Le verdict en trois phrases
Dans une agence de 18 personnes, les honoraires sont signés par phase (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET, AOR) mais les temps sont saisis sans lien avec ces phases, si bien que personne ne sait quels projets sont rentables. Un SaaS spécialisé à 35 à 70 EUR HT par utilisateur et par mois suffit souvent jusqu'à 20 personnes. Un outil sur mesure, à 30 000 à 70 000 EUR HT sur le marché bordelais en 2026, se justifie quand l'agence a des process propres (concours, conception-réalisation, avenants fréquents) et vise un prévisionnel de trésorerie fiable, avec une livraison en 4 à 5 mois.
SaaS spécialisé ou sur mesure : le comparatif chiffré
Les montants ci-dessous sont des fourchettes de marché 2026 pour une agence de 18 utilisateurs en France.
| Critère | SaaS spécialisé architecture | Outil sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0 à 3 000 EUR HT de paramétrage | 30 000 à 70 000 EUR HT |
| Coût annuel (18 utilisateurs) | 7 560 à 15 120 EUR HT | 4 000 à 9 000 EUR HT de maintenance et hébergement |
| Coût sur 5 ans | 38 000 à 78 600 EUR HT | 50 000 à 115 000 EUR HT |
| Phases loi MOP | Standard, peu modifiables | Découpage propre à l'agence, sous-phases |
| Avenants et missions complémentaires | Gestion basique | Workflow complet avec validation client |
| Intégrations | Comptabilité courante | Comptabilité, Revit/Archicad, GED, banque |
| Délai de mise en route | 2 à 6 semaines | 4 à 5 mois |
Le SaaS gagne sur le coût pour une agence au fonctionnement classique. Le sur mesure se rentabilise quand l'outil devient un avantage de pilotage, par exemple pour une agence qui répond à 15 à 25 concours par an et doit arbitrer vite.
Ce que le logiciel doit mesurer, phase par phase
La rentabilité d'un projet se lit en comparant, pour chaque phase, la part d'honoraires et le temps réellement consommé. Exemple sur un projet de logements à 4 500 000 EUR HT de travaux, avec un taux d'honoraires de 9 %, soit 405 000 EUR HT.
| Phase | Part d'honoraires | Montant (EUR HT) | Heures budgétées à 85 EUR/h | Dérive fréquente observée |
|---|---|---|---|---|
| ESQ et APS | 12 % | 48 600 | 572 | +20 à +40 % (itérations client) |
| APD | 13 % | 52 650 | 619 | +10 à +25 % |
| PRO | 18 % | 72 900 | 858 | +10 à +20 % |
| DCE et ACT | 12 % | 48 600 | 572 | +5 à +15 % |
| VISA | 7 % | 28 350 | 334 | 0 à +10 % |
| DET | 32 % | 129 600 | 1 525 | +15 à +35 % (chantier qui glisse) |
| AOR | 6 % | 24 300 | 286 | +20 à +50 % (réserves non levées) |
Sans ce tableau en temps réel, une dérive de 30 % en DET n'apparaît qu'à la clôture, quand il est trop tard pour négocier un avenant. Le logiciel alerte dès que 70 % du budget d'heures d'une phase est consommé.
Les modules d'un outil sur mesure
| Module | Fonction | Part indicative du budget |
|---|---|---|
| Projets et phases | Découpage MOP, sous-phases, équipes | 15 % |
| Saisie des temps | Feuille hebdomadaire, mobile, rappel automatique | 15 % |
| Honoraires et avenants | Contrats, cotraitants, BET, avenants validés | 20 % |
| Facturation | Situations par phase, acomptes, export comptable | 15 % |
| Prévisionnel de trésorerie | Encaissements attendus sur 12 mois, charges, scénarios | 20 % |
| Tableaux de bord | Marge par projet, taux d'occupation, rentabilité par client | 15 % |
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Camille, architecte gérante d'une agence de 18 personnes à Bordeaux (exemple illustratif), réalise 1 900 000 EUR HT d'honoraires par an. Une analyse a posteriori montre que 4 projets sur 22 ont dépassé leur budget d'heures de 35 %, soit environ 3 200 heures non facturées à 85 EUR, près de 272 000 EUR de marge perdue. Si l'outil permet de récupérer un tiers de cette marge par des avenants négociés à temps, soit environ 90 000 EUR par an, un projet sur mesure à 55 000 EUR HT est amorti en 7 à 8 mois.
FAQ
À partir de quelle taille une agence a-t-elle besoin d'un outil dédié ?
Dès 6 à 8 personnes, le tableur ne suffit plus pour suivre les temps par phase. Le sur mesure se justifie plutôt au-delà de 15 personnes ou de 1 500 000 EUR HT d'honoraires annuels.
Les architectes acceptent-ils de saisir leurs temps ?
L'adhésion dépend de la simplicité : moins de 5 minutes par semaine, sur mobile, avec rappel le vendredi. Les agences qui y parviennent atteignent en général 90 à 95 % de temps saisis.
Peut-on gérer les cotraitants et les BET ?
Oui, la répartition des honoraires entre mandataire, cotraitants et bureaux d'études est un module standard. Comptez 5 à 8 % du budget pour une gestion fine des groupements.
Le prévisionnel de trésorerie est-il fiable ?
Il s'appuie sur l'avancement des phases et les délais de paiement réels des maîtres d'ouvrage, souvent 45 à 60 jours dans le public. La fiabilité atteint 85 à 90 % à 3 mois.
Combien de temps prend la reprise de l'historique ?
Reprendre 2 à 3 ans de projets demande 2 à 4 semaines. Au-delà, l'intérêt est faible.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
