Le verdict en trois phrases
Pour une société de nettoyage de 240 agents répartis sur 190 sites, le téléphone et le tableur ne suffisent plus : chaque absence non couverte se traduit par une prestation manquée, une réclamation et parfois une pénalité contractuelle. Un logiciel du marché à 4 à 8 € par agent et par mois convient tant que vos process restent standards, tandis qu'un logiciel sur mesure entre 35 000 et 70 000 € HT devient rentable dès que vos contrats clients, vos règles de remplacement et votre paie sortent du cadre. Dans les deux cas, prévoyez environ 4 mois de projet et un vrai chantier de reprise des données sites et contrats.
Ce que doit couvrir le logiciel d'une entreprise de propreté
Le cœur du besoin, c'est le planning des agents : vacations récurrentes par site, temps partiels multiples, contraintes de la convention collective des entreprises de propreté (CCN 3043), reprise du personnel à l'annexe 7 lors d'un changement de prestataire. Autour de ce cœur, quatre briques font la différence :
- Pointage géolocalisé sur smartphone ou badge NFC à l'entrée du site, pour prouver la présence et calculer les heures réelles.
- Remplacements : alerte automatique dès qu'un agent ne pointe pas, proposition des agents disponibles à proximité, notification SMS.
- Contrôle qualité : grilles d'audit par site (méthode NF X50-791 ou grille maison), photos, plans d'action, rapport envoyé au client.
- Préparation de la paie : export des heures normales, complémentaires, de nuit, de dimanche et des primes vers Silae, Sage ou Cegid.
| Fonction | Sans outil (2026) | Avec logiciel | Gain estimé |
|---|---|---|---|
| Gestion des absences | 6 h d'encadrement par jour au téléphone | 1,5 h par jour | 4,5 h par jour |
| Prestations non couvertes | 3 à 5 % des vacations | moins de 1 % | 2 à 4 points |
| Saisie des heures de paie | 4 jours par mois | 0,5 jour | 3,5 jours par mois |
| Erreurs de paie contestées | 15 à 25 par mois | 2 à 5 | environ 80 % |
| Audits qualité documentés | 30 % des sites | 100 % des sites | preuve client |
| Délai de reporting client | 10 jours | temps réel | fidélisation |
Éditeur ou sur mesure : le comparatif chiffré
Les logiciels du marché spécialisés propreté coûtent en ordre de grandeur 4 à 8 € par agent et par mois, soit 11 500 à 23 000 € par an pour 240 agents, hors modules optionnels (qualité, application client) et frais de paramétrage de 3 000 à 10 000 €. Le sur mesure demande un investissement initial plus lourd mais supprime la redevance par agent, ce qui compte dès que l'effectif grossit.
| Critère | Logiciel du marché | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Investissement initial | 3 000 à 10 000 € HT de paramétrage | 35 000 à 70 000 € HT |
| Coût récurrent (240 agents) | 11 500 à 23 000 € par an | 4 000 à 8 000 € par an (hébergement, maintenance) |
| Coût cumulé sur 5 ans | 60 000 à 125 000 € | 55 000 à 110 000 € |
| Règles de remplacement propres | limitées au paramétrage | codées selon vos règles |
| Portail client et rapports qualité | module payant ou absent | inclus, à vos couleurs |
| Export paie | formats standards | connecteur dédié à votre logiciel de paie |
| Délai de mise en service | 1 à 3 mois | environ 4 mois |
| Propriété du code et des données | non | oui |
Le point de bascule se situe autour de 200 agents : au-delà, la redevance cumulée dépasse le coût du sur mesure en quatre à cinq ans, et la croissance de l'effectif fait grimper la facture chaque année.
Le planning de projet sur 4 mois
| Mois | Étape | Livrable |
|---|---|---|
| 1 | Cadrage, reprise des 190 sites et des contrats | cahier des charges, modèle de données |
| 2 | Planning, vacations, remplacements | module planning en recette |
| 3 | Pointage mobile, contrôle qualité | application agents et chefs d'équipe |
| 4 | Export paie, portail client, formation | mise en production sur 20 sites pilotes puis généralisation |
La phase pilote est décisive : démarrer avec deux chefs d'équipe et une vingtaine de sites permet de corriger les règles de pointage avant de basculer les 240 agents.
Mini cas pratique
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Thomas, gérant d'une entreprise de propreté à Lille, emploie 240 agents sur 190 sites. Ses trois chefs d'équipe passent ensemble 6 heures par jour au téléphone pour les remplacements, et 4 % des vacations ne sont pas assurées. Avec un coût chargé de 32 € de l'heure pour l'encadrement, le temps perdu représente 6 h × 32 € × 220 jours, soit 42 240 € par an. Les vacations manquées, sur un chiffre d'affaires de 7,2 millions d'euros, génèrent environ 1 % d'avoirs et de pénalités, soit 72 000 €. Après déploiement, Thomas récupère 4,5 heures par jour (31 680 €) et réduit les avoirs de 75 % (54 000 €). Avec un logiciel sur mesure à 55 000 € HT et 6 000 € de maintenance annuelle, l'investissement est remboursé en moins de 9 mois.
FAQ
Combien coûte un logiciel de planning pour une société de nettoyage en 2026 ?
Un logiciel du marché coûte en ordre de grandeur 4 à 8 € par agent et par mois, plus 3 000 à 10 000 € de paramétrage. Un logiciel sur mesure se situe entre 35 000 et 70 000 € HT selon le nombre de modules, avec 4 000 à 8 000 € de maintenance annuelle.
Le pointage géolocalisé est-il légal pour des agents de propreté ?
Oui, s'il sert à contrôler le temps de travail sur site et non à suivre l'agent en continu. Il faut informer le CSE et les salariés, tenir le registre RGPD et limiter la géolocalisation au moment du pointage, avec une conservation des données d'environ 1 an pour les heures.
Le logiciel peut-il gérer la reprise de personnel à l'annexe 7 ?
Un sur mesure intègre la fiche de reprise : ancienneté, heures contractuelles, avenants. La reprise de 30 agents sur un nouveau marché prend alors moins d'une journée administrative au lieu de 3 à 4.
Quelle connexion avec mon logiciel de paie ?
Le logiciel produit un export mensuel des variables (heures complémentaires, majorations de nuit et dimanche, primes de salissure) au format attendu par Silae, Sage ou Cegid. La préparation passe de 4 jours à une demi-journée.
Combien de temps pour être opérationnel ?
Comptez environ 4 mois pour un sur mesure, dont 1 mois de pilote sur une vingtaine de sites. Un logiciel du marché peut démarrer en 1 à 3 mois si vos règles sont standards.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre nombre d'agents, de sites et vos règles de remplacement : nous chiffrons un périmètre planning, pointage, qualité et paie entre 35 000 et 70 000 € HT, livrable en 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
