Le verdict en trois phrases
Pour une cuisine centrale qui livre 6 500 repas par jour à des écoles et des EHPAD de l'agglomération nantaise, un SaaS de restauration collective coûte 400 à 1 500 € HT par mois, et un sur-mesure 40 000 à 80 000 € HT puis 6 000 à 12 000 € par an. Le gain principal n'est pas administratif : un calcul juste des besoins par site, à partir des effectifs réels, réduit le gaspillage d'environ 15 %. La conformité EGalim (50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio) et la traçabilité HACCP doivent sortir du logiciel en un clic, pas d'un tableur tenu à la main.
Les fonctions qui comptent pour 6 500 repas par jour
| Fonction | Ce qu'elle apporte | Impact estimé 2026 |
|---|---|---|
| Fiches techniques | Grammages par tranche d'âge (maternelle, élémentaire, résident EHPAD), coût de revient | Coût matière maîtrisé à 0,05 € près par repas |
| Allergènes et régimes | 14 allergènes réglementaires, textures modifiées, PAI | Erreurs de distribution quasi supprimées |
| Commandes par site | Effectifs saisis par chaque école ou établissement la veille | Surproduction réduite de 10 à 15 % |
| Suivi EGalim | Part durable et bio calculée sur les achats réels | Bilan annuel produit en 1 h au lieu de 3 jours |
| Traçabilité HACCP | Lots, DLC, relevés de température, plats témoins | Contrôle DDPP préparé en continu |
| Achats et marchés publics | Commandes fournisseurs liées aux lots des marchés | Écarts de prix détectés automatiquement |
| Facturation | Repas facturés par commune ou établissement | Clôture mensuelle en 2 jours au lieu de 6 |
Sur une cuisine de cette taille, avec un coût matière moyen de 2,10 € par repas, chaque point de gaspillage évité représente environ 25 000 € par an.
SaaS spécialisé ou sur-mesure : le comparatif chiffré
| Critère | SaaS de restauration collective | Sur-mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 2 000 à 8 000 € HT (paramétrage, reprise des fiches) | 40 000 à 80 000 € HT |
| Coût annuel | 4 800 à 18 000 € HT | 6 000 à 12 000 € HT (hébergement, maintenance) |
| Délai de mise en service | 1 à 3 mois | 5 à 8 mois |
| Base nutritionnelle et allergènes | Intégrée (Ciqual, fournisseurs) | À connecter, budget en plus |
| Portail de commande des sites | Standard | Adapté à chaque commune et EHPAD |
| Intégration ERP comptable de la collectivité | Export simple | Connecteur dédié |
| Coût sur 5 ans (ordre de grandeur) | 26 000 à 98 000 € HT | 70 000 à 140 000 € HT |
Pour la majorité des cuisines centrales, un SaaS spécialisé couvre 80 % du besoin. Le sur-mesure se justifie quand la structure gère plusieurs cuisines, des marchés publics complexes ou un portail parents et familles intégré, ou quand elle veut une couche spécifique au-dessus du SaaS (tableau de bord EGalim pour les élus, portail de commande mobile) pour 15 000 à 30 000 € HT.
EGalim et HACCP : ce que le logiciel doit prouver
La loi EGalim impose 50 % de produits durables et de qualité, dont au moins 20 % de bio, et la déclaration annuelle sur la plateforme ma-cantine. Le logiciel doit qualifier chaque achat (label, bio, circuit court) dès la saisie de la facture fournisseur. Côté HACCP, il doit relier chaque lot de matière première aux plats produits et aux sites livrés : en cas d'alerte, vous devez savoir en quelques minutes quelles écoles ont reçu le lot concerné.
Mini cas pratique
François, directeur d'une cuisine centrale à Nantes, 6 500 repas par jour sur 180 jours de service en moyenne, soit 1 170 000 repas par an. Coût matière : 2,10 € par repas, budget de 2 457 000 €. Choix : SaaS à 1 100 € HT par mois, plus 22 000 € HT de portail de commande sur-mesure pour les 46 sites. Coût première année : 35 200 € HT. Le gaspillage baisse de 15 % sur une part jetée estimée à 12 %, soit environ 44 000 € de matière économisée par an. Le projet est rentabilisé en moins de 10 mois, sans compter les 2 jours par mois gagnés sur la facturation.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de restauration collective en 2026 ?
Un SaaS spécialisé coûte 400 à 1 500 € HT par mois selon le nombre de repas et de sites. Un sur-mesure démarre à 40 000 € HT pour une cuisine unique.
Le logiciel calcule-t-il automatiquement le taux EGalim ?
Oui, s'il qualifie chaque achat à la saisie : il produit le pourcentage durable et bio par mois et le bilan annuel. Comptez une demi-journée de paramétrage des fournisseurs et labels.
Comment gérer les 14 allergènes sur 6 500 repas ?
Les allergènes sont rattachés aux ingrédients des fiches techniques, puis remontés automatiquement sur les menus et les étiquettes. Les régimes particuliers (PAI, textures modifiées) sont suivis par convive ou par site.
Combien de temps pour reprendre nos fiches techniques ?
Pour 300 à 500 fiches, comptez 3 à 6 semaines, souvent à moitié automatisées à partir de vos fichiers Excel. La diététicienne valide ensuite les grammages.
Peut-on réduire réellement le gaspillage de 15 % ?
C'est un ordre de grandeur 2026 constaté quand les commandes sont saisies par site la veille et que les grammages sont respectés. Le gain dépend de la discipline de saisie des établissements.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
