Le verdict en trois phrases
Pour une société de restauration collective de 18 sites et 9 000 repas par jour, un logiciel du marché à 300 à 900 € par site et par an couvre la plupart des besoins : menus, fiches techniques, 14 allergènes et suivi EGalim. Un outil sur mesure de 30 000 à 75 000 € HT se justifie quand vos process sortent du standard : cuisine centrale en liaison froide, contrats clients aux règles différentes, ou outils existants à relier. Dans les deux cas, le vrai gain financier vient du coût matière, où 2 à 3 % de baisse représentent 100 000 à 150 000 € par an.
Ce que la réglementation impose en 2026
La loi EGalim impose au moins 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio, dans la restauration collective, avec une déclaration annuelle sur la plateforme ma-cantine. Le règlement INCO impose l'information sur les 14 allergènes pour chaque plat servi. Sans outil, ces obligations reposent sur des tableurs que chaque chef de site tient à sa façon.
| Obligation | Ce qu'il faut prouver | Source de la donnée | Risque sans outil |
|---|---|---|---|
| 14 allergènes (INCO) | Allergènes de chaque plat, chaque jour | Fiches techniques et fiches produits fournisseurs | Erreur sur un PAI, incident grave |
| EGalim 50 % durables | Part en valeur des achats labellisés | Factures et référentiel produits | Déclaration fausse ou incomplète |
| EGalim 20 % bio | Part en valeur des achats bio | Factures fournisseurs | Objectif non démontrable |
| Menu végétarien hebdomadaire | Plan de menus | Planification | Non-conformité contractuelle |
| Information des convives | Affichage et menus en ligne | Fiches techniques | Plaintes de parents ou de clients |
| Traçabilité HACCP | Lots, températures, DLC | Réceptions et relevés | Retrait de lots impossible à cibler |
Marché ou sur mesure : le comparatif chiffré
| Option | Coût pour 18 sites sur 3 ans | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|
| Tableurs et classeurs | Quasi nul en direct, 1 à 2 ETP de saisie | Souplesse | Erreurs d'allergènes, EGalim non prouvé |
| Logiciel du marché entrée de gamme | 16 000 à 25 000 € (300 à 450 € par site et par an) | Rapide à déployer, mises à jour réglementaires | Peu de personnalisation, liaison froide limitée |
| Logiciel du marché complet | 30 000 à 49 000 € (550 à 900 € par site et par an) | Commandes, stocks, EGalim intégrés | Intégrations facturées en plus |
| Outil sur mesure | 45 000 à 100 000 € (projet + maintenance) | Process et contrats spécifiques, intégrations | Investissement et pilotage de projet |
| Référence Londres (contract caterer britannique) | 40 000 à 90 000 GBP pour un périmètre équivalent | Conforme à la Natasha's Law | Référentiel EGalim absent |
Notre conseil honnête : testez d'abord deux logiciels du marché sur trois sites pendant un mois. Si plus de 20 % de vos besoins restent non couverts, le sur mesure devient rentable.
Le budget d'un outil sur mesure
Ordres de grandeur 2026, hors hébergement (80 à 250 € par mois).
| Module | Contenu | Prix (€ HT) |
|---|---|---|
| Fiches techniques et allergènes | Recettes, grammages, calcul automatique des 14 allergènes | 8 000 à 15 000 |
| Plans de menus multi-contrats | Cycles, menus végétariens, menus spéciaux PAI | 6 000 à 12 000 |
| Suivi EGalim | Classement des produits, part durable et bio, export ma-cantine | 5 000 à 10 000 |
| Commandes et coût matière | Besoins calculés depuis les effectifs, bons de commande fournisseurs | 8 000 à 18 000 |
| Affichage convives | Menus en ligne et allergènes pour parents et clients | 3 000 à 8 000 |
| Intégrations | Comptabilité, fournisseurs EDI, logiciel de pointage des effectifs | 0 à 12 000 |
| Total | 30 000 à 75 000 |
Mini cas pratique
Marc dirige une société de restauration collective de 18 sites : 9 000 repas par jour sur 230 jours, soit 2 070 000 repas par an à 2,40 € de coût matière, environ 4 970 000 € d'achats alimentaires. Avec des commandes calculées sur les effectifs réels et des grammages respectés, il réduit le coût matière de 2 %, soit 99 400 € par an. Il économise aussi 0,8 ETP de saisie EGalim et allergènes, environ 32 000 €. Son outil sur mesure coûte 55 000 € HT plus 8 000 € de maintenance annuelle. Gain net la première année : 68 400 €, retour sur investissement en environ 6 mois.
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FAQ
Le logiciel calcule-t-il seul les allergènes d'un plat ?
Oui, à partir des fiches produits fournisseurs rattachées aux recettes. La qualité dépend de ce référentiel : comptez 3 à 6 semaines pour fiabiliser 800 à 1 500 références.
Comment l'outil prouve-t-il les 50 % EGalim ?
Chaque produit porte son label (bio, Label Rouge, AOP, HVE et autres), et le logiciel calcule la part en valeur des achats. L'export annuel vers ma-cantine prend alors moins d'une heure au lieu de 3 à 5 jours.
Faut-il équiper chaque site d'un ordinateur ?
Une tablette à 250 à 400 € par site suffit pour les réceptions, les effectifs et l'affichage des allergènes. Pour 18 sites, le budget matériel est de 4 500 à 7 200 €.
Combien de temps dure le déploiement ?
Un logiciel du marché se déploie en 4 à 8 semaines. Un outil sur mesure demande 12 à 20 semaines, dont un pilote sur 2 ou 3 sites.
Peut-on gérer les menus spéciaux des enfants avec un PAI ?
Oui, le menu adapté est généré automatiquement en excluant les allergènes déclarés. Le chef de site reçoit une alerte nominative chaque jour concerné.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos sites, vos volumes et vos contrats : nous vous disons en toute franchise si un logiciel du marché suffit, ou nous chiffrons un outil sur mesure entre 30 000 et 75 000 € HT livrable en 12 à 20 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
