Le verdict en trois phrases
Pour une société de restauration collective qui sert 9 000 repas par jour sur 60 sites, chaque centime de coût matière gagné par repas vaut plus de 16 000 € par an. Un logiciel de restauration collective sur mesure coûte entre 35 000 et 80 000 € HT à Nantes, se livre en 5 mois et couvre fiches techniques, 14 allergènes réglementaires, suivi Egalim et commandes fournisseurs. Le retour sur investissement vient d'abord du gaspillage réduit, ensuite du temps de diététicienne et d'acheteur libéré.
Le périmètre fonctionnel et son coût en 2026
Entre écoles, Ehpad et restaurants d'entreprise, les contraintes divergent : textures modifiées et régimes en Ehpad, grammages par tranche d'âge en scolaire, choix multiples en entreprise. Un logiciel générique force souvent des contournements dans Excel. Le sur mesure part de la fiche technique, qui alimente tout le reste.
| Module | Ce qu'il fait | Budget indicatif 2026 (HT) |
|---|---|---|
| Fiches techniques et recettes | Grammages par convive, coût matière calculé, déclinaisons textures | 8 000 à 16 000 € |
| Allergènes (14 règlementaires) | Calcul automatique depuis les ingrédients, affichage par site | 4 000 à 9 000 € |
| Plans de menus | Cycles de 4 à 8 semaines, équilibre nutritionnel GEMRCN | 5 000 à 11 000 € |
| Suivi Egalim | Part de produits durables et bio par site, export pour bilan annuel | 4 000 à 9 000 € |
| Commandes fournisseurs | Besoins calculés depuis les effectifs prévisionnels, mercuriales | 7 000 à 17 000 € |
| Effectifs et pesées | Remontée des effectifs J-2, pesée des restes par site | 4 000 à 10 000 € |
| Pilotage et intégrations | Tableaux de bord, comptabilité, portail convives | 3 000 à 8 000 € |
Ordre de grandeur 2026 : 35 000 € HT pour un socle fiches, allergènes, menus et Egalim, jusqu'à 80 000 € HT avec commandes automatisées, pesées connectées et application pour les gérants de site. L'hébergement et la maintenance représentent 15 à 20 % du budget initial par an.
Egalim et allergènes : ce que le logiciel sécurise
La loi Egalim impose au moins 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio, en valeur d'achat. Sans outil, ce taux se calcule une fois par an à partir des factures, trop tard pour corriger. Côté allergènes, une erreur d'affichage expose à un risque sanitaire et juridique direct, surtout en Ehpad et en crèche.
| Indicateur | Avant (Excel et fiches papier) | Après logiciel (12 mois) |
|---|---|---|
| Gaspillage alimentaire par repas | 115 g | 80 à 85 g |
| Coût matière par repas | 2,05 € | 1,90 à 1,94 € |
| Taux Egalim produits durables | Estimé une fois par an | Suivi mensuel, 52 % atteint |
| Part bio en valeur | 14 % | 20 % |
| Temps de mise à jour d'un menu avec allergènes | 3 h par cycle et par site type | 25 min |
| Écart commande et besoin réel | 12 % | 4 à 5 % |
| Erreurs d'affichage allergènes signalées | 6 par an | 0 à 1 |
Planning sur 5 mois
Mois 1 : audit des fiches existantes, souvent 800 à 1 500 recettes à normaliser, et choix de la base d'ingrédients. Mois 2 et 3 : fiches techniques, allergènes et menus sur 5 sites pilotes. Mois 4 : commandes fournisseurs et suivi Egalim. Mois 5 : déploiement sur les 60 sites et formation des chefs gérants. La reprise des recettes pèse lourd : prévoir une diététicienne à mi-temps pendant 6 semaines.
Mini cas pratique
Claire, directrice d'une société de restauration collective à Nantes, sert 9 000 repas par jour, soit environ 1,98 million de repas par an sur 220 jours. Elle investit 62 000 € HT plus 11 000 € HT par an de maintenance.
- Coût matière ramené de 2,05 € à 1,92 € : 0,13 € x 1,98 million = 257 400 € par an.
- Temps de mise à jour des menus : 0,5 ETP de diététicienne libéré, soit environ 22 000 € par an.
- Gain annuel : environ 279 000 €, moins 11 000 € de maintenance, soit 268 000 € nets.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de restauration collective sur mesure en 2026 ?
Entre 35 000 et 80 000 € HT selon le nombre de sites et les modules. La maintenance annuelle représente 15 à 20 % de ce montant.
Le logiciel calcule-t-il le taux Egalim automatiquement ?
Oui, chaque produit est qualifié (bio, label, local) et le taux se calcule en valeur d'achat chaque mois. L'objectif légal reste 50 % de produits durables dont 20 % de bio.
Comment sont gérés les 14 allergènes ?
Ils sont rattachés aux ingrédients, puis propagés automatiquement aux recettes et aux menus. Une modification d'ingrédient met à jour tous les menus concernés en quelques secondes.
Peut-on connecter des balances pour peser les restes ?
Oui, une balance connectée coûte 400 à 900 € par site. La pesée quotidienne permet d'ajuster les grammages et réduit le gaspillage de 25 à 30 % en un an.
Quel délai pour 60 sites ?
Environ 5 mois, dont 6 semaines consacrées à la reprise des recettes. Un pilote sur 5 sites précède le déploiement complet.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
