Le verdict en trois phrases
Une agence de 25 personnes qui suit ses honoraires dans un tableur découvre la perte d'un projet au moment du DET, quand il est trop tard pour renégocier. Un outil qui découpe les honoraires par phase loi MOP (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, VISA, DET, AOR) et compare chaque semaine les heures consommées au budget de phase change la conversation avec le maître d'ouvrage. Le choix se joue entre une solution du marché à 30 - 70 EUR par utilisateur et par mois et un logiciel sur mesure à 40 000 - 90 000 EUR HT, selon la spécificité de vos process.
Pourquoi la rentabilité par projet échappe aux agences
Les honoraires d'une mission de base loi MOP sont répartis par phase, avec des pourcentages négociés dans le contrat. Le problème naît quand les heures réelles ne sont rattachées à aucune phase, ou le sont une fois par trimestre. Voici une répartition type et les dérives fréquemment observées.
| Phase | Part des honoraires (ordre de grandeur) | Dérive fréquente des heures (estimation 2026) | Cause principale |
|---|---|---|---|
| ESQ et APS | 12 - 18 % | + 20 à 40 % | Itérations du programme non chiffrées |
| APD | 12 - 16 % | + 10 à 25 % | Changements de surfaces et d'usages |
| PRO | 15 - 20 % | + 10 à 20 % | Coordination des BET |
| DCE et ACT | 8 - 12 % | + 5 à 15 % | Lots infructueux, relances de consultation |
| VISA | 5 - 8 % | + 15 à 30 % | Volume de plans d'exécution sous-estimé |
| DET | 20 - 25 % | + 25 à 50 % | Chantier prolongé, réunions supplémentaires |
| AOR | 4 - 6 % | + 20 à 60 % | Levée des réserves qui s'éternise |
Sur un projet de 400 000 EUR d'honoraires, un DET qui dépasse de 30 % consomme environ 27 000 EUR de marge. Sans alerte, l'agence ne facture ni avenant ni prolongation de mission.
Solution du marché ou sur mesure : le comparatif 2026
| Critère | Solution du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 0 - 5 000 EUR de paramétrage | 40 000 - 90 000 EUR HT |
| Coût récurrent pour 25 utilisateurs | 9 000 - 21 000 EUR par an | 5 000 - 12 000 EUR par an (maintenance, hébergement) |
| Coût cumulé sur 5 ans | 45 000 - 110 000 EUR | 65 000 - 150 000 EUR |
| Découpage par phase MOP | Standard, parfois rigide | Selon vos contrats, missions complémentaires incluses |
| Facturation des situations | Modèles génériques | Selon vos échéanciers et ceux des maîtres d'ouvrage publics |
| Intégration comptable et paie | Connecteurs prédéfinis | Sur mesure (logiciel comptable, export paie) |
| Délai de mise en place | 2 - 6 semaines | 4 - 7 mois |
Pour la majorité des agences de 10 à 30 personnes, une solution du marché bien paramétrée suffit. Le sur mesure se justifie si l'agence pratique des cotraitances complexes, des concours, de l'assistance à maîtrise d'ouvrage, ou veut relier honoraires, planning de charge et recrutement dans un seul outil.
Les fonctions à exiger, quel que soit le choix
La saisie des temps doit prendre moins de 5 minutes par semaine et par personne, sur mobile comme sur ordinateur, sinon elle ne sera pas faite. Chaque heure est rattachée à un projet et une phase, et valorisée au coût horaire réel (salaire chargé et frais de structure, souvent 55 à 85 EUR de l'heure à Paris en 2026). Les alertes de dépassement se déclenchent à 80 % et 100 % du budget de phase. La facturation des situations se génère selon l'avancement, avec le suivi des acomptes et des retenues. Enfin, un tableau de bord compare marge prévue et marge réelle par projet, par chef de projet et par type de maîtrise d'ouvrage.
Mini cas pratique
Antoine, associé gérant d'une agence de 25 personnes à Paris, facture 2,4 millions EUR d'honoraires par an sur une trentaine de projets. Il estime que 6 projets par an dépassent leur budget de 20 % ou plus, pour une perte moyenne de 25 000 EUR chacun, soit 150 000 EUR. Il investit 65 000 EUR HT dans un logiciel sur mesure plus 8 000 EUR par an. Si les alertes lui permettent de négocier des avenants ou de recadrer la mission sur la moitié de ces dérives, il récupère 75 000 EUR par an : le projet est remboursé en un peu moins d'un an.
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FAQ
Le logiciel gère-t-il les missions complémentaires (OPC, SSI, EXE) ?
Oui, chaque mission complémentaire devient une phase avec son propre budget. Sur les projets publics, elles représentent souvent 10 à 20 % des honoraires totaux.
Comment faire adopter la saisie des temps ?
Limitez la saisie à des demi-journées par projet et par phase, avec un rappel automatique le vendredi. Un taux de saisie supérieur à 90 % s'obtient en général en 6 à 8 semaines.
Peut-on reprendre l'historique des projets en cours ?
Oui, la reprise des projets actifs (budgets par phase, heures déjà consommées, factures émises) prend 2 à 4 semaines et coûte environ 3 000 à 8 000 EUR selon la qualité des fichiers.
Le logiciel produit-il les factures conformes aux marchés publics ?
Il peut générer les situations et projets de décompte selon le CCAG applicable, puis exporter vers Chorus Pro. Ce module représente environ 5 000 à 12 000 EUR dans un projet sur mesure.
Quel budget annuel prévoir après livraison ?
Comptez 10 à 15 % du coût initial par an pour la maintenance, l'hébergement en France et les évolutions, soit 4 000 à 13 500 EUR.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre effectif, votre volume d'honoraires et vos outils actuels : nous vous disons si une solution du marché suffit ou si le sur mesure se justifie, avec budget indicatif et délai. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
