Le verdict en trois phrases
Un grossiste-répartiteur pharmaceutique de Bamako qui sert 350 officines ne peut plus gérer ses lots et ses dates de péremption sur registres papier et tableurs : les pertes sur périmés et les rappels de lots mal ciblés coûtent des dizaines de millions de FCFA par an. Un logiciel sur mesure chiffré entre 10 000 000 et 22 000 000 FCFA couvre la traçabilité par lot, les alertes de péremption, la commande en ligne des pharmacies et les tournées de livraison. L'objectif mesurable est une baisse de 45 % des pertes sur périmés dès la première année pleine, pour un projet livré en 5 mois.
Les modules et leur budget
Le logiciel doit appliquer la règle FEFO (premier périmé, premier sorti), conserver l'historique de chaque lot de la réception à l'officine livrée, et fonctionner malgré des coupures d'électricité et de réseau fréquentes. Chiffrage en ordre de grandeur 2026 :
| Module | Contenu | Budget indicatif |
|---|---|---|
| Réception et traçabilité par lot | Saisie par code-barres ou Datamatrix, numéro de lot, date de péremption, fournisseur | 2 000 000 à 4 000 000 FCFA |
| Stock et règle FEFO | Emplacements, préparation guidée par lot, inventaires tournants | 1 800 000 à 3 800 000 FCFA |
| Alertes de péremption | Seuils à 180, 90 et 60 jours, propositions de retour ou de promotion | 900 000 à 2 000 000 FCFA |
| Commande en ligne des officines | Catalogue, prix par client, disponibilités, historique | 2 000 000 à 4 500 000 FCFA |
| Tournées de livraison | Planification, bon de livraison signé sur mobile, retours | 1 500 000 à 3 500 000 FCFA |
| Rappels de lots | Identification des officines livrées en quelques minutes | 800 000 à 1 700 000 FCFA |
| Reporting et export comptable | Marges, pertes, créances par officine | 1 000 000 à 2 500 000 FCFA |
| Total projet | Sur 5 mois, recette et formation comprises | 10 000 000 à 22 000 000 FCFA |
La maintenance, l'hébergement avec sauvegarde hors site et le support coûtent 300 000 à 600 000 FCFA par mois. Le mode hors ligne de l'entrepôt, avec synchronisation au retour du réseau, est prévu dès la conception.
Comment agir sur les périmés : les seuils d'alerte
Une alerte ne sert que si elle déclenche une action. Voici la grille de décision que nous paramétrons avec les grossistes, à ajuster selon les accords fournisseurs et les orientations de la Direction de la Pharmacie et du Médicament.
| Délai avant péremption | Action recommandée | Part du stock concerné (ordre de grandeur) | Taux de récupération de valeur |
|---|---|---|---|
| Plus de 180 jours | Vente normale, priorité FEFO | 85 à 90 % | 100 % |
| 180 à 90 jours | Mise en avant dans la commande en ligne, remise de 5 % | 5 à 8 % | 90 à 95 % |
| 90 à 60 jours | Proposition ciblée aux officines à forte rotation, remise de 10 % | 2 à 4 % | 75 à 85 % |
| 60 à 30 jours | Retour fournisseur si l'accord le prévoit | 1 à 2 % | 40 à 70 % |
| Moins de 30 jours | Blocage à la vente, quarantaine | 0,5 à 1 % | 0 à 20 % |
| Périmé | Destruction tracée par procès-verbal | 0,5 à 1 % | 0 % |
Sans logiciel, la plupart des produits ne sont repérés qu'au stade « moins de 30 jours », quand il est trop tard pour les écouler. Le gain vient de la détection à 180 et 90 jours.
Mini cas pratique
M. Traoré, directeur d'un grossiste-répartiteur à Bamako, livre 350 officines et réalise 4 500 000 000 FCFA de chiffre d'affaires annuel. Ses pertes sur périmés représentent 1,5 % de ce montant, soit 67 500 000 FCFA par an.
Avec un logiciel à 16 000 000 FCFA, les alertes à 180 et 90 jours réduisent ces pertes de 45 % : 30 375 000 FCFA économisés par an. Après 4 800 000 FCFA de maintenance annuelle (400 000 FCFA par mois), le gain net atteint 25 575 000 FCFA par an, soit environ 2 130 000 FCFA par mois. Le projet est amorti en 7 à 8 mois, sans compter la hausse des commandes passées en ligne par les officines la nuit et le week-end.
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FAQ
Le logiciel lit-il les codes Datamatrix des boîtes ?
Oui, avec des lecteurs 2D à environ 150 000 FCFA pièce. Le Datamatrix contient le lot et la date de péremption, ce qui supprime les erreurs de saisie à la réception.
Les pharmacies doivent-elles installer une application ?
Non, la commande en ligne fonctionne dans le navigateur d'un smartphone ou d'un ordinateur. Une officine passe une commande de 40 lignes en moins de 5 minutes, contre 15 minutes par téléphone.
Que se passe-t-il en cas de coupure de courant ou d'internet ?
L'entrepôt continue de préparer et d'expédier en mode hors ligne, puis tout se synchronise au retour du réseau. Un onduleur et une connexion de secours 4G à 25 000 FCFA par mois sont recommandés.
Un rappel de lot est-il vraiment plus rapide ?
Oui, le logiciel liste en moins de 5 minutes toutes les officines livrées avec un lot donné, avec quantités et dates. Sur registres papier, la même recherche prend souvent 1 à 2 jours.
Peut-on payer le logiciel en plusieurs fois ?
Oui, l'échéancier type est 40 % à la commande, 30 % à mi-parcours et 30 % à la mise en service, sur 5 mois. Les officines peuvent elles-mêmes régler leurs commandes par Orange Money ou virement.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
