Le verdict en trois phrases
Une agence d'architecture de 20 personnes à Strasbourg qui ignore quelles phases sont rentables peut se doter d'un logiciel sur mesure de suivi des temps par phase, de situations d'honoraires et de prévisionnel pour 18 000 à 45 000 EUR HT en 2026. Un SaaS du marché coûte 30 à 50 EUR par utilisateur et par mois, soit 7 200 à 12 000 EUR par an pour 20 personnes, sans toujours coller au découpage loi MOP (ESQ, APS, APD, PRO, DET) ni aux règles de facturation de l'agence. Le choix se joue sur la durée : au-delà de 3 à 4 ans, ou si l'agence a des besoins spécifiques, le sur-mesure devient plus économique.
Le problème : des honoraires forfaitaires, des heures non suivies
En maîtrise d'œuvre, l'agence facture au forfait, souvent un pourcentage du coût des travaux (8 à 12 % pour une mission de base en bâtiment), réparti par phase. Mais les heures réelles ne sont pas mesurées phase par phase. Résultat classique : l'APS et le PRO dérapent de 30 à 60 %, la DET absorbe des réunions de chantier non prévues, et l'agence découvre en fin d'affaire qu'un projet affiché rentable a perdu de l'argent.
| Phase loi MOP | Part typique des honoraires | Dérapage d'heures fréquent (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|
| ESQ (esquisse) | 5 - 8 % | 10 - 30 %, concours et itérations |
| APS (avant-projet sommaire) | 10 - 12 % | 20 - 40 % |
| APD (avant-projet définitif) | 14 - 16 % | 15 - 35 % |
| PRO (projet) | 18 - 22 % | 30 - 60 %, coordination BET |
| ACT (assistance contrats de travaux) | 5 - 7 % | 10 - 20 % |
| VISA | 4 - 6 % | 10 - 25 % |
| DET (direction de l'exécution) | 20 - 25 % | 25 - 50 %, réunions de chantier |
| AOR (réception) | 4 - 6 % | 20 - 40 %, levée des réserves |
Sur mesure ou SaaS : le comparatif chiffré
| Critère | Logiciel sur mesure | SaaS du marché (Ooti, Chronos, Archipad...) |
|---|---|---|
| Coût initial | 18 000 - 45 000 EUR HT | 0 - 3 000 EUR de paramétrage |
| Coût annuel pour 20 utilisateurs | 2 500 - 5 000 EUR (maintenance, hébergement) | 7 200 - 12 000 EUR |
| Coût cumulé sur 5 ans | 30 500 - 70 000 EUR | 36 000 - 63 000 EUR |
| Découpage des phases | Libre : loi MOP, missions privées, concours | Modèle de l'éditeur, parfois rigide |
| Situations d'honoraires | Au format de l'agence et des maîtres d'ouvrage | Formats standards |
| Lien avec la comptabilité | Connecteur dédié (Pennylane, Sage, Cegid) | Selon éditeur |
| Propriété des données | Agence | Éditeur, export à vérifier |
Pour une agence de 20 personnes aux pratiques standards, un SaaS reste souvent le bon point de départ. Le sur-mesure se justifie si l'agence mêle missions publiques, privées et AMO, partage les honoraires avec des cotraitants, ou veut piloter plusieurs entités.
Les modules et le délai
| Module | Budget 2026 (EUR HT) | Usage |
|---|---|---|
| Affaires, phases et budgets d'heures | 4 000 - 9 000 | Budget par phase à partir du forfait |
| Saisie des temps (web et mobile) | 3 000 - 7 000 | 2 minutes par jour et par collaborateur |
| Situations d'honoraires et facturation | 4 000 - 10 000 | Avancement par phase, cotraitance, révision |
| Prévisionnel de charge et de trésorerie | 3 000 - 8 000 | Charge à 6 mois, encaissements attendus |
| Tableau de bord de rentabilité | 2 500 - 6 000 | Marge par affaire, phase, chef de projet |
| Connecteur comptable et import historique | 1 500 - 5 000 | Export des factures, reprise de 3 ans d'affaires |
Délai : 3 à 5 mois, dont un mois de cadrage pour définir la structure des phases et les taux horaires, deux à trois mois de développement, puis un mois de saisie en parallèle.
Mini cas pratique
Julien, associé gérant d'une agence d'architecture de 20 personnes à Strasbourg, réalise 1,8 million EUR HT d'honoraires par an. Il estime que 15 % des heures sont absorbées par des dérapages non refacturés, principalement en PRO et DET.
- Heures productives annuelles : 16 personnes x 1 500 h = 24 000 heures.
- Dérapage : 15 %, soit 3 600 heures, à 65 EUR de coût horaire chargé = 234 000 EUR.
- Objectif avec le suivi par phase : récupérer un tiers par avenants et meilleure estimation, soit 78 000 EUR par an.
- Investissement : 32 000 EUR HT + 3 500 EUR par an de maintenance.
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FAQ
Les collaborateurs accepteront-ils de saisir leurs temps ?
Oui si la saisie prend moins de 2 minutes par jour et sert à piloter les projets, pas à surveiller. Une saisie hebdomadaire guidée par phase fonctionne bien dans les agences de 10 à 50 personnes.
Peut-on gérer les honoraires partagés avec les bureaux d'études ?
Oui, le module de situations répartit les honoraires par cotraitant et par phase. C'est l'un des points où les SaaS standards sont les plus limités.
Combien coûte la reprise de l'historique ?
Comptez 1 500 à 5 000 EUR HT pour importer 3 ans d'affaires, factures et temps depuis Excel ou un ancien outil. Sans historique, les premiers ratios fiables arrivent après 6 à 12 mois.
Le logiciel calcule-t-il la révision des honoraires ?
Oui, il applique l'indice prévu au contrat (souvent l'index ingénierie) sur les situations. Sur un forfait de 200 000 EUR, une révision oubliée peut représenter 4 000 à 8 000 EUR.
Un SaaS à 30 EUR par mois ne suffit-il pas ?
Pour une petite agence aux pratiques standards, souvent si. À 20 personnes et au-delà, avec des missions variées, 7 200 à 12 000 EUR par an de licences rendent le sur-mesure compétitif sur 4 à 5 ans.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
