Le verdict en trois phrases
Pour une société de restauration collective de 12 sites et 6 000 repas par jour en Île-de-France, chaque point de coût matière vaut plusieurs centaines de milliers d'euros par an. Un logiciel sur mesure à 30 000-70 000 € HT relie fiches techniques, allergènes INCO, commandes fournisseurs et suivi EGalim dans un seul outil. Une baisse réaliste de 2 à 4 points de coût matière rembourse le projet en moins d'un an.
Progiciel de restauration ou sur mesure : les coûts 2026
Les montants ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 pour 12 sites, une cuisine centrale et environ 40 utilisateurs (chefs, gestionnaires, acheteurs, diététicienne).
| Option | Coût initial HT | Récurrent annuel HT | Coût sur 3 ans HT | Adaptation à vos process |
|---|---|---|---|---|
| Excel + fiches papier | 0 € | 0 € (erreurs, temps perdu) | Coût caché élevé | Faible |
| Progiciel restauration collective (SaaS) | 5 000 à 12 000 € | 18 000 à 36 000 € | 59 000 à 120 000 € | Moyenne |
| Sur mesure, périmètre essentiel | 30 000 à 42 000 € | 4 000 à 6 000 € | 42 000 à 60 000 € | Forte |
| Sur mesure complet (cuisine centrale, portail clients) | 50 000 à 70 000 € | 6 000 à 10 000 € | 68 000 à 100 000 € | Totale |
| Hybride : progiciel + connecteurs sur mesure | 15 000 à 25 000 € | 18 000 à 36 000 € | 69 000 à 133 000 € | Bonne |
| Maintenance évolutive seule | 0 € | 400 à 900 € par mois | Selon contrat | Selon contrat |
Le progiciel convient aux structures qui acceptent ses écrans et son modèle de données. Dès que vous gérez plusieurs contrats clients (entreprises, écoles, EHPAD) avec des grammages, prix de vente et obligations différentes, le sur mesure devient plus rentable sur trois ans.
Les fonctionnalités qui pèsent sur le coût matière
| Fonctionnalité | Rôle | Budget indicatif 2026 HT | Impact |
|---|---|---|---|
| Fiches techniques et coût de revient | Recettes, grammages par convive, prix fournisseurs à jour | 6 000 à 12 000 € | Coût par portion exact |
| Allergènes INCO | 14 allergènes calculés depuis les ingrédients, affichage par menu | 3 000 à 7 000 € | Conformité et zéro saisie manuelle |
| Plans de menus et effectifs | Prévisions par site, ajustement selon réservations | 5 000 à 10 000 € | -15 à -30 % de gaspillage |
| Commandes fournisseurs | Besoins calculés depuis les menus, envoi automatique | 5 000 à 12 000 € | Moins d'achats d'urgence |
| Suivi EGalim | Part de produits durables et bio par site et par contrat | 3 000 à 6 000 € | Rapports clients en un clic |
| Inventaires et écarts | Stock théorique contre réel par site | 4 000 à 8 000 € | Écarts détectés chaque semaine |
| Tableaux de bord direction | Coût matière par site, par contrat, par repas | 3 000 à 7 000 € | Pilotage hebdomadaire |
La loi EGalim impose en restauration collective publique au moins 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio. Vos clients publics demandent des justificatifs réguliers : un suivi automatique évite des journées de compilation.
Planning type
Comptez 4 à 6 mois. Le cadrage et la reprise des recettes occupent le premier mois, souvent le plus sous-estimé. Les fiches techniques et allergènes arrivent au mois 2, les menus et commandes aux mois 3 et 4, puis EGalim, inventaires et tableaux de bord. Deux sites pilotes démarrent avant la généralisation.
Mini cas pratique
Nathalie, directrice d'une société de restauration collective à Paris, sert 6 000 repas par jour sur 220 jours, soit 1 320 000 repas par an. Son coût matière moyen est de 2,40 € par repas sur un prix de vente de 7,50 €, soit 32 % du chiffre d'affaires. Une baisse de 2,5 points ramène le coût matière à 2,21 € par repas, soit 0,19 € économisé par repas et 250 800 € par an. Avec un logiciel sur mesure à 55 000 € HT et 8 000 € de récurrent, le retour sur investissement arrive en moins de 3 mois d'exploitation.
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FAQ
Le logiciel calcule-t-il automatiquement les allergènes ?
Oui, les 14 allergènes réglementaires sont calculés depuis les fiches ingrédients et remontent dans chaque recette et chaque menu. La qualité dépend des fiches fournisseurs, d'où une reprise initiale de 1 à 2 semaines.
Peut-on suivre EGalim par contrat client ?
Oui, la part de produits durables et bio se calcule par site, par contrat et par période. Le rapport annuel pour un client public sort en quelques secondes au lieu de 2 à 3 jours de compilation.
Le logiciel se connecte-t-il à nos fournisseurs ?
Les commandes peuvent partir par email, par EDI ou via les portails des grossistes selon leurs formats. Chaque connecteur EDI coûte en général 3 000 à 6 000 € HT.
Quel gain sur le gaspillage ?
Un ajustement des quantités produites selon les effectifs prévus réduit le gaspillage de 15 à 30 % selon les sites. Cela contribue directement à la baisse de 2 à 4 points de coût matière.
Qui possède le logiciel ?
Vous êtes propriétaire du code et des données. La maintenance et l'hébergement coûtent 4 000 à 10 000 € HT par an.
Parlons de votre projet. Nous cadrons avec vous le périmètre (fiches techniques, allergènes, commandes, EGalim, sites), un budget indicatif entre 30 000 et 70 000 € HT et un planning de 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
