Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de propreté azuréenne de 220 agents qui intervient sur 180 sites clients, un logiciel de planning et de contrôle qualité sur mesure coûte entre 25 000 et 45 000 € HT en 2026. Les logiciels du marché, facturés 4 à 8 € par agent et par mois, restent moins chers les deux premières années mais s'adaptent mal aux remplacements de dernière minute et aux grilles de contrôle propres à chaque client. Le gain se mesure surtout en heures d'encadrement économisées et en contrats conservés grâce aux rapports qualité automatiques.
Ce que coûte un logiciel de planning pour la propreté en 2026
La convention collective de la propreté, les reprises de personnel à l'article 7 et les horaires fractionnés rendent le planning plus complexe que dans d'autres métiers. Voici les options pour une entreprise de 220 agents à Nice.
| Option 2026 | Budget HT | Délai | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|---|
| Tableurs, téléphone et SMS | 0 à 2 000 € par an | Immédiat | Remplacements gérés à la main, aucune preuve de passage |
| Logiciel du marché entrée de gamme | 4 € par agent et par mois, soit 10 560 € par an | 3 à 6 semaines | Planning, pointage basique, peu de contrôle qualité |
| Logiciel du marché complet | 8 € par agent et par mois, soit 21 120 € par an | 6 à 10 semaines | Pointage, contrôles, rapports standard |
| Socle Kolonell : planning et pointage | 25 000 à 32 000 € | 10 à 12 semaines | Planning, remplacements, pointage géolocalisé, application agent |
| Kolonell complet : contrôle qualité et portail | 36 000 à 45 000 € | 14 à 16 semaines | Grilles de contrôle notées, rapports clients automatiques, portail client, export paie |
| Maintenance et hébergement annuels | 4 000 à 7 000 € | Récurrent | Support, mises à jour, sauvegardes |
Sur 5 ans, le logiciel du marché complet revient à environ 105 600 €, contre 56 000 à 80 000 € pour l'option sur mesure complète, maintenance incluse. L'écart dépend surtout de la croissance des effectifs.
Les fonctions qui changent le quotidien des chefs d'équipe
Un chef d'équipe passe souvent la moitié de sa journée au téléphone pour trouver un remplaçant ou vérifier qu'un agent est bien arrivé. Le logiciel automatise ces deux tâches et documente la qualité pour le client.
| Fonction | Problème résolu | Indicateur suivi |
|---|---|---|
| Planning par site et par agent | Horaires fractionnés, contrats à temps partiel | Heures planifiées contre heures contractuelles |
| Remplacements automatiques | Absences signalées à 6 h du matin | Délai moyen de remplacement |
| Pointage géolocalisé ou par QR | Passages non prouvés, litiges de facturation | Taux de prestations pointées |
| Grilles de contrôle notées | Contrôles irréguliers et subjectifs | Note qualité moyenne par site |
| Photos avant et après | Réclamations sans preuve | Réclamations par mois |
| Rapports clients automatiques | Rapport mensuel rédigé à la main | Temps de production des rapports |
| Export paie | Ressaisie des heures et des primes | Erreurs de paie par mois |
Le rapport client mensuel est souvent ce qui fait la différence au moment du renouvellement d'un contrat de syndic ou de bureaux. Il regroupe les passages pointés, les notes de contrôle et les actions correctives, sans travail manuel.
Mini cas pratique
Julien, gérant d'une entreprise de propreté à Nice, emploie 6 chefs d'équipe qui passent chacun environ 10 heures par semaine sur les remplacements, les vérifications de passage et les rapports. Cela représente 60 heures par semaine, à un coût chargé de 28 € de l'heure, soit 1 680 € par semaine et près de 77 000 € par an sur 46 semaines.
Avec l'option complète à 40 000 € HT et 5 500 € de maintenance, il vise une réduction de moitié de ce temps, soit 38 500 € par an. Il estime aussi conserver 2 contrats de 18 000 € par an qui risquaient de partir faute de rapports qualité. Le projet est amorti en un peu plus d'un an, ordre de grandeur 2026 à confirmer sur les trois premiers mois.
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FAQ
Le pointage géolocalisé est-il légal ?
Oui, s'il est limité au début et à la fin de prestation, déclaré au registre RGPD et présenté au CSE. La géolocalisation continue des agents est à proscrire.
Les agents doivent-ils avoir un smartphone ?
Non, un QR code ou un badge NFC sur le site client permet de pointer avec un téléphone partagé. Comptez 3 à 8 € par étiquette NFC.
Le logiciel gère-t-il les reprises de personnel ?
Oui, l'import des agents repris avec leur ancienneté et leurs horaires se fait en masse. Un transfert de 20 agents prend environ une heure.
Peut-on exporter vers notre logiciel de paie ?
Oui, l'export des heures, majorations et primes se fait au format du logiciel de paie utilisé. Le paramétrage prend 3 à 5 jours.
Les clients ont-ils accès à leurs rapports ?
Oui, dans l'option complète, chaque client dispose d'un portail avec ses passages, ses notes et ses réclamations. Les rapports sont aussi envoyés par e-mail le 1er de chaque mois.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
