Le verdict en trois phrases
Une entreprise de propreté lyonnaise qui planifie 180 agents sur 260 sites dans un classeur Excel perd chaque mois de l'argent sur des heures payées mais jamais justifiées. Un logiciel de planification avec pointage géolocalisé se chiffre entre 35 000 et 60 000 € HT en sur mesure, ou 8 à 15 € par agent et par mois pour une solution du marché, en ordre de grandeur 2026. Le critère décisif n'est pas le prix de la licence, c'est la part de masse salariale récupérée, souvent autour de 4 %, et la capacité de l'outil à coller à vos contrats clients.
Ce que coûte réellement le planning sous Excel
Dans une entreprise de nettoyage industriel, le planning est un objet vivant. Un agent tombe malade à 5 h du matin, un client ajoute une remise en état après travaux, un site de logistique passe en horaires décalés pour l'été. Sous Excel, chaque changement passe par le téléphone du chef d'équipe, puis par une ressaisie le soir. Le résultat est connu : des remplacements non tracés, des heures supplémentaires découvertes au moment de la paie, des clients qui contestent une prestation que personne ne peut prouver.
Pour 180 agents à temps partiel, la masse salariale chargée tourne autour de 4,3 M€ par an (ordre de grandeur 2026, sur une base de 110 heures par mois et un coût chargé proche de 18 € de l'heure). Les audits menés dans le secteur montent régulièrement entre 3 et 6 % d'heures payées sans justificatif exploitable. À 4 %, cela représente environ 170 000 € par an.
| Poste de perte | Situation Excel | Avec logiciel de planification |
|---|---|---|
| Heures non justifiées | 3 à 6 % de la masse salariale | Moins de 1 % |
| Temps de planification hebdomadaire | 12 à 16 h par planificateur | 4 à 6 h |
| Délai de remplacement d'un absent | 2 à 4 h, au téléphone | 20 à 40 min, notification mobile |
| Preuve de passage pour le client | Feuille papier signée, souvent perdue | Pointage horodaté et géolocalisé |
| Préparation des variables de paie | 2 à 3 jours par mois | Export automatique en quelques heures |
| Litiges clients par trimestre | 8 à 15 | 2 à 4 |
Sur mesure ou logiciel du marché : la comparaison chiffrée
Les logiciels du marché pour la propreté couvrent bien le planning, le pointage par application mobile ou badge NFC et le suivi qualité. Leur limite apparaît quand vos contrats sont atypiques : fréquences mixtes (quotidien, hebdomadaire, trimestriel sur le même site), facturation à la prestation et non à l'heure, ou intégration avec un logiciel de paie déjà en place. Le sur mesure coûte plus cher au départ, mais il épouse votre façon de vendre.
| Critère | Logiciel du marché | Développement sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial (ordre de grandeur 2026) | 2 000 à 8 000 € de paramétrage | 35 000 à 60 000 € HT |
| Coût récurrent | 8 à 15 € par agent et par mois | Maintenance et hébergement sur devis |
| Coût sur 3 ans pour 180 agents | 52 000 à 105 000 € | 45 000 à 75 000 € avec maintenance |
| Adaptation aux contrats atypiques | Limitée aux options proposées | Totale |
| Pointage géolocalisé et NFC | Inclus en général | Inclus, règles de tolérance sur mesure |
| Propriété des données et du code | Éditeur | Entreprise cliente |
| Délai de mise en service | 4 à 8 semaines | 3 à 5 mois |
Au-delà de 150 agents, le coût cumulé des licences rattrape souvent celui d'un développement dédié en moins de trois ans. En dessous de 60 agents, une solution du marché reste presque toujours le choix rationnel.
Les modules indispensables pour une entreprise de propreté
Un bon outil ne se résume pas à un calendrier. Les fonctions qui produisent le retour sur investissement sont le pointage géolocalisé avec une tolérance paramétrable (par exemple 150 mètres autour du site et 10 minutes d'écart), le moteur de remplacement qui propose les agents disponibles et qualifiés à proximité, le contrôle qualité par photos et grilles d'audit, et l'export des variables de paie vers le logiciel existant. La conformité compte aussi : la convention collective de la propreté encadre les temps de trajet entre sites et les compléments d'heures des temps partiels, et la géolocalisation des salariés doit être déclarée, proportionnée et limitée aux heures de travail selon les recommandations de la CNIL.
Pour aller plus loin sur les métiers voisins, voyez notre analyse du logiciel pour un réseau d'agences d'intérim à Lille et notre page applications web sur mesure.
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Nadia, directrice des opérations d'une entreprise de propreté à Lyon Gerland, gère 180 agents et 260 sites (bureaux, entrepôts de Saint-Priest, deux cliniques). Elle choisit un développement sur mesure à 48 000 € HT, avec une maintenance annuelle estimée à 7 000 €.
Le calcul de la première année est simple. Heures non justifiées ramenées de 4 % à 1 % : 3 % de 4,3 M€, soit 129 000 € récupérés. Temps de planification divisé par deux pour 2 planificateurs : 2 × 8 h × 46 semaines × 30 € chargés, soit 22 000 €. Gain total : 151 000 €. Coût de la première année : 55 000 €. Le projet est amorti en un peu plus de 4 mois, et le gain net de l'année dépasse 95 000 €, même en retenant une hypothèse prudente de récupération limitée à 2 %.
FAQ
Combien coûte un logiciel de planification pour une entreprise de nettoyage à Lyon ?
En ordre de grandeur 2026, comptez 8 à 15 € par agent et par mois pour un logiciel du marché, ou 35 000 à 60 000 € HT pour un développement sur mesure. Pour 180 agents, la licence revient à 17 000 à 32 000 € par an.
Le pointage géolocalisé des agents est-il légal ?
Oui, s'il est justifié, proportionné et limité aux heures de travail. Il faut informer les salariés et le CSE, documenter la finalité dans votre registre RGPD et éviter tout suivi continu hors des prises de poste.
Combien de temps faut-il pour déployer l'outil sur 260 sites ?
Un logiciel du marché se déploie en 4 à 8 semaines. Un sur mesure demande 3 à 5 mois, dont 3 à 4 semaines de pilote sur 20 à 30 sites avant la généralisation.
Les agents peu à l'aise avec le numérique vont-ils l'adopter ?
Oui si l'application se limite à deux gestes : pointer et signaler un problème. Le badge NFC sur site atteint 95 % d'usage en deux semaines dans la plupart des déploiements.
Peut-on connecter l'outil à notre logiciel de paie actuel ?
Oui, par un export des variables (heures normales, complémentaires, primes de panier, trajets) au format attendu par votre logiciel. Cette intégration représente en général 5 à 10 % du budget d'un sur mesure.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
