Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de propreté de 240 agents et 160 sites, le coût caché n'est pas le logiciel mais les heures passées à refaire les plannings, à remplacer les absents et à reconstituer les heures pour la paie. Un logiciel du marché à 4 à 8 € par agent et par mois suffit jusqu'à une centaine d'agents, au-delà un outil sur mesure entre 30 000 et 55 000 € HT s'adapte à vos contrats, à vos avenants et à la convention collective de la propreté. Le gain le plus visible est la préparation de paie réduite de 2 jours par mois, suivie par la baisse des litiges clients grâce au contrôle qualité photo.
Les fonctions qui font gagner du temps dans la propreté
Le métier cumule des contraintes spécifiques : agents multi-sites à temps partiel, horaires décalés, reprises de personnel lors des changements de prestataire (annexe 7 de la convention collective), remplacements de dernière minute et clients qui exigent des preuves de passage.
- Planning multi-sites avec gestion des contrats à temps partiel, des avenants et des compléments d'heures.
- Pointage par QR code collé sur chaque site, scanné depuis le téléphone de l'agent, avec géolocalisation à l'arrivée et au départ.
- Gestion des absences et remplacements : proposition automatique des agents disponibles à proximité.
- Contrôle qualité photo : grille d'inspection, photos horodatées, note par site et rapport mensuel envoyé au client.
- Préparation de paie : export des heures normales, complémentaires, de nuit, de dimanche et des paniers vers Silae, Sage ou Cegid.
| Fonction | Sans outil (tableur, papier) | Avec logiciel | Gain estimé |
|---|---|---|---|
| Planning hebdomadaire 240 agents | 12 heures par semaine | 3 heures par semaine | 36 heures par mois |
| Remplacement d'un absent | 45 minutes d'appels | 10 minutes | 25 heures par mois |
| Collecte des heures pour la paie | 3 jours par mois | 1 jour par mois | 2 jours par mois |
| Preuve de passage client | Feuilles signées, souvent perdues | Scan QR et photo horodatée | Litiges réduits de 60 à 70 % |
| Contrôle qualité | Visites ponctuelles sans trace | Grille et photos, rapport automatique | Renouvellements de contrat facilités |
| Suivi des heures complémentaires | Approximatif | Calcul automatique par contrat | Risque prud'homal réduit |
Logiciel du marché ou sur mesure : les chiffres 2026
Les solutions SaaS spécialisées sont rapides à démarrer. Leur limite apparaît sur les règles spécifiques : primes de site, majorations négociées, reprises de personnel, facturation client par prestation réelle.
| Critère | SaaS propreté standard | Logiciel sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût initial | 0 à 3 000 € HT de paramétrage | 30 000 à 55 000 € HT |
| Coût récurrent pour 240 agents | 960 à 1 920 € HT par mois | Hébergement et TMA 600 à 1 200 € HT par mois |
| Coût sur 5 ans (ordre de grandeur) | 58 000 à 118 000 € HT | 66 000 à 127 000 € HT |
| Règles de la convention collective | Standard | Vos règles exactes, primes comprises |
| Facturation client à la prestation | Souvent absente | Intégrée |
| Propriété du code et des données | Non | Oui |
| Délai de mise en service | 2 à 6 semaines | 4 mois |
Sur 5 ans, les coûts se rapprochent. Le sur-mesure devient pertinent dès que l'entreprise dépasse 150 à 200 agents, qu'elle facture à la prestation ou qu'elle veut connecter le pointage à la facturation client. Un projet type se déroule en 4 mois : cadrage (3 semaines), planning et pointage (7 semaines), contrôle qualité et paie (4 semaines), recette et formation des chefs d'équipe (3 semaines).
Mini cas pratique
Sophie, gérante d'une entreprise de propreté à Lyon, emploie 240 agents sur 160 sites. Sa responsable planning et son assistante paie passent environ 85 heures par mois sur les plannings, les remplacements et la collecte des heures. À 32 € de coût horaire chargé, cela représente 2 720 € par mois.
Après déploiement d'un logiciel sur mesure à 42 000 € HT :
- Temps administratif ramené à 25 heures par mois, soit 60 heures gagnées, 1 920 € par mois.
- Deux litiges clients évités par trimestre grâce aux preuves de passage, environ 1 500 € de remises évitées chaque trimestre.
- Gain annuel : environ 29 000 €, pour 10 800 € de TMA annuelle.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion pour une entreprise de nettoyage à Lyon ?
Un SaaS spécialisé coûte 4 à 8 € HT par agent et par mois. Un logiciel sur mesure se situe entre 30 000 et 55 000 € HT, plus 600 à 1 200 € HT par mois d'hébergement et de maintenance.
Comment fonctionne le pointage par QR code ?
Un QR code est fixé sur chaque site, l'agent le scanne à l'arrivée et au départ depuis son téléphone. L'heure et la position sont enregistrées, et le chef d'équipe reçoit une alerte si un site n'est pas pointé 15 minutes après l'heure prévue.
Le logiciel se connecte-t-il à notre logiciel de paie ?
Oui, l'export des variables (heures normales, complémentaires, nuit, dimanche, paniers) se fait au format Silae, Sage ou Cegid. Les entreprises gagnent en moyenne 2 jours de préparation de paie par mois.
Les agents doivent-ils avoir un smartphone ?
La plupart en ont un. Pour les autres, un badge NFC ou une tablette partagée sur site suffit, pour un coût de 150 à 300 € par site équipé.
Le pointage géolocalisé est-il conforme au RGPD ?
Oui si la géolocalisation se limite aux moments du pointage, que les agents sont informés et que le CSE est consulté. Les données sont conservées 12 mois maximum par défaut.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
