210 = 94 500 EUR par an.
- Gaspillage : -18 % sur un volume jeté valorisé à 60 000 EUR par an, soit 10 800 EUR.
- Temps administratif : 17 h par semaine à 32 EUR chargé, soit environ 26 000 EUR par an.
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Gain annuel estimé : environ 131 000 EUR. Même en divisant ce chiffre par deux par prudence, le logiciel est remboursé en moins de 16 mois.
FAQ
Le logiciel calcule-t-il les taux EGalim automatiquement ?
Oui, si chaque produit de la mercuriale est classé (bio, label, local, commerce équitable). Le tableau de bord affiche alors les 50 % de produits durables dont 20 % de bio en continu.
Peut-on gérer les régimes spéciaux et les PAI ?
Oui, chaque convive ou groupe peut porter des exclusions (sans porc, sans gluten, texture modifiée). Ce module ajoute environ 6 000 à 10 000 EUR HT.
Combien de temps pour saisir nos recettes ?
Pour 800 fiches techniques, comptez 4 à 6 semaines avec un import Excel et une diététicienne qui valide. C'est la tâche la plus longue du projet.
Le logiciel se connecte-t-il à nos fournisseurs ?
Les commandes peuvent partir par e-mail, EDI ou portail fournisseur. Un connecteur EDI coûte environ 4 000 à 8 000 EUR HT par grossiste.
Que se passe-t-il en cas de contrôle de la DDPP ?
Les relevés HACCP, réceptions et plats témoins sont horodatés et exportables en PDF. Un dossier de contrôle se prépare en 15 minutes au lieu d'une demi-journée.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre volume de repas, votre nombre de sites et vos outils actuels, nous chiffrons un logiciel entre 55 000 et 120 000 EUR HT livrable en 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
