Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de propreté toulousaine de 250 agents répartis sur 180 sites, chaque heure non pointée est une heure payée mais non facturée, et chaque erreur de majoration devient un litige de paie. Un logiciel spécialisé du marché, à 5 à 12 € par agent et par mois, couvre le planning et le pointage standard pour 15 000 à 36 000 € par an. Une application sur mesure avec pointage géolocalisé (30 000 à 60 000 € HT) atteint son point mort en deux à trois ans seulement si vos contrats, vos remplacements et vos règles conventionnelles sortent du cadre que proposent les éditeurs.
Ce que coûte un planning tenu sur tableur dans la propreté
Le métier cumule les difficultés : agents à temps partiel sur deux ou trois sites, horaires très tôt ou tard, absences de dernière minute, avenants de reprise du personnel lors des changements de prestataire. La convention collective des entreprises de propreté ajoute ses propres règles : majorations de nuit et de dimanche, compléments d'heures, temps de trajet entre deux chantiers dans la même journée. Quand le pointage se fait sur papier ou par SMS, les écarts s'accumulent.
| Source de perte | Hypothèse pour 250 agents | Coût annuel estimé (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|
| Heures réalisées non facturées | 1,5 % de 280 000 heures à 22 € HT | 92 400 € |
| Remplacements non refacturés | 25 par mois, 3 h en moyenne | 19 800 € |
| Rappels de salaire et litiges | Majorations mal appliquées | 12 000 à 25 000 € |
| Temps de rapprochement manuel | 2 planificateurs à 30 % de leur temps | 28 000 € |
| Pénalités clients | Prestations non prouvées | 5 000 à 15 000 € |
| Total | 157 000 à 180 000 € |
Même divisés par deux pour rester prudent, ces montants dépassent largement le coût annuel de n'importe quel logiciel.
Logiciel spécialisé ou application sur mesure
Les éditeurs spécialisés dans la propreté proposent planning, pointage par badge NFC ou mobile, et export vers la paie. Leur limite apparaît sur les cas particuliers : facturation au forfait ou à l'heure selon le client, règles de remplacement propres à votre organisation, export vers un logiciel de paie peu courant, ou rapports de prestation personnalisés pour les donneurs d'ordre publics.
| Critère | Logiciel spécialisé du marché | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 1 000 à 5 000 € de mise en place | 30 000 à 60 000 € HT |
| Coût récurrent | 5 à 12 € par agent et par mois | Maintenance 500 à 1 000 € par mois |
| Coût sur 3 ans, 250 agents | 46 000 à 113 000 € | 48 000 à 96 000 € |
| Pointage géolocalisé ou NFC | Oui, standard | Oui, règles par site |
| Règles de la convention propreté | Paramétrables en partie | Codées selon vos accords |
| Export paie | Formats courants (Silae, Sage, Cegid) | Format exact de votre outil |
| Évolution avec la croissance | Coût proportionnel aux agents | Coût fixe |
Le basculement se joue sur la taille. À 250 agents, les deux options coûtent à peu près pareil sur trois ans. À 400 agents, le logiciel spécialisé passe à 72 000 à 173 000 € sur la même période alors que le sur mesure reste quasiment stable.
Le point mort sur trois ans, poste par poste
Pour calculer votre point mort, partez des heures récupérées et non du prix de la licence. Une application qui oblige chaque agent à pointer à l'arrivée et au départ, avec contrôle de position à 150 mètres du site, ramène en général les heures non facturées sous 0,5 %. Elle supprime aussi le rapprochement manuel en fin de mois et produit une preuve de passage pour chaque prestation. Prévoyez en revanche un accompagnement des agents, dont certains n'ont jamais utilisé d'application professionnelle : 2 à 3 semaines de déploiement par vague de 50 agents, avec un support en français simple et des pictogrammes.
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Nadia, directrice d'une entreprise de propreté de 250 agents à Toulouse, retient une hypothèse prudente : récupérer 1 point d'heures non facturées sur 280 000 heures, soit 2 800 heures à 22 €, donc 61 600 € par an, plus 20 000 € de temps de planification et de rappels de salaire évités. Gain annuel : 81 600 €. Le sur mesure à 45 000 € HT plus 750 € par mois coûte 72 000 € sur trois ans, pour un gain cumulé de 244 800 €. Le logiciel spécialisé à 8 € par agent coûte 75 000 € sur la même période ; il ne gère pas sa facturation mixte forfait et heures, ce qui réduit son gain estimé à 60 000 € par an, soit 180 000 € sur trois ans. Le sur mesure atteint son point mort vers le huitième mois après la mise en service.
FAQ
Combien coûte un logiciel de planning pour une entreprise de nettoyage en 2026 ?
Les logiciels spécialisés se facturent 5 à 12 € par agent et par mois, soit 15 000 à 36 000 € par an pour 250 agents. Une application sur mesure coûte 30 000 à 60 000 € HT, plus 500 à 1 000 € de maintenance mensuelle.
Le pointage géolocalisé est-il légal pour les agents de propreté ?
Oui, s'il sert à contrôler le temps de travail sur site et ne suit pas l'agent en continu. La CNIL exige une information préalable des salariés, une consultation du CSE et une conservation limitée des données, en pratique 1 an maximum pour les relevés.
L'outil gère-t-il les règles de la convention collective de la propreté ?
Un logiciel spécialisé couvre les majorations courantes de nuit et de dimanche. Le sur mesure intègre aussi vos accords d'entreprise et les cas de reprise du personnel, ce qui réduit les rappels de salaire, souvent 12 000 à 25 000 € par an pour 250 agents.
Peut-on exporter les heures vers notre logiciel de paie ?
Oui, via un fichier d'import ou une API selon l'éditeur de paie. Comptez 3 à 6 jours de développement pour un export sur mesure fiable et testé sur deux cycles de paie.
Combien de temps faut-il pour déployer l'outil sur 180 sites ?
Comptez 3 à 4 mois de développement pour le sur mesure, puis 6 à 8 semaines de déploiement par vagues. Un logiciel spécialisé se déploie en 4 à 8 semaines.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
