Le verdict en trois phrases
Un logiciel de gestion des visiteurs sur mesure pour un siège de 800 personnes à Montpellier coûte 15 000 à 35 000 € HT en 2026, avec un délai de 8 semaines. Pour un site unique sans intégration, un SaaS comme Envoy (environ 300 USD par site et par mois) reste moins cher sur trois ans. Le sur-mesure se justifie quand l'accueil doit se brancher sur votre contrôle d'accès, gérer les consignes de sécurité des prestataires et tenir un registre RGPD hébergé en France avec des durées de conservation maîtrisées.
Ce que doit faire l'application pour 150 visiteurs par jour
À 150 visiteurs par jour, le registre papier et le badge écrit à la main créent une file d'attente de 10 à 15 minutes aux heures de pointe, une sécurité approximative et un registre non conforme. L'application remplace ce circuit par un parcours en trois temps : l'hôte invite, le visiteur arrive avec un QR code, l'accueil imprime le badge en quelques secondes.
| Fonction | Accueil papier | Envoy (SaaS) | Application sur mesure |
|---|---|---|---|
| Préenregistrement par l'hôte | Non | Oui, via Outlook ou Google | Oui, depuis l'agenda ou l'intranet |
| Badge QR ou imprimé | Manuscrit | Oui | Oui, compatible badgeuses existantes |
| Lien avec le contrôle d'accès | Non | Connecteurs selon fabricant | Développé pour votre système |
| Consignes sécurité et quiz prestataires | Feuille signée | Documents à signer | Vidéo, quiz et plan de prévention tracés |
| Registre et durée de conservation | Cahier conservé des années | Paramétrable, cloud éditeur | Purge automatique, hébergement France |
| Notification de l'hôte | Appel de l'hôtesse | E-mail, Slack, SMS | E-mail, Teams, SMS |
| Liste d'évacuation en temps réel | Non | Oui | Oui, sur mobile des guides-files |
Sur le RGPD, la CNIL recommande de limiter les données collectées (nom, société, hôte, horaires) et de fixer une durée de conservation courte : une purge à 3 mois est une pratique courante pour le registre des visites, sauf obligation spécifique liée à un site sensible.
Budget 2026 : sur mesure contre Envoy
Les montants Envoy sont des estimations converties à environ 0,92 € pour 1 USD, hors matériel. Les budgets sur mesure sont des ordres de grandeur 2026 pour un prestataire avec chef de projet.
| Option | Mise en place HT | Coût annuel HT | Total sur 3 ans |
|---|---|---|---|
| Envoy, 1 site (environ 300 USD/mois) | 1 000 à 2 000 € | ~3 300 € | ~11 400 € |
| Envoy, 1 site avec modules livraisons et salles | 1 500 à 3 000 € | ~6 600 € | ~22 000 € |
| Sur mesure Socle (préenregistrement, badges, registre) | 15 000 à 20 000 € | 2 500 € | ~25 000 € |
| Sur mesure Standard (+ contrôle d'accès, consignes sécurité) | 22 000 à 28 000 € | 3 500 € | ~35 500 € |
| Sur mesure Avancé (+ multi-sites, prestataires, évacuation) | 30 000 à 35 000 € | 4 500 € | ~46 000 € |
| Matériel (2 bornes tablette, 2 imprimantes badges) | 2 500 à 4 000 € | 0 € | 2 500 à 4 000 € |
L'écart de prix se referme quand le groupe compte plusieurs sites ou quand le connecteur de contrôle d'accès devrait de toute façon être développé : à 3 sites, Envoy dépasse 30 000 € sur trois ans avant toute intégration.
Les points à cadrer avant de lancer
Trois sujets conditionnent les 8 semaines. Le système de contrôle d'accès en place (lecteurs, protocole, éditeur) doit être documenté dès la première semaine, car c'est le poste le plus incertain du budget. Les consignes sécurité varient selon le profil : simple visiteur, prestataire de maintenance, livreur ou intervenant en hauteur. Enfin, l'analyse d'impact RGPD et la mention d'information affichée sur la borne doivent être validées par votre DPO avant la mise en service.
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Sophie, responsable des services généraux d'un siège de 800 personnes à Montpellier, accueille 150 visiteurs par jour. Aujourd'hui, l'hôtesse passe 3 minutes par visiteur entre le registre, l'appel à l'hôte et le badge. Avec le préenregistrement et le QR code, ce temps tombe à 1 minute. Gain : 2 minutes × 150 × 220 jours = 1 100 heures par an. À 28 € de l'heure chargée, l'économie atteint 30 800 € par an. L'application Standard à 25 000 € HT, avec 3 500 € de run annuel, est remboursée en environ 11 mois, et la liste d'évacuation devient fiable en temps réel.
FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion des visiteurs sur mesure ?
Entre 15 000 et 35 000 € HT en 2026, selon l'intégration au contrôle d'accès et le nombre de sites. Ajoutez 2 500 à 4 000 € de matériel pour les bornes et imprimantes.
Est-ce plus rentable qu'Envoy ?
Pour un site unique sans intégration, non : Envoy coûte environ 11 400 € sur trois ans. Le sur-mesure devient rentable à partir de 2 à 3 sites ou quand l'intégration au contrôle d'accès est indispensable.
Combien de temps garder le registre des visiteurs ?
Le RGPD impose une durée proportionnée. Une purge automatique à 3 mois est une pratique courante, sauf exigence particulière liée à la sûreté du site.
Quel délai de mise en service ?
Comptez 8 semaines pour un périmètre Standard, dont 2 semaines de cadrage et de tests avec le contrôle d'accès. Un pilote d'une semaine à l'accueil principal précède la généralisation.
Les prestataires peuvent-ils valider les consignes de sécurité avant d'arriver ?
Oui, ils reçoivent un lien avec une vidéo de 3 à 5 minutes et un quiz. Le badge n'est délivré qu'après validation, ce qui trace l'information sécurité exigée par le plan de prévention.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.